应对电子档案档案管理

摘 要：信息化快速发展的同时,产生了数量庞大的电子档案,而相当多的电子档案正处于失控状态；如何面对电子档案带给管理者的挑战,担负起延续历史、传承文明的重任,成为档案管理者探析的问题.

关 键 词：信息化；电子档案；管理创新

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1672-8122（2013）09-0152-02

近年来,世界各国信息化发展进入了快车道,我国的信息化应用也进入大发展阶段.新技术的应用为社会各行各业带来极大的便利,但与此同时产生的大量的电子文件,则为档案管理者带了很大的困扰,如何应对新的问题与挑战,需要档案管理者以更大的智慧和勇气,积极创新档案管理.

一、电子档案产生的背景

自从1946年,世界上第一台计算机诞生以来,信息技术的发展可谓日新月异.与此同时,电子文件的的飞速发展与广泛普及已是大势所趋.人们普遍认为,纸张的发明与推广是人类记录历史上的第一次变革,当下,正在发生的电子文件代替纸质文件,则很容易被理解为人类记录历史上的第二次变革.而档案是什么?其本质就是原始生活的记录.尽管记录的载体发生了变化,但是本质却是同样的.

那么,就出现了一个问题,这个问题给他的管理者带来了极大的困扰,即：发生了载体转变的巨量的电子档案如何有效管理?

二、电子档案管理的现状

(一)电子档案更难鉴定

国家档案局在2003年7月28日颁布的《电子公文归档管理暂行办法》（以下称《办法》）第二条称：“本办法所称的电子公文,是指各地区、各部门通过由国务院统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据.”那么,问题是,随着各行各业信息化技术的应用,例如不同办公管理软件的应用,由此产生了不同形式、不同规格,可谓各式各样的电子文件.如何在复杂多样的电子文件中鉴定出什么是可以作为档案归档的电子文件,仅仅依照上述《办法》显然是不能的.

窃以为,首先,可以被称为电子档案的电子文件与可以被称为文书档案的文件是同样道理的,两者在本质上一致的.传统的纸质档案,大多是由文件归档形成的,即,具有长期保存价值的非现行文件.同理,并非所有的电子文件可以称作电子档案,而应当是具备了一定的保存价值和利用价值的电子文件,并且被归档.与传统纸质文件进化为文书档案不同的是,电子文件在转化为电子档案的过程中,还应当具备两个特性：一是必须为真实可靠的反应人们生活工作的原始记录,同时还要具备内容不能被轻易修改的特性,这就要求电子文件在转化为电子档案的过程中,电子文件的格式应当局限为PDF等不易被修改的格式；还有一个需要注意的是,电子档案必须具有长期可读性.因为,随着新技术的革新,或许经过一段时期,会发生因为人们读取信息设备的改变,而导致今天我们花费了大量人力物力所保存的电子档案出现无法顺利利用的囧态.“我国90年代举办的一次重大的国际体育比赛的电子文件目前已完全无法读取,20世纪80年代开展的一次重要的全国普查活动的99%的原始数据已经丢失,某市政府大批20世纪80年代生成的电子文件无法读取[1].正因为上述原因,电子文件在鉴定为电子档案的过程中比传统的纸质文件更加困难.

(二)电子档案管理失控

通过了解,现今大部分的档案馆对凡是属于国家所有的、具有保存价值的实体档案都进行了归档、保存.但对于大量的电子文件产生的电子档案,却很少有档案部门将之列入工作议程.（部分档案馆在尝试收存一些电子档案,但没有一个标准、科学的依据）另外,各个电子档案产生单位没有相应的电子档案管理制度.

正所谓,没有规矩,不成方圆.因为没有相关制度,各单位的电子档案要么没人管理,要么处于不科学、无序、混乱的管理状态,甚至于因为各种原因,导致大量珍贵的电子档案损毁、丢失而造成无法弥补的遗憾.可见电子档案管理已经失控.

(三)电子文件法律体系欠缺

在许多国家,电子文件的证据效力已得到法律认可,而且法律强制政府机构和公司有效管理电子文件,以保留业务活动证据.在1998～1999年美国司法部针对微软公司的诉讼案件中,诉讼双方向法庭呈送的大约3000份证据大多数是电子邮件,美国司法部一位高级官员说,电子邮件正是这次诉讼的一场革命[2].我国在2004年通过了《中华人民共和国电子签名法》,确认了部分电子文件的法律效力,但在一些方面还存在局限性和不适应性.电子文件法律体系亟待进一步完善.

(四)电子档案归档率很低

我国目前电子文件的利用率很低,电子档案的利用率就更低了,这造成了大量纸张的浪费.据四川省政府估计,推行无纸化办公,一年可节省纸张约630万张[3].在国家爱积极倡导绿色环保的今天,仅从保护环境,推行绿色办公的方面讲,电子文件代替纸质文件都是应当被加快推广；科学技术是第一生产力,相比电子文件及电子档案的应用,传统的纸质文件和电子档案在利用方面效率十分低下,改变这一影响工作效率的局面刻不容缓.

(五)档案人才匮乏

所有的工作都是围绕人开展的,尤其是具有一定才能的人.目前,在我国电子文件管理没有相应的职业,其中大多数是非计算机专业的人员收集档案,即使是专业的档案员也很少在具备档案管理知识的同时具备较好的计算机技术,由此不难看出,在信息化的大背景下,档案界缺乏一支高素质的管理队伍.电子文件及电子档案管理人才的匮乏,极大制约着我国电子档案管理事业的可持续发展.

三、电子档案管理创新

面对新生的事物,人们往往会有抵触或戒备的心理.电子文件的出现,甚至于趋向替代传统的纸质文件,这一形势必将成为历史的必然.面对这一必然趋势,电子文件的缔造者,即电子文件生成者与电子文件成为电子档案的管理者应当改变传统观念,正确地认识这一变化,以迎难而上的积极姿态迎接新生事物挑战.（二）领导组织创新

信息化发展到今天,在电子文件逐渐取代传统纸质文件的过渡期这一关键历史阶段,需要充分发挥领导者的组织创新管理能力,纵观历史,优秀的人才在历史的某个阶段产生的历史的推动力往往是难以估量的.这就要求各级档案领导干部要乐于学习计算机等信息化技术,只有领导干部了解了信息化技术,才能更好的领导档案队伍,更好地开展信息化建设,而只有领导干部带头组织开展信息化建设工作,才能有更有效地管理信息化工作产生的巨量电子文件,也才能为档案管理者提供高品质的电子档案材料,为形成高质量的电子档案和方便高效的保存、利用电子档案奠定基础.

档案的管理是一项长期性、系统性的工作,电子档案的管理更是一项需要着眼当前、放眼未来的伟大工作.这项工作的有效开展不仅仅需要今天的领导干部具备开拓创新的思路和巨大的智慧与勇气,更需要一项完整的机制来保障电子文件有效归档,成为电子档案.如此才可以避免领导干部换届导致工作政策的反复.在国家带头起草一系列的电子档案归档办法及制度后,各级各类档案管理部门也应及时的,结合本行业、本单位实际,制定行之有效的电子文件材料归档制度,为电子档案的建设事业持续地保驾护航.

任何事业的发展,都离不开人才的培养,电子文件的有效管理,更是需要一只思想素质较高,专业素养较好的的管理队伍.目前,因为各种原因,例如：档案工作者待遇偏低、社会地位不够高、人们认知度偏低等原因,导致档案管理部门很难吸引到高学历、高素质的专业技术人才,现有的档案管理人员往往是其他部门临时调入档案机构的.因而,应该从国家层面上制定相关鼓励政策,比如落实对档案工作者有毒有害物质保护的待遇,加大对档案工作者学习与培训,尤其是从政策和资金上鼓励涉及到电子文件及电子档案信息化技术研究与开发方面的研究,在各类大专院校开设档案学专业的基础上,进一步设立档案信息类的公共选修课,培养年轻一代对档案、电子档案的认知,从而逐渐提高全社会对档案工作的了解.

总之,电子文件到电子档案的有效管理和利用,看似简单,实则还有相当长的路要走,既需要具备好的外部环境条件,即人们对电子文件及电子档案的正确认识,国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备,需要人们对信息化人才队伍的建设等条件.前面有困难,但路还要走下去,电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速,这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战,从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案,传承好人类历史的文明与记忆.