人事管理系统与考勤机接口实现

摘 要 ：考勤作为一个单位的基础管理,越来越受到重视,传统的考勤模式为人工考勤,人工考勤靠专人书面登记,存在许多主观、人为因素,往往最终不能令管理层取得真实的考勤结果资料,甚至不能起到基本的约束作用.因此,人事管理系统结合具有专业性、安全性、独立性、实用性、完善性的彩屏机,对员工上下班的刷卡记录进行管理保存,形成员工真实的考勤数据,考勤管理人员将考勤数据下载到人事管理系统软件后,结合员工的基础信息进行匹配和处理,最后形成员工的考勤管理表.对人事管理系统结合考勤机实现考勤管理进行了研究,并对系统考勤管理功能模块进行了分析与设计.人事管理系统与考勤机接口的实现,有利于人事管理中考勤管理的正确性、公正性和公开性,并解决了传统手工签到管理中所存在的问题.

关 键 词 ：人工考勤；考勤机；刷卡记录；考勤管理

中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号：1672-7800（2013）006-0045-03

基金项目：广西高校科研项目（201204LX409）

作者简介：韦庆进（1974-）,男,硕士,河池学院物理与电子工程系实验师,研究方向为电路系统设计与计算机应用.

0引言

随着现代科学技术的发展,越来越多的公司和企业对员工考勤实行了信息化管理,使用计算机系统代替复杂的手工方式来管理考勤事务.人事管理系统结合考勤机可以有效地管理公司员工的出勤情况,规范人事制度管理,保证公司的正常工作,是人事管理的重要组成部分.因此,研究人事管理系统与考勤机接口的设计与实现有着十分重要的意义.人事管理系统与考勤机的结合使用,最终使得从读取员工的考勤信息、当日考勤结果整理直到考勤结果统计的一系列操作能够顺利完成.对比传统考勤统计方法,可知它对提高企业工作效率有着重要贡献.

传统考勤管理一般采取手工签到的方式,这种方式一方面存在很多缺陷,比如：补签、代签、漏洞、签到数据不准确、不真实等问题,数据的准确性和真实性依赖于员工的自觉性；另一方面,对考勤数据进行统计处理增加了考勤管理人员的工作强度.人事管理系统与考勤机接口实现增强了考勤管理的准确性、公开性和公正性.用户根据员工上下班在考勤机上的刷卡登记记录,结合员工的基础信息进行匹配和处理,最后形成员工的考勤管理表,用户可以批量统计员工的迟到、早退和缺勤情况,也可以查看指定员工的考勤信息.解决了公司和企业人事管理中考勤管理工作强度大的问题,也解决了手工签到管理中的代签、补签及签到时间不准确等问题.

1系统考勤管理功能分析

1.1考勤管理功能结构

基于越来越多的公司和企业对员工考勤管理的需要,要实现员工的日常考勤管理,人事管理系统与外接的考勤数据要有数据接口,实现数据的共享与交互式应用.通过指纹式或人脸识别等类的外接考勤设备采集到用户的考勤信息后,形成考勤信息数据库.系统设计时要建立数据接口,能够识别和处理员工的考勤数据信息,完成员工的日常考勤、加班信息、出勤信息、请检测信息等的编辑、统计和打印输出报表,实现数据共享.同时提供查询功能,根据员工的姓名、编号、部门等信息,实现信息查询.

1.2考勤管理工作流程

考虑到用户在考勤管理工作中的一般流程和需求,基于系统上位软件的设计,考勤管理工作主要分3个层次：采集层、管理层、数据层.第一层次负责考勤机采集数据；第二层次是将考勤数据下载到人事管理系统软件上,主要包括数据处理模块、数据查询模块、报表生成模块,这三大模块是考勤管理模块的核心,实现了考勤管理的主要功能；第三层次主要由数据库管理系统组成,完成各类考勤数据的管理工作.具体管理流程如下：系统用户进入考勤管理界面后,切换到签到明细表页面,点击【导入】按钮,用U盘下载存储考勤机采集到的数据,把U盘插入电脑中,导入U盘里员工的考勤记录表,双击某个员工记录,进入“考勤信息编辑”窗口,这里用户只能编辑员工的考勤类型、考勤制度、入职日期、出生日期、联系等基础信息,而对签到时间、部门、编号、卡片不能进行修改操作,从而确保了考勤数据的公正性、准确性、透明性进而使整个人事管理系统实现高效、准确地管理目标.其总体流程如图1所示.

1.3用户界面

从人事管理系统软件如何获取处理考勤机采集的数据角度进行分析,设计用户界面如图2所示.用户界面采用标准工具栏设计方法,使用户能够很容易地看清楚考勤管理结构,工具栏列出了系统的主要功能,使用户很方便快捷地进行操作管理.通过用户界面窗体,用户在查询框中输入姓名、编号或者部门后,在员工考勤表中即可快速显示所查找的员工考勤信息,也可打印输出报表.

2系统考勤管理功能模块设计

2.1数据处理模块

此功能模块主要是对原始考勤数据的维护和处理.因考虑到数据安全性,原始考勤记录只能增加信息不能删除和修改原有数据.从指定或全部考勤机采集员工的考勤原始数据,可为考勤处理提供数据基础.由于考勤原始数据随着时日的增长其数据量会变得非常庞大,为了加快系统的考勤处理速度,需要将已经处理过的考勤原始数据进行存档备份,清除已处理过的数据,在需要时可以从备份数据重新调出进行处理.根据采集的考勤原始数据、员工号、角色、识别模式和对员工指派的考勤方案对采集来的考勤数据进行加工处理,生成员工的出勤情况表.

2.2报表生成模块

可以查询一定时间内员工的正常上班、迟到、早退、缺勤情况并输出报表,以供人事管理部门对员工进行考核,为发放工资提供依据及参考.也可以对全部员工或指定部门的员工进行查询并打印输出报表.

2.3数据查询模块

所有用户都具有对统计处理后的考勤数据进行查询的权限.用户可以查询指定时间内本人的出勤情况,并导出报表；可以指定日期范围进行查询,可以对全部员工或指定部门的员工进行查询.查询指定员工在一定时期内的考勤数据,该功能主要为员工对出勤情况有异议时提供数据帮助,可以按日期时间输出详细的考勤打卡记录. 3系统考勤管理功能模块实现

3.1数据表设计

从用户需求及人事管理系统与考勤机接口实现角度考虑,对需要保存的信息进行分析,然后设计出合理的表.其结构如表1所示.

3.2可行性分析与实现

系统的一个难点是如何对员工的指纹登记和日常出勤记录进行筛选、如何进行出入刷卡记录的匹配以及如何从大量刷卡数据中高效、快捷地提取数据,即如何对考勤数据进行筛选、匹配算法和统计处理.系统首先批量导入刷卡记录,按工具栏的【统计】按钮,将自动在表单框的最后追加“备注”一列,并计算出员工的出勤情况,标明是迟到、早退或缺勤.其主要算法设计思路如下：适用于上下班（两个时间点）的公司,例如：9：00上班,开始考勤时间为7：00,18：00下班,结束考勤时间为23：00.上班后超过10分钟签到记迟到,上班后超过60分钟签到记缺勤,下班前提前10分钟签退记早退,下班前提前60分钟签退记缺勤.

该系统的另一个难点是如何解决与考勤机硬件的接口问题,即如何通过考勤机的USB接口直连电脑,将考勤数据下载到人事管理系统软件上.系统采取了彩屏机的标配通讯方式（U盘下载）,使用U盘导入员工信息,具体实现如下：

（1）把U盘插入考勤机,按考勤机上的MENU进入考勤机菜单,选择3或通过方向键把光标移至【U盘管理】进入U盘管理下级菜单,选择1或是【下载数据】、【下载最近出入记录】、【下载历史出入记录】或是【下载全部登记数据】,下载成功后U盘自动生成“UserData”和“LogData”文件夹.

（2）把下载好员工信息的U盘插入电脑.

（3）登录人事管理系统,点【日常考勤】按钮进入考勤管理界面.

（4）点【导入】按钮,打开U盘下载全部登记信息,打开文件夹,选择文件名为NewGlog_0001_20130130082302、HisGLog_0001_20130130或是UserList,将员工登记信息批量导入到人事管理系统软件中.

（5）编辑员工信息并保存.可双击需要编辑和保存的登记,在弹出的窗口编辑用户基本信息,比如用户姓名、性别、默认考勤等.

（6）编辑保存后的信息会保存到本数据库的考勤管理表中,点【刷新】按钮,会在员工考勤表界面窗口显示.对于经过处理过的考勤数据,用户可以打印输出报表,也可以对全部员工或指定部门的员工进行查询.

系统从符合操作简便、界面友好、灵活、实用、安全的要求出发,完成了考勤管理的全过程,包括考勤数据统计处理、报表生成、数据查询等管理工作.系统实现了读取机的考勤记录,并按照管理者设定的考勤规则进行了统计处理,生成了考勤统计报表.人事管理系统与考勤机接口的实现,关键在于利用指纹的唯一性,以杜绝员工上下班代打卡的行为,保证了考勤数据的准确性和安全性,也树立了良好的企业形象.

4结语

长期以来,繁琐的考勤记录整理、统计、查询等工作,一直困扰着企业行政部门的工作人员,可以说考勤管理在生产管理过程中充当着重要角色,考勤管理的效率对企业工作效率的提高起着举足轻重的作用.随着现代化科学技术的发展,越来越多的公司和企业对职员的考勤管理都实行了信息化管理,使用计算机系统代替繁琐的手工方式来管理考勤事务.基于此,开发一套能够与考勤机进行接口实现的人事管理系统,不仅能够管理员工考勤信息,也能更好地提高企业的工作效率.