DT分公司销售业务内部控制制度设计

【摘 要 】DT煤炭集团公司是一个归国资委直管的大型煤炭企业,有“煤炭―电力―建材、煤炭―焦炭―化工”两条产业链.本文主要针对DT煤炭集团公司分公司的产品销售业务进行分析.

【关 键 词 】内部控制 销售业务

一、产品销售业务内部控制制度的目标

在设计销售业务的内部控制制度时,首先应该根据经济活动的内容和管理要求,制定内部控制目标,然后选择相应的内部控制要素,组成控制系统.一是建立销售业务的授权批准、职务分离制度,维护产品的安全与完整,二是登记入账的销售业务确系已经发货给真实的顾客,三是登记入账的销售数量确系已经销售的数量,并已正确开具收款账单并登记入账,四是销售业务的分类正确,正确、及时记入明细账,并经正确汇总.

二、产品销售业务内部控制具体控制流程

（1）销售计划.销售计划是指企业在进行销售预测的基础上,结合企业自身的生产能力,设定总体的销售目标额及不同产品的销售目标额,并且为了能实现该目标而设定的具体营销方案和实施计划.只有目标明确才能建立正确、严谨的内控制度.

（2）接受顾客订单及签订销售合同.销售合同一般由销售部门与购货单位签订,合同应载明本企业与购货单位之间就产品销售过程中的有关品种、质量、数量、、交货方式、交货期限、付款方式、交货地点、违约责任等方面达成一致意见,并以此作为规范销售行为的直接依据.销售合同的副本要送一份给财务会计部门.

（3）批准赊销信用.赊销标准是由信用部门根据管理当局的赊销政策,以及每个顾客的已经授权额度进行.信用部门在收到销售单后,将销售单与顾客已经被授权的赊销信用额度与至今尚欠的账款余额加以比较.赊销批准职能应与销货职能分离,以避免因盲目扩大销售而使企业承受信用风险.

（4）开具销售通知单.根据批准的顾客订单或销售合同开具预先编号销售通知单,分别作为批准赊销、审批发货、记录发货数量以及开具的授权依据.销售通知单连续编号便于核对和清点,将销售单按顺序归档,再由其他人员定期检查编号的连续性,可以防止重复开具单据或重复记账.

（5）按销售单装运货物.装运部门只有在收到经过批准的销售单时才能发送货物,在装运前,必须核对提取商品内容与销售单一致.将按销售单发运货物与仓库按销售单供货的职责分离,可以避免装运部门未经授权装运货物.装运凭证是一式多联、连续编号的提货单,装运凭证连续编号便于核对和清点,将发运凭证按顺序归档,再由其他人员定期检查编号的连续性,可以防止重复开具单据或重复记账.

（6）销售核算.在销售核算中,应关注以下三个关键点的控制程序：一是记录人员与处理销售人员应相互分离,二是非授权人员不能接触销售记录,三是由复核人员独立检查销售核算的正确性.

（7）和记录、银行存款收入.转账结算的销售业务,收款员应核实其通过银行转账的款项是否已确实到账,客户拿来支票和汇票结算的,应按有关支票和汇票收受程序,挂账结算的,应审核其有无经规定的程序批准或合同上有无此约定.出纳员及时、如数将、支票和汇票送存银行,会计及时登记账簿.

（8）企业与客户定期对账.在定期核对中,应关注以下二个关键点的控制程序：一是企业应由独立于出纳、销售人员及应收帐款记账人员定期寄送对账单,二是为保证该项控制的有效性,企业应指定独立于出纳、销售人员及应收账款记账人员进行处理.

（9）售后怎么写作.企业应当完善客户怎么写作制度,加强客户怎么写作和跟踪,提升客户满意度和忠诚度,不断改进产品质量和怎么写作水平.

（10）内部核查程序.一是检查销售与收款业务相关岗位的设置情况,重点检查是否存在销售与收款业务不相容职务的混岗现象,二是检查销售与收款业务授权批准制度的执行情况,三是检查的连续性、计价和计算的正确性、及所附原始凭证的真实性.

三、销售过程中产生的风险及应对措施

第一,库存量风险.煤炭属大宗产品,从生产到洗选加工直到销售,有一定的生产周期.客观要求一个合理的库存量.库存量的高低直接影响着销售和流动资金的周转,库存量过大会影响煤炭质量和加大成本支出（场地占用费、自然消耗）.制定合理的库存量指标,确定库存量最大风险预警线,是提高经济效益的重要环节.

第二,风险.是市场营销中一个非常重要的砝码,它是写卖双方拍板成交的制衡点.煤炭销售同样也是市场竞争的重要条件.在目前煤炭市场竞争无序的情况下,的管理是一项十分复杂的工作.

第三,应收帐款风险.企业时刻保持合理的的资金流是企业持续发展的源泉.应收账款的及时回收是每个企业在市场营销过程中必须重点考虑的环节.制定应收帐款风险管理,确定最高应收帐款预警线,采取断然措施,可使企业免受其害.

具体措施：

（1）建立营销风险责任制.明确营销风险责任是防范营销风险的前提条件.只有企业市场营销业务流程各个环节的工作人员都承担并履行与本人工作相关的风险防范职责.营销风险才能得到有效的防范和遏制.

（2）建立营销风险审查制度.导致营销风险发生的因素十分复杂,有时一般业务人员很难完全辨别清楚.因此.必须建立营销风险审查制度.由专门机构和人员对营销活动中可能发生的风险进行审查把关.

（3）加强销售合同质量管理.企业应结合产品销售及货款清收情况.进行销售合同管理与风险预测.通过组建规范的市场营销管理体制、营销制度,对用户的资信进行管理、分析预测,将最大限度地规避营销过程中的风险.提高企业在市场经济中的竞争能力.

参考文件：

[1]李心合.会计制度的信誉基础[J].会计研究,2002.

[2]朱荣恩.关于中国企业内部会计控制应用效果的问卷调查[J].会计研究,2004.

[3]杨琦.信息技术对企业内部控制影响分析与对策[J].审计与经济研究,2005.