档案整理工作

摘 要：实践证明,档案整理工作是档案管理工作的前提和基础,可以完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌,充分发挥档案的凭证、参考作用,体现档案的利用价值.分析了档案整理工作的程序和内容、基本原则以及归档文件的整理原则.

关 键 词：档案整理；档案管理；档案全宗；整理原则

档案整理,是通过一系列手段,将收集来的档案科学地组织,使之条理化和系统化.一般情况下,收集来的档案处于相对零乱、无组织状态,加上档案数量日益增加,成分越来越复杂,如果不加以整理,就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难.只有整理好的档案,才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系,为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据.因此,档案整理工作是整个档案管理工作的基础,对其他档案工作环节有着很大的影响.

一、档案整理工作的程序和内容

档案整理工作的基本程序包括以下四个方面：第一方面是档案全宗的组织及排列；第二方面是全宗内档案的分类；第三方面是档案案卷的编立和排列；第四方面是档案案卷目录的编制等.这是档案整理工作的主要步骤,这一系列的工作一般由不同的工作部门和人员分别承担,但这些工作程序并非在任意情况下都完全按顺序一一进行.

对于档案机构来说,在实际工作中,档案整理工作的内容大体上有三种情况：

1.在正规的工作条件下,档案室所接收的文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷.这样,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,在更大的范围内进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目录的加工,等等.

2.对整理不善的档案进行局部调整.档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案,经过管理实践的检验或专门质量检查,要对其中不符合要求的档案进行一定的加工,以提高其整理质量；另外,某些档案材料由于保存的时间较长,其自身和档案整理体系都会发生某些变化,须对其进行调整.

3.零散文件的整理.档案馆（室）有时也接收和征集一些零散的文件,在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作,包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号,编制案卷目录,等等.

我国档案室、档案馆的整理工作一般属于上述第一种情况,但后面两种情况也经常出现,因此,档案工作人员仍需熟悉和掌握整个档案整理程序.

二、档案整理工作的基本原则

一般情况下,档案整理工作应遵循以下三项原则：

1.档案的整理必须保持文件之间的历史联系.文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时间、内容和形式等方面密不可分的关联.经过整理,将有历史联系的档案组合在一起,能充分体现出档案形成时的历史背景和形成规律,全面反映各种活动的本来面貌,从而发挥档案应有的作用.

2.档案的整理应该充分利用原有基础.第一,应充分重视和利用先前整理的基础,不要轻易打乱重整；第二,在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况.档案在整理过程中充分利用原有的整理基础,体现了对档案来源的尊重.

3.档案的整理必须便于保管和利用.一般情况下,档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上,采用更简洁有效的方法使整理的档案便于保管和利用.

三、归档文件的整理原则

归档文件整理,是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程.归档文件的整理原则有以下几点：

1.保持文件之间的有机联系.文件之间的有机联系体现了文件的形成规律和特点,要求我们在文件整理过程中尽量保持这种联系,不得人为地任意割裂.《规则》所规定的按照年度、组织机构、问题分类法就是从文件的形成时间、来源、内容来集中相关的归档文件,尊重了文件在时间、来源、内容方面的联系.此外,《规则》规定归档文件在分类方案的最低一级类目内排列时,按事由结合时间、重要程序等排列,也体现了对同一事由或问题文件集中排列的要求.

2.区分不同价值.区分不同价值是指分析文件的保存价值,划定保管期限,原则上对于不同保管期限的档案文件分别集中,区别对待,体现了档案分级保管的思想.例如：《规则》将保管期限作为归档文件的分类标准之一,充分体现了区分文件不同价值,分别集中文件的管理方式.此外《规则》规定,短期保存的归档文件可以不拆订,允许在最低一级类内直接按文件的形成时间或文号排列.区分不同价值管理归档文件,意味着对价值大、保管期限长的档案文件重点整理和保管,而对于价值小、保管期限短的档案文件可以根据实际情况,采取适当的管理措施.这样,既有利于节约文书人员和档案人员的劳动强度和有限的资源,也有利于提高具有长久保存价值的档案的整理质量,为其创造更好的管理和保管条件.

3.便于保管和利用.档案整理的根本目的,是为了方便其保管和利用.当然,不能孤立地追求保管和利用的方便性,其前提是保持文件之间的有机联系,区分不同的价值.如不少单位完全按文件的形成时间或文号对文件进行排列,编制大流水号,不强调事由原则,利用计算机进行关 键 词检索.这样确实很省事,能够暂时满足一定的现实利用需要.但若干年以后,当档案文件移交进馆后,这种做法的不足之处就会显现：同一事由的文件被分散,关 键 词检索并不能保证百分百的查全率和查准率.因此,文书人员和档案人员在整理文件和档案时应尽量保持档案文件之间固有的联系,不宜随意分散文件,割裂这种联系.

（作者简介：杨红华（1972-）,女,汉族,吉林通榆人,现任职于吉林省通榆县广播电视台,研究方向为档案管理.）