高校学籍档案开发与利用

高校学籍档案是学生从入学到毕业的整个过程中,记载着学生在校期间学习成绩,思想品德表现、学籍变更、奖惩等情况的档案.学籍档案是教学档案的重要组成部分,它的构成和程序复杂,从新生入学到其毕业离校要建立起一份完整的学籍档案,内容复杂,形式多样,时间跨度长,它记录了学生接受大学教育的成长历程,也反映了学校办学质量水平和社会影响.

一、学籍档案的价值与作用

学籍档案囊括了一所高校自组建后培养出来的所有毕业生的学籍信息和成绩记录,关乎每一位毕业生的切身利益,因此具有很强的怎么写作作用与应用价值.档案必须通过利用来充分发挥其作用,实现档案自身的社会价值.归纳起来,档案具有以下价值：

(一)凭证价值

高校学籍档案的凭证参考价值由其形成规律和内容性质所决定的.从形成过程来看,它是大学生在校学习期间德、智、体全面发展状况的原始材料,记录信息准确率高、可靠性强.从其自身特点来看,它是学生从入校到毕业的学习履历表,是学生品行、学业、思想等整体素质的真实记录.这些记录不仅是学生走出校门就业、考研、出国的档案证明,也是他们走上工作岗位后调资、晋升职称、职务等方面具有重要的凭证价值.

(二)信息价值

在实行毕业生“双向选择”就业制度的今天,高校学籍档案作为反映学生思想品质、专业知识的第一手材料,以其真实性、可靠性、系统性和完整性,得到社会的广泛认可,随着市场经济的发展和改革的不断深入,许多用人单位把它作为选择人才的重要依据.在社会人才流动中高校学籍档案具有很高的信息价值作用.

(三)参考价值

高校学籍档案不仅是学生学业成绩、思想政治等方面的整体反映,也如实记录了学生在校期间的思想发展、品行优劣、学籍变更、健康状况等具体事宜.

高校学籍档案作为证明的依据和查阅的凭证,具有准确性、唯一性和严肃性.由于高校学籍档案真实而准确地记录了学生的入学和毕业时间、学籍异动(包括异动时间、原因等)等情况,它为正确处理学籍问题,特别是学历问题提供了可靠而唯一的依据.学籍档案主要有以下几方面的作用：

1.为学生进行查档怎么写作.应届毕业生一出校门,就面临着多方找工、考研、出国深造、转落户口等一系列复杂的事情.在与之相关手续时,需要档案部门提供学历（学位）证明、学籍证明、以及录取、毕业档案证明等材料.对往届毕业生面言,涉及到职务晋升、工资调整、补明或学位证明、出国留学等等,都需要高校档案馆（室）为其出具相关的学籍档案证明.最常见的几种利用学籍档案的情况有:一是继续深造查档案；二是免修课程查档案；三是补明书查档案.

2.学籍档案具有很强的辨伪功能.学籍档案是社会“择才”的重要依据.高校学籍档案能够全面准确地反映出学生的政治素质、专业素质和身体素质,为社会挑选优秀人才提供了可靠依据,也为毕业生自我推荐、自主择业创造了条件.

3.为人才培养模式提供参考作用.学籍档案记录了学生学习期间的思想、成绩、品行、奖惩等诸多方面的情况,是对学生全面的综合的评价,机关到学校选拔学生报考公务员,企事业单位到学位选拔科技干部和管理人才,部队到学校选拔优秀学生参军等,都会认真查看学籍档案并将其看作是重要的推介依据之一.

4.为各类教学水平评估检查提供原始材料支撑.学籍档案是高校提高办学水平的重要依据,学籍档案可以为高校提供各种怎么写作.

二、高校学籍档案的形成规律和特点

高校学籍档案因其在高校学生管理中的特定作用和在高校整个档案工作中的特殊地位,决定了它自身形成的规律和特点.学籍档案具有原始性、真实性、唯一性、可靠性和永久性等重要特征.

(一)档案材料内容的原始性

高校学籍是在教育教学工作中自然形成的历史记录,有特殊的原始性,如新生录取名册、历年成绩记载、学籍变更情况、奖励惩处材料等,都必须是原始记录、原件原物,能客观反映学籍管理中的真实情况,反映每一个学生的本来面目.

(二)档案材料形式的多样性

高校学籍档案的材料是多种多样的,高校学籍档案内容丰富,包括录取名册、学籍表、成绩单、（含主修成绩单、辅修成绩单、双学位成绩单、创新能力培养与实践能力成绩单、国外交换联合培养成绩单）、在校生名单、学士学位审批表、学籍异动材料、党团组织关系、奖惩材料等；从层次上看,分为博士、硕士、全日制普通本科、专科、继续教育、联合办学、函授等层次毕业学生的学籍档案.从新生入学到毕业离校,由于教育教学工作和各种实践活动的不同,就必然产生不同形式、不同类型的材料.

(三)档案材料来源的私密性

高校学籍管理材料来源于许多管理和业务部门,同时也形成于教育过程中的各项活动.学籍档案的本身的某些内容具有内部保密性,如考试成绩,出生日期、照片、,籍贯、家庭详细通讯地址、个人学习简历、家庭成员的信息等,这些属于个人隐私,不宜公开和扩大,其掌握和使用都有一定的限制和范围.

(四)档案材料管理的动态性

高校学籍档案一般属非自然年度,各种类别、各种层次的学生,都有连续而不间断的学籍管理工作.学籍档案材料形成于培养人才的各个阶段,只有按照高校教育教学工作这一特殊规律去收集和整理学籍材料,才能保证学籍档案的完整性.

三、提高学籍档案的利用效果的主要措施

学籍档案中信息资源的开发是指对学籍档案中蕴藏的有价值的信息进行挖掘,开展信息交流,为利用者提供有效的信息怎么写作.

(一)重视学籍档案管理,落实学籍档案规范

管理是手段,利用是目的,没有学籍档案的收集、整理、保管,就谈不上学籍档案的利用,学籍档案的管理一般来说分为两个阶段：一是进入档案库房前的保管,称为“前期管理”；二是进入库房后的保管,称为“入库管理”.高校学籍档案管理是对学生从入校到毕业全过程的管理,每一个环节都不能懈怠.

(二)适应社会发展,做好学籍档案的信息开发工作

高校学籍档案虽然是教育及教学管理活动的历史记载,但它并非只有保存价值,它还以其特有的价值参与社会和教学等各种活动,并在其中发挥参考、借鉴作用.随着经济社会的不断发展、社会对人才的高度重视以及人才市场竞争的日益加剧,学籍档案的利用率将会迅速上升,并且学校历史越长,学籍档案的利用率越高.在对馆(室)藏学籍档案进行有序的加工和整合,编研出综述、汇编、文摘、统计等专题信息资料,就能够反映学籍管理工作的现状及变化规律,正确评估学籍管理工作的成果和效益,还可以揭示学籍管理工作中的新情况、新问题,从而为高校的学籍管理工作提供合理化建议,为制订新的学籍管理措施和制度提供依据.

(三)拓展学籍档案的利用范围

为了积极拓展学籍档案的利用范围,扩大学籍档案的利用空间,使学籍档案在更大的限度里和更广的范围内被充分利用,以发挥学籍档案的作用,高校学籍档案真实地记载了学生从入学到毕业整个学习过程,它具有准确性、唯一性和严肃性.为了保证学籍档案利用的严肃性,必须加强学籍档案的严格管理,严格遵守学籍档案利用的有关规章制度,定期、合理地对学籍档案进行鉴定,克服传统的不利于档案开放的管理经验和模式,把保密和非保密的学籍档案区分开来,及时开放非保密档案,使之得到充分利用.

(四)深化学籍档案编研

档案信息检索工具是揭示档案馆（室）保存的内容和成分、积累档案线索和查寻档案材料的手段,也是提供利用的一种工具.只有检索工具编制得利学适用才能增加检索深度和广度,提高查准率和查全率,更有效地揭示档案信息.为了满足档案利用者查找信息的求全、求准,求快的需求,提高档案利用的怎么写作质量,多方面提供档案信息资源.由提供一次文献,逐步转变为提供二次文献、三次文献,编制二次文献、三次文献,做好档案的编目和编纂工作,是将一些问题一致、内容相同的档案信息集中编目进行报道、把档案信息工作进行系统化精炼,把复杂的、零散的档案信息进行有机的和必要的加工,多方面提供利用档案信息.根据单位内部的实际室藏情况,编制方便适用编研检索工具,如专业设置汇编、基础数字汇编、课程设置汇编、招生简章汇编等,这些已在工作中发挥了积极的作用,能有效地满足了人们档案信息资源的需求.

随着高等教育发展的不断深入,学籍档案管理工作将更加复杂和重要,开发利用好这些信息资源,可使这些档案资料成为今后工作的查考凭据,档案工作才会体现价值.