实行电费电子对账有效提升电费对账管理水平

[摘 要]本文结合江西省供电公司“电子到账通知系统”的建设,论述了“电子对账”给该公司电费资金管理带来的变化,分析了“电子对账”模式的优越性和取得成效,同时也对该模式下存在的风险提出了合理化建议.

[关 键 词 ]电费 电子记账 管理

中图分类号：F406.72 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）34-0134-01

营销管理工作的质量直接关系到供电企业自身的生存和发展,而电费管理工作的质量却又往往决定着营销管理工作的成败.近年来,国家电网公司提出并不断完善“三集五大”战略构想,积极构建“大营销”管理模式.为适应这一新的发展形势,按照江西省供电公司“循规为纲、强基为本、务实为要、创效争先”的工作要求,推出一种与大营销管理体系相适应的新型电费账务管理体系已是迫在眉睫.

一、研究背景

江西省供电公司电费账务管理采取省市县管理模式.即由各公司营销负责电费的计算、审核、发行、记账、对账及电费明细账的处理,财务部门负责电费总账的处理,资金由下逐级向上归集至省公司.原有的电费账务管理模式存在的主要问题有：

1.人力资源没有得到合理配置,工作效率较低

采用原始的人工对账模式,往往需要延迟一段较长时间才能完成账目核对、编制出银行存款余额调节表,严重削弱了银企对账的监督作用.加之对账员大多不能及时掌握银行资金动态,导致对账工作不及时、出现差错不及时查找原因、“到账确认”操作随意性强等问题出现,且人工对账工作效率较低.

2.营销、财务数据不一致

“业务分级管理,资金分层归集”的管理模式造成财务不直接掌握电费的应收和欠费情况,营销部门不了解财务部门的管理要求和电费到账的情况；同时考核时间的不一致,存在收妥和见票的差异,加之财务对营销缺乏有效的监管手段,形成了营、财“两本账”.

3.不利于管理人员真实了解各市、县公司电费回收情况

销账人员不能及时掌握电费资金的到账情况,加上手工处理环节多、员工工作责任心等原因,造成了一定的乱销账、空销账、销错账,使得营销系统中的收费金额与银行实际到账金额不符,财务部门和相关管理人员、领导只掌握一个“总数”,省公司对各基层单位无法掌握动态信息,也不能真实了解电费回收情况.如果缺乏完善的内控监督手段,在途资金管理上存在脱节,则极易引发违法违纪事件,给企业经营带来了风险.

二、“电子到账通知系统”内涵及流程

江西省供电公司与工商银行、建设银行、农业银行、中国银行、农信社等主要银行开始共同建设“电子到账通知系统”,并于2013年分批次在全省各市、县公司中推广应用.

电子到账通知系统是在全面分析当前业务模式和系统功能基础上,以营销业务系统为基础,改造和扩充银电联网接口,通过一定的规约,将银行进账单和营销系统解款记录建立关联,实现电费收费信息和银行回单自动勾对,达到资金入账和到账处理监控功能.

电子到账通知系统根据用户交费的不同方式,分别设定了客户主动付款、营业厅自主收费、特约委托、代收代扣这几种业务类型,对每种交费场景下银行与营销系统信息的交互进行了约定.

1.供电公司自主收费

供电公司自主收取的电费资金,在存款时,由在银行进账单上打印由电力营销系统生成的银行单据,由银行柜面人员录入银行系统,当该笔资金到账后,在银行发给供电公司的电子到账通知中,包含该银行单据等业务信息.

2.特约委托收费

供电公司交送银行的特约委托凭证上,打印由供电公司生成的银行单据,由银行接收人员录入银行系统,当该笔资金托收成功并到账后,在银行发给供电公司的电子到账通知中,包含该银行单据等业务信息.

3.银电联网代收

银行方每日进行代收电费交易对账时,生成银行单据,作为代收电费对账文件的组成部分,发给供电公司.在该批次资金到账后,在银行发给供电公司的电子到账通知中,包含该银行单据等业务信息.

4.银行代扣

银行方在代扣业务扣款完毕,返回供电公司代扣电费结果文件时,生成银行单据,作为代扣电费结果文件的组成部分,发给供电公司.在该批次（代扣电费文件对应的所有收费）资金到账后,在银行发给供电公司的电子到账通知中,包含该银行单据等业务信息.

5.客户主动付款

由客户主动通过银行转账渠道柜面向供电公司转账缴纳电费时,银行系统要求客户提供在供电公司的用电客户编号,银行系统录入该编号后,向客户显示“用电客户名称”,由客户确认无误后,银行系统方进行转账受理,同时为该笔业务生成银行单据,并在系统中记录该业务流水号及客户的用电客户编号等信息,向客户提供的进账回单上上打印该银行单据.在该笔资金到账后,在银行发给供电公司的电子到账通知中,包含该银行单据、用电客户编号、业务发生网点等业务信息.

三、电子对账的成效分析

1.实现对银行账单无一疏漏的监管

因规范电费账户管理和严格电费资金入账,电费账户得到近一步缩减,由2012年的380个缩减至286个.公司286个电费账户,其中269个分布于中、农、工、建、农信社五家银行电费账户的资金每日自动传入营销系统,17个其他银行账户资金人工导入营销系统,每笔电费资金均纳入监控范围,在营销系统中从资金的入账至到账确认、凭证制作、记账,各操作环节均留有痕迹,使在途资金管理更为严密.

2.营销账务模块得到重新规划梳理现有营销账务的业务情况及差异,分析现有业务,统一业务模式,建立帐套、设置科目和核算规则,特别是增加了“到账确认”环节,加强了对电费资金的管理与监督,提高电费资金到账的准确性.经过电子到账通知系统的应用,营销帐务管理界面更加清晰,营销帐务管理水平和业务能力得到明显加强,工作差错显著减少.

3.实现电费资金的过程管控和闭环管理

将银行到账信息准实时传递到营销系统,有效加强了对电费资金的管控,消除了在途资金监控“空白”,实现供电企业电费资金收存至到账确认的闭环管理.通过账务模块的应用,督促各应用单位严格按照账务管理工作流程要求,严格对各单位日结、解款、解款确认、到账确认、月末关账各环节操作的及时性、准确性考核,对“到账确认”和“凭证审核”两个环节加强管理与监督,加强电费资金到账的准确性.经过8个月的实用化进程,目前每月的日结记录、银行单据对账率均保持在99%以上.

4.提高对账工作效率和准确率

营销账务对账工作由人工向系统管理的转变,由手工对账向自动、规则对为主、手工对账为辅的转变,有效降低了人为干预账务数据的可能性和风险,提高了对电费已达账项进行到账确认的对账率、准确性和时效性,使电费账务管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来,为缩短电费账务核对周期赢得了时间.

5.加快电费回收速度

营销人员可以及时从系统中取得在途资金数据,提高对在途电费的管控能力,准确高效地定位未达账项,及时发现可能欠费或正在拖欠电费的供电客户,为未达账、差错账提供有效的监督,并采取积极有效措施,立即展开对这部分用户的电费催缴工作,缩短电费在途资金的流动时间,减少欠费事后清缴的难度和呆坏账的产生.提高了电费预警程度,加强了对应收电费余额的监控,促进了电费资金回收指标的顺利完成,最大限度地保护供电企业的合法权益.

四、结束语：

电子到账通知系统的应用,是江西省电力公司电费账务集中管理上在起步阶段的一项重点工作,要实现电费账务集中管理的远期目标,最终在中、农、工、建、农信社等主要银行开立“一行一户”电费账户,取消各地市、县公司的电费账户,进一步压缩银行账户、实现集中资金、统一调度,对公司财务资产部、营销部和各市县公司都是全新课题,还需要开展深入研究.在后期的建设过程中,要注重对人员业务素质的培训、工作责任心的培养；加强各层级之前的协作配合；对银行账户合并后,如何进行电费资金分配；实行电费资金上缴考核等问题要提前研究分析,为后期营、财数据无差异,实施“营财集成”奠定坚实基础,以确保电费账务集中管理工作稳步推进.