网站原创卫生福利部社会及家庭署个人资料档案管理须知
二、本作业须知所称「个人资料档案」,系指本署因业务需要自行蒐集建立之个人资料档案.
三,本署所建立资料档案之申请适用对象与目的,以公务机关或学术研究机构(以下简称申请机关(构))基於执行法定职务之必要范围,公共利益为统计或学术研究而有必要者为原则.
四、申请运用本署建立之个人资料档案程序如下:
1.申请机关(构)应以机关(构)名义向本署提出,并应填具「卫生福利部社会及家庭署应用个人资料档案申请单」(如附件).
2.本署由资料档案之业管单位审核後,签奉核准始得提供,经核准後之申请单由本署保管备查.
3.申请案之审查以申请之日起十五日内完成为原则,必要时,得予延长,延长之期间不得逾十五日,并应将其原因以书面通知申请机关(构).
五,申请机关(构)经获准同意使用本署提供之个人资料档案後,应依个人资料保护法,行政院及所属各机关资讯安全管理要点暨相关规定,并应采妥善之措施防止漏,毁损或灭失.另应指定专人维护,并记录所管理资料档案每次使用之时间,人员及目的,以确保资料安全,职务有异动时,应将所保管之个人资料电脑档案及其他相关资料列册移交.
六,申请机关(构)如违反相关规定,导致个人资料档案遭不法蒐集,处理,利用或其他侵害当事人权利者,应负损害赔偿责任.另相关资料档案亦不得迳泄漏於第3人,如有造成本署之责任或赔偿时,应由申请机关(构)负责赔偿.
七,申请机关(构)使用及发表本署提供之资料档案时,应遵守相关规定,并於授权范围内使用.如有利用该资料档案列印之调查名册或其他个别资料者,於使用完竣後,资料表册均须销毁.
八,使用本署资料档案所得之成果及其相关内容之发表,资料来源应注明「卫生福利部社会及家庭署」.
九,运用本署提供资料档案撰成之论着(如会议论文,期刊论文,博硕士论文,专书或其他等),在出版或发表後一个月之内,应提供一份抽印(影)本送本署存查,以利参考,未提供者,本署得拒绝其下次申请案.
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十,运用本署提供资料档案之机关(构),应於资料使用完竣後一周内销毁并函知本署.
十一,本署可不定期对申请资料档案运用之申请机关(构)进行抽查,查核相关资料档案之管理及使用情形.如申请机关(构)於资料档案管理上有不合相关规定或不当使用之情形,本署可要求立即改善,如情节重大者,本署得要求申请机关(构)应立即停止运用所申请之相关资料档案.
十二,本作业须知未尽事宜,应遵守「个人资料保护法」,「档案法」及相关规定.
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