共享新闻档案的解决之道

点赞:25195 浏览:117076 近期更新时间:2023-12-29 作者:网友分享原创网站原创

随着新闻事业的发展,现代化技术,特别是网络技术的应用,档案信息资源不断丰富,档案载体形式和数量迅速增长.如何在网络时怎样写好新闻档案工作,为新闻主体业务怎么写作是档案工作者面临的一大课题.只有更新管理理念,拓展管理方式,丰富管理手段,实现档案管理现代化,实现档案信息资源的共享,才能适应新闻事业不断发展的需要.

新闻档案是在新闻业务活动中产生的有保存价值的档案.它不仅有格式标准、规格统一的请示报告,还有大量的新闻业务产品.如:新闻稿件、报纸、期刊、新闻业务统计报表等等,形式各不相同.各类档案的整理方法有别,保管方式也就各异.

目前,新闻档案的载体形式多样:有纸质档案、胶片、录音带、录像带以及近年来出现的磁盘、光盘等新型存储介质.档案管理也从以手工为主的单一管理,计算机辅助管理,发展到今天的网络化管理,计算机技术的应用改变了档案管理的模式.以新华社为例,1997年“新华社计算机档案管理系统”通过鉴定并试运行,开始了计算机辅助管理档案的新时期,新闻档案的管理发生了历史性的变革.

新华社现有各类档案几十万件,需进行数字化管理的数据近百万,每年还在以近万条的数量增加,是一个呈逐年上升趋势的变量.目前部分档案的存储、查询、排序、编目、统计等业务环节已实现了计算机操作,特别是在大量的档案编目、检索和统计等方面,计算机发挥着主导作用.比如:对审批稿件的管理.手工操作时期的管理办法,是对有保存价值的审批稿件进行逐件编写页号、抄写目录,逐项填写审批人、审批内容摘 要 、批示内容和时间等等.手工查询效率低,操作环节多、欠规范,易出差错.运用计算机管理后稿件可通过扫描等方式进行数字化处理,在档案管理系统中完成编目、排序、统计、查询等各环节工作,系统可通过文字识别功能自动抽取审批稿件的标题、指示内容、审批人、审批时间等项目,可以按管理者的要求完成任意排序方案的编目和任意专题档案的查询,并且在需要时自动形成打印目录.提高了编目、查询等较为复杂、耗时环节的工作时效和工作质量.


然而,计算机管理档案不是手工管理档案的简单复制,而是在档案管理的全过程中,以计算机及其网络作为平台或基本工作环境,代们对重复性的操作环节进行档案信息的处理,以提高信息处理的时效和质量.档案计算机管理网络的目的是理顺档案管理各环节的关系,实现从文件生成到归档管理的全过程控制,以保证归档文件的质量和完整性.实现档案信息的一次录入,多次产出,减少重复工作环节,从根本上实现新闻档案的现代化管理.如:目前期刊档案管理中的重复性操作就非常明显,期刊的编辑、排版、归档还不能形成良好的衔接.最初编辑人员在电脑上进行编辑定稿,最终形成纸制期刊归档,档案人员再通过扫描或电子文件引进等方式将同一文件再进行一次登录以进入档案管理系统形成档案数据.利用时,档案利用者还要到档案部门“现场办公”.另外,由于电子文件格式不同,存在转换文件格式的问题,一旦系统升级,还将会给旧数据的转移造成种种困难.

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随着计算机技术的不断发展,特别是网络技术的应用,在一个畅通的网络环境下,文件、期刊等编辑、定稿、存档将形成一条龙式的操作程序,稿件就无需进行多次登录,利用者也可通过网络及时便捷地查询所需内容.稿件多次录入、电子文件格式的转换等问题将迎刃而解.

目前,大多数新闻档案的计算机管理系统还只是起辅助管理的作用,还不能在整个新闻机构内实现档案信息资源的共享,要彻底改变这一状况,还必须从以下几方面入手:

1. 必须加强与相关业务部门之间的沟通与合作.以新华社为例.目前,新华社在新闻报道方面的现代化管理水平较高.2003年,“新华社多媒体数据库待编稿库”正式运行,数据库涵盖了新华社记者每天从海内外采集的新闻信息和新华社70年来的全部新闻信息资源,是文字、图片、图表、音(视)频等多种形式新闻信息的集合体.编辑记者可通过它来整合各类新闻稿件,可根据用户需要提供各项个性化的新闻信息怎么写作,基本实现了新闻信息资源共享.另一方面,新华社行政办公的现代化管理水平应奋起直追,以适应新华社新闻报道业务的发展.新闻档案是新华社履行各项职能的历史写照,管理好档案是除新闻业务外的又一重要工作内容.提高新闻档案的现代化管理水平势在必行.例如:已编辑成品的新闻稿件一旦确定归档后还不能通过网络来实现档案材料的归档,数据还不能直接进入“档案管理系统”.归档工作环节仍比较复杂,档案要在形成部门转存到移动存储介质中,甚至还要进行纸制的转化,然后进行半手工的整理后再归档到档案部门,档案部门再将数据通过引进、扫描、键盘输入等等方式存入“档案管理系统”形成档案数据信息.这一过程使档案部门在掌握档案形成的质和量等问题上失去控制力,处于被动工作状态.

大家知道,从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程.如何将各环节上的业务有机地联系起来,通过现代化的管理手段有效地进行操作,是一个急需解决的问题.由于长期以来档案管理和新闻等其他业务实行分别管理,在计算机管理的环境下就产生了文件(含新闻稿件)到档案的转化和衔接过程不畅的现象.由于多种原因档案部门就很难整合文件处理阶段已形成的原始数据,各业务管理环节也无法将已体现出来的档案特征延伸到档案管理环节去.这就使文件处理过程中已经完成的操作环节,如文件的登录,在档案管理环节中还要重复操作一遍来完成数据进入档案管理系统的过程.由此就出现了同一信息多次录入的现象,造成人力、物力、财力的浪费,并且由于一些录入规则方面的问题,还给系统的升级留下隐患.

目前,新华社已开始着手解决这一总问题.2003年,新华社将“档案计算机管理系统”纳入了新华社政务信息化系统工程.这是新华社有机整合资源,集中人、财、物优势的一大举措.旨在依靠计算机网络,实现文件处理和档案管理系统的有机融合,实施有效信息的一次录入,多次利用,使文件处理结果便捷地进入档案管理系统,解决在手工操作模式下档案收集中存在的诸多问题,实现文件传递、存储、查阅、利用、收集全过程的管理,以适应计算机管理的需要,提高新闻档案现代化管理的整体水平.

2. 档案计算机管理系统的建设应具前瞻性和延展性.现行的档案计算机管理系统只是手工管理档案的辅助手段,使用范围小,还没有考虑与其他相关系统的衔接问题.计算机的软、硬件条件也远未达到使档案信息资源共享的水平.因此在操作时应注意与其他系统的关系,留出接口,便于升级和兼容.如:与公文处理系统,期刊编辑系统,照片档案系统,音、视频档案系统等相关系统应有良好的衔接,使各类型档案在归档阶段能顺利进入档案管理系统中来,建成一个资源共享、运行顺畅、速度适当、使用便捷的档案信息管理系统,真正实现新闻档案信息资源的共享.

3. 档案部门与技术部门应进行充分地沟通,使用计算机管理档案离不开技术的支持.档案管理的各项需求是依靠技术支持来实现的.由于技术部门不了解档案管理业务,档案部门不懂计算机技术,导致相互间的沟通出现瓶颈.因此,加强档案与技术之间的沟通与合作尤为重要.档案部门要帮助技术人员正确地理解档案业务的需求,用成熟的技术支持档案业务的开展.同时,知识结构更新是网络时代档案管理发展的需要,档案人员也要了解基本的计算机应用知识,准确地把握档案需求实现的可能性,积极配合技术人员实现档案业务的各项需求.

4. 丰富档案信息数据.数据是档案计算机管理系统的灵魂,现有档案信息数据种类不多,量不够充足,应及时充实、完善档案信息数据量.在网络的支持下,才能体现出现代化管理的形式和效能,为新闻主体业务提供全方位、多层次、多品种的个性化怎么写作.