办公自动化系统与高校管理工作

摘 要：随着信息技术的迅猛发展,为提高政务管理水平和资源使用效益,各高校正在积极推行办公自动化系统,以实现办公业务的数字化和网络化.

关 键 词：办公自动化高校管理成效

中图分类号：G40-059.9&G526.3文献标识码：A

OfficeAutomationSystemandUniversityManagementWork

RENYong-huiZENGHong-mei

(Hu,nanUrbanConstructionCollegeHu,nanXiangtan411101)

Abstract:Withtherapiddevelopmentofinformationtechnology,inordertoimprovethee-governmentmanagementlevelandresourceuseefficiency,universitiesareactivelypromotingofficeautomationsystemtorealizedigitalofficebusiness.

Keywords:Officeautomation,Universitymanagement,Effect

随着信息技术的迅猛发展,办公自动化越来越受到包括高等院校在内的各行各业的青睐.当前,我国高等教育正处于快速发展的黄金时期,高校办学规模不断扩大,教学、科研及行政事务的管理负荷和管理难度也相应增加.为提高政务管理水平和资源使用效益,各高校正在积极推行办公自动化系统,以实现办公业务的数字化和网络化.

一、高校推行办公自动化系统的成效分析

办公自动化系统以公文处理和行政事务管理为核心,利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术,不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中,最大限度地提高办公效率,改进办公质量,改善办公环境和条件,缩短办公周期,并利用科学的管理方法,借助于各种先进技术辅助决策,提高管理和决策的科学化水平,以实现办公活动的科学化、自动化.高校推行办公自动化系统,可以收到以下成效：

1.提高工作效率,规范管理

办公自动化系统开通后,能够优化现有的管理组织结构,调整管理体制和管理模式.一是规范工作流程,进一步明确高校各部门的工作分工与管理职责,最大限度地减少部门之间相互扯皮和推诿的现象,在提高效率和质量的基础上,增加协同办公能力；二是管理部门的绝大部分日常事务,如公文处理、会务安排、日程安排、信息发布等都可通过办公系统完成,大大提高信息处理的数量和质量；三是可为文书处理与档案管理的一体化提供技术上的保证；四是可及时了解文档流动踪迹,系统能够详细记录文档的流转踪迹,及时作出流动定位,管理人员能够及时知道文件的流转位置,从而有效地提高对文件传递过程的监督力度.

2.降低管理成本,减少能耗

国家大力倡导：“要从推动科技进步、深化体制改革、加强科学管理等方面采取更加有力的措施,着力提高资源利用效率、降低物质消耗、保护生态环境,坚持节约发展、清洁发展、安全发展,实现可持续发展.”办公自动化系统开通后,高校就能逐步取消纸质文件的印发,所有文件从起草、审订、签发到分发可全部在办公系统上进行；同时,随着办公系统的推进,可逐步取消会议通知、手工处理业务等,推进无纸化办公,实现办公业务的数字化和网络化,提高工作效率.学校的各种耗费会大大缩减,一个资源节约型的新校园就会呈现在全校师生面前.

3.促进科学决策,扩大高校影响

管理者的根本任务就是作出科学的决策,而充分占有信息是作出科学决策的前提.对于高校领导来说,办公系统作为信息处理与管理的集合,使决策变得迅速、科学,同时可根据系统反馈的数据与信息对已作出的决策及时给予修订.对于中层管理者来说,办公系统是信息管理系统,与上下级沟通非常方便.对于普通管理者来说,办公系统又是事务/业务处理系统,为管理人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快地工作.对于普通的教师和学生来说,办公系统是信息查询和信息来源系统,可以随时上网查询学校发布的公告、通知、简报等.

4.转变工作作风,提高工作水平

在办公系统中,信息发布、文件管理、会议安排、日程安排等事务都一览无余,相关人员可以看到工作进展情况.文件传递在哪一个步骤、哪一个环节,都可以跟踪,并记录下来,这不仅使责任更加清晰,而且形成了领导与部门之间办公效率互动提高的良性循环.通过健全行政办公自动化管理制度,使大家养成及时查阅文件、文件的良好习惯,对改进机关工作作风、提高工作质量起到了极大的促进作用.系统中的催办模块在开机时或工作过程中不定时提醒管理者未办事宜,文秘人员通过短信平台及时告之相关处理人员有文件需要处理,从而保证了办文、收文的工作效率.办公自动化使文书处理与档案管理融为一体具备了可行性,档案材料的电子文本归档更为便利,同时为档案利用提供了一条简便快捷的检索途径.

二、高校推行办公自动化系统的措施

1.领导重视、全员参与

办公自动化建设,是高校提高管理水平和工作效率、转变工作作风的重要工具,也是高校上水平、上层次的有效手段.因此,校领导带头应用是最好的榜样,而领导在不同场合多宣传、多要求甚至讲一两句关键的话,都是推动办公自动化应用的催化剂.要通过校领导在不同场合的宣传发动,使全校各级管理人员对推行办公系统有统一的认识,以达到应用现代化的手段提高办事效率和工作质量,从而提高整体管理水平的目的.

2.组织得力、统一实施

推行办公自动化系统不仅需要一个强有力的技术支持部门,而且需要管理部门、业务部门的密切配合和参与.为确保高校办公系统规范、统一、高效、协调地推行,必须要有一个机构来统一领导、统一规划、统一组织实施,要成立一个专门机构来管此事,以便从组织和制度上保证办公系统顺利进行.同时,办公自动化建设需要一定的硬件条件,要有校园局域网,办公电脑要入网.一个安全、稳定的校园局域网是办公系统正常运行的网络保障.

3.培养队伍、多方学习

任何项目的建设离不开人,在推行办公系统的前期,用户的注册和权限分配任务繁重,至少需要一名精通系统的人员进行维护和管理.在系统正式运行以后,会遇到许多技术故障,如果不能够及时解决,会影响到使用人员的热情和积极性.因此,培养一支高效的管理队伍是保证办公系统正常运行的坚实基础.首先,要开展培训.选派技术人员接受培训,掌握技术；要对部门负责人和各部门确定的信息员进行培训.其次,要走出去、请进来.虚心向兄弟院校学习,学习别人先进的管理经验和方法,掌握办公系统最新技术和发展动态；开展管理人员之间相互交流活动,达到共同促进的目的.

4.制度健全、管理高效

制定《办公自动化系统管理办法》,建立、推行与办公系统相适应的信息管理制度,规范公文在办公系统中的运转程序和发文方式；要求各部门及时做好系统备份工作,对于需要存档的文件要做好存档工作；规范用户的权限、责任和义务,对于没有及时使用系统造成工作延误的要给予一定的处罚等等.有了制度的约束才能保证办公系统的有序运行.

5.先易后难,逐步推进

高校推行办公自动化系统可采取先易后难、逐步推进的方法,即试运行初期纸质文件和办公系统同步进行,一方面让管理人员熟悉操作流程,另一方面保证各项工作正常进行,待各部门熟练掌握操作流程和操作技术之后,停止纸质文件传送,全校所有公文、资料等实现办公系统传递.