基于成熟度视角的机构库评价

[摘 要 ]以成熟度理论为基础,借鉴知识管理成熟度评价模型的经验,构建基于成熟度视角的机构库评价模型,该模型分成初始级、可重复级、已定义级、已管理级和优化级5个成熟度等级,包括学术机构高层领导、信息基础设施、建设资金等6个关键过程域.在此基础之上,确定机构库评价模型的实施和评价流程,并利用该模型对嘉兴学院机构库建设的现状进行评价.

[关 键 词 ]成熟度 机构库评价 开放存取

[分类号]G250.7

1　引言

诞生于上世纪80年代的能力成熟度理论构建了软件能力的评价框架,提供了软件开发的等级演化机制,对软件开发的评价实践、软件开发质量的改进等都具有重要的指导作用.经过20多年的发展,能力成熟度理论不仅在软件行业得到了普遍应用,在其他领域也受到了广泛的关注,尤其是在知识管理领域的成功应用,显示出能力成熟度理论应用于非软件评价领域的价值.本项目尝试基于成熟度理论,通过专家调查,并借鉴知识管理成熟度模型构建与应用的经验,构建机构库的综合评价模型.本次专家调查以访谈为主要形式,选择南京大学信息管理系、南京大学图书馆、国家图书馆、嘉兴学院商学院信息管理与信息系统专业、嘉兴学院图书馆、嘉兴学院科技处的负责人、教师以及部分博士研究生共25位作为调查对象,访谈的主要内容是听取调查对象对于机构库评价模型等级划分以及评价影响因素等方面的意见,然后结合成熟度理论,得出机构库综合评价模型中的成熟度等级和关键过程域(Key Process Areas,KPA).

2.机构库评价模型结构

虽然不同学术机构对机构库开发与管理的理解有所差别,在机构库项目实施过程中的侧重点也会有所不同,但在建设过程中,会面临一些共同的问题,需经过相类似的阶段.本项目所要构建的基于成熟度视角的机构库评价模型可以看作是学术机构对机构库建设中所面临的普遍问题、所经历的阶段进行明确定义、管理以及控制的框架体系.

机构库的建设过程中会面临一些共同的关键问题,也会经历相似的建设阶段,而这些关键问题和阶段分别成为了评价模型中的关键过程域和成熟度级别.本项目所构建的机构库评价模型以软件能力成熟度为基础,因此评价模型中成熟度等级的划分和级别名称可以与软件能力成熟度相同,专家调查的结果也支持沿用原有名称.据此确定基于成熟度视角的机构库评价模型的级别分别为初始级、可重复级、已定义级、已管理级和优化级,如图1所示：

当然在机构库评价领域,各个级别已有了不同于软件能力成熟度模型的全新内涵,不同成熟度级别反映的是学术机构建设机构库进程中开展的各项活动.

2.1　初始级

在数字化科研时代,任何一个学术机构中都会有成员进行或多或少的开放存取活动,如通过个人网页、博客、BBS等途径将其教学科研成果公开.但处于初始级的学术机构最常见的表现就是这些开放存取活动并没有引起相关管理部门的关注,学术机构也没有对这些活动进行有意识地控制；某些“成功”的开放存取、知识共享活动仅仅是凭借运气,而不是学术机构既定目标和规划实施的结果；部分成员自发的开放存取、学术机构对某些数字资源进行管理等活动并不是有意识地为建设机构库怎么写作；学术机构的绝大部分成员尤其是管理人员尚未清楚认识到机构库对于反映其教学和科研成果、衡量现有研究水平与明确今后发展方向以及对外提高学术机构影响力和知名度的意义.

2.2 可重复级

一旦学术机构已经认识到开放存取与知识共享对于学术机构、机构成员的重要性,就可以确定机构库的建设已从初始级发展到了可重复级.虽然此时学术机构并没有明确提出构建机构库,但是部分业务的开展已经可以看作是机构库建设的准备工作.在个别成员的引导下,个别部门或者部分学术团体已经开始了小规模的知识共享活动,可称为“雏形”的机构库建设.这些小规模的部门或者学术团体所进行的开放存取与知识共享活动可以为以后整个学术机构层面的全面机构库建设活动奠定一定的基础,并且部门和学术团体的开放存取活动是可以重复进行的.

2.3 已定义级

当学术机构不仅认识到了机构库的意义,而且已经采取了一定的措施和实际行动对部门与学术团体的开放存取活动提供支持,同时已着手从全局进行机构库建设项目的调研、规划以及系统建设等工作,则表明机构库的建设进入了已定义级.从该成熟度级别开始,学术机构对部门和学术团体的开放存取活动与组织层面的整体机构库建设活动进行整合,相应的活动也均有信息技术提供支持与保障.因此,对处于已定义级的机构库建设项目来说,其相关活动已经被学术机构清楚地识别与定义.处于已定义级的机构库建设活动将成为今后学术机构开放存取与知识共享战略的重要组成部分.

2.4 已管理级

完成已定义级中的调研、规划以及系统建设工作之后,机构库即可开始投入使用,通过一定时间的运行,得益于学术机构相关政策的制定以及宣传推广工作的开展,更多的机构成员已经认识到了机构库对于学术机构、机构成员学术研究的重要意义,成为了机构库的资源提交者和用户,以实际行动支持机构库的建设.此时,机构库的建设已进入到已管理级.在这一阶段中,学术机构已安排相应的工作人员对机构库的运转采取了较为标准和规范的管理；机构库的建设已经进入了平稳期,在机构库建设总体目标的指导下,与机构库有关的部门已经开始设立机构库建设的阶段性目标,并进行有计划的测评和宣传推广工作.上述这些活动也能得到学术机构领导及成员的长期支持(包括关键的经费及人员支持),机构库的建设逐步实现了系统－资源－成员等多方面的协调发展.

2.5 优化级

当经过一定时间的系统－资源－成员等多方面协调发展之后,机构库逐渐能够面对学术机构成员等多方不断变化的知识共享要求,而学术机构也在机构库的管理实践中不断积累了经验,并逐步具备了不断适应环境和自身调整的能力,使得机构库的建设一直能够较为平稳地保持现状,机构库建设进入到了平稳发展的成熟期,这个时候即可称机构库建设进入到了优化级.在这一级别中,已经将前一个成熟度级进行的机构库测评和宣传推广工作与机构的其他战略控制工具进行了有机地结合.进入优化级以后,机构库建设需要注意的问题就是,要尽可能地使机构库建设保持在优化级中,并想法设法使学术机构及机构成员可充分享受机构库建设与开放存取所带来的各项益处.

根据成熟度理论和知识管理成熟度模型的构建经验,同时听取部分专家所提出的意见,笔者认为,学术机构在最初开始机构库建设时,应该以当前所处的级别为基础,并以下一个更高级别的成熟度为目标.而要使机构库建设能够从一个成熟度级别往更高地级别发展,就需要关注每一个级别中的所有KPA.因此, 学术机构在从整体上建设机构库之前,应该把重点放在改善相对落后的KPA上,待其改进之后,再考虑机构库的整体建设,然后沿着评价模型中各个级别的顺序逐步推进.

3.机构库评价模型中的KPA分析

与软件能力成熟度模型相类似.除了初始级以外,基于成熟度视角的机构库评价模型中每一个级别都包含了若干个KPA,每个KPA又包含了若干个关键活动.关键活动是对KPA起重要作用的基础工作,只有完成了这些关键活动,才能实现KPA的目标,进而推动机构库的建设进入下一个成熟度级别.

目前不少基于成熟度理论的评价模型都提出了各自的KPAL,在借鉴前人研究的基础之上,笔者列出了若干个基于成熟度视角的机构库评价模型的备选KPA,然后在访谈中咨询专家意见,最终确定了机构库评价模型的六大KPA,分别是学术机构高层领导、学术机构战略与知识共享、信息基础设施、建设资金、学术机构成员、团队合作与组织文化.

学术机构高层领导.此KPA主要指的是学术机构高层领导对于机构库建设的理解与支持,包括学术机构的管理模式以及管理者对机构库的认同感.在机构库的建设活动中,高层领导及管理者除了应该要求机构成员积极参与,并提供必要的支持与激励之外,本身也应该在机构库建设中发挥重要作用.

学术机构战略与知识共享.此KPA要求的是学术机构能够将机构库的建设与学术机构的长期发展战略相联系,确定机构库的建设有助于保存学术机构的知识产品、促进学术机构教学科研的发展,更为重要的是可以提高学术机构的知名度和影响力,在此基础之上,依据学术机构战略对机构库的发展进行规划,并明确机构库在学术机构中的地位,

信息基础设施.此KPA涵盖了机构库系统的数字资源管理所涉及的多个方面,也包括与机构库管理相关的其他信息基础设施.机构库系统的建设以及数字资源管理流程的设计都应该以学术机构的组织结构、业务流程和数据流程等现有条件为基础,并与之相适应.尤其是数字资源管理流程的设计,应以方便用户提交资源、保存资源和利用资源作为指导思想,从用户出发进行设计.

建设资金.此KPA要求学术机构能对机构库的建设给予足够的资金支持,除了为开发机构库系统提供必要的资金支持外,还应对机构库管理以及日常维护提供长期的资金支持.该KPA与“学术机构高层领导”KPA有着密切的联系,一般来说,如果机构库的建设能够得到学术机构高层领导的支持,那么建设资金一般能得到保障.而这也是机构库长期稳定发展的基础.

学术机构成员.学术机构成员对机构库的接受度与支持度是机构库发展的决定性因素.此KPA要求学术机构成员能够充分认识和理解建设机构库的意义,能切身感受到机构库给机构成员本人所带来的益处；要求成员能够主动将自己的教学科研成果提交给机构库进行资源共享,同时也作为用户享用其他成员所提交的学术资源.

团队合作与组织文化.此KPA关注的是学术机构在机构库建设中机构层面上的一些“软因素”,如组织文化、成员交流渠道、学术团队结构以及关系结构等.需要注意的是,学术机构的团队合作和组织文化在一定程度上受学术机构高层领导影响,因为学术机构内的不少行为准则与规范或多或少是由管理层所制定,而正是这些准则与规范形成了各具特色的组织文化.

4.机构库评价模型实施和评价流程

一般来说,应用基于成熟度视角的评价模型对机构库建设进行评价,其流程如图2所示：

具体来说,在机构库建设定位与规划阶段,学术机构应该按照机构库评价模型的要求,确定机构库建设的总目标,并对机构库建设中的各项实践活动进行准确定位与规划；在激励机制与数据收集阶段,需要采取适当的激励机制,促使机构库建设的相关员工大力宣传机构库,尽可能使学术机构成员能认识到机构库建设项目的重要性；然后对各相关部门的成员进行调查,收集必要的数据；数据收集完成后便进入信息处理阶段,在此阶段,需要对机构库建设活动的成熟度等级进行评价,得出初步的评价结果,并为信息的反馈作准备；进入反馈信息阶段,需要机构成员以及部分专家对初步得出的评价结果进行讨论,以取得一致意见,必要时可对评价结果进行调整,并得出机构库建设现状以及需要优先考虑的KPA等方面的结论；针对机构库建设中所存在的问题与不足,提出具体的解决方案与行动计划,最终提交机构库评估报告.

5.机构库评价模型的应用研究

基于本文所构建的机构库评价模型,笔者于2010年8―9月对嘉兴学院机构库的建设现状进行了调查与评价研究.调查主要采用访谈的方式,访谈的重点是与评价模型中KPA相关的问题.整个调查共分为两个阶段进行,在第一阶段调查时,通过对科技处、教务处和图书馆相关负责人的访谈,首先明确嘉兴学院机构库建设的重要目的是为了长期保存嘉兴学院教师所创造的教学和科研成果,同时也为提升嘉兴学院教学科研管理水平、提高学校学术影响力创造条件.同时调查表明,嘉兴学院科研管理部门已经认识到了机构库对于学校的重要意义,已委托嘉兴学院图书馆资源建设部的相关人员着手进行机构库系统的建设,并提供了必要的资金和技术支持；然后在图书馆、商学院、机电学院、文法学院、医学院、外国语学院中抽取50位教师,调查他们对机构库的认知、理解和支持程度.结果表明,有接近6成的教师已在网络上通过个人主页、博客等方式进行过资源共享,并且图书馆、商学院、机电学院、医学院等部门中,已有30％以上的成员了解开放存取的理念.在第二阶段,将之前所得到的调查结果进行反馈,由调查对象对第一阶段的调查结果进行讨论与评价.最终确定嘉兴学院机构库的建设已经处在已定义级的成熟度.并确定建设资金、学术机构成员以及信息基础设施是应该优先考虑的KPA.同时也证明了基于成熟度视角的机构库评价模型的科学性与可行性.