高职高专院校档案员队伍建设现状

摘 要：在安徽省旨在建立职教大省的背景下,高职高专院校得到蓬勃发展.档案工作是高职高专院校的重要基础工作之一,而档案员是高校档案队伍中一支不可缺少的力量,是做好档案工作的重要保证.然而,高职高专院校档案员的特点与工作环境和本科院校有着很大的区别,如何在高职高专院校建设一支高素质的档案员队伍值得探究.本文通过问卷调查了解高职高专院校档案员现状,详细分析数据统计结果,探讨促进高职高专院校档案员队伍建设的方法.

Abstract：InthebackgroundofAnhuiprovincetoestablishvocationaleducation,highervocationalcollegeshebeenbooming.Archivesworkisoneoftheimportantbasicworkinhighervocationalcolleges,andpart-timearchivistsisanindispensableforceofUniversityArchivesteam.Theyaretheimportantguaranteeofarchiveswork.Thereisabigdifferencebetweenvocationalcollegeandcollegespart-timearchivistcharacteristicsandworkenvironment,howtobuildahigh-qualityvocationalcollegepart-timearchivistteamworthexploring.Thispapersurveystounderstandvocationalcollegepart-timearchivistsituation,takesadetailedanalysisofthestatisticalresults,discusseswaystopromotevocationalcollegepart-timearchivistteambuildingapproach.

关 键 词：高职高专院校；档案工作；档案员

Keywords：highervocationalcollege；archiveswork；part-timearchivists

中图分类号：G472.4文献标识码：A文章编号：1006-4311（2013）30-0234-03

0引言

档案工作是高校各项工作的重要组成部分,是办学理校的重要基础工作,是维护学校历史真实面貌的重要工作.档案员队伍整体的档案意识强弱,业务素质高低直接决定着高校档案工作的好坏.为了充分了解高职高专院校档案员的建设现状,选取了安徽地区12所高职高专院校相关人员进行了交流和问卷调查,筛选其中10所学校的专职档案员有效问卷10份、档案员有效问卷62份进行统计,真实反映了安徽地区高职高专院校档案员队伍现状,为研究如何促进高职高专院校档案员队伍建设提供了第一手资料.

1档案员队伍建设现状分析

1.1档案员基本情况分析

1.1.1数量问卷统计结果显示40%的学校档案员数量在6-9名；60%的学校档案员数量在9名以上.档案员基本可以覆盖到各个职能部门及教学部门.

1.1.2年龄和学历调查中发现高职高专院校中档案员以中青年为主,档案员中72.58%年龄在35岁以下,24.19%年龄在35～50岁,3.22%年龄在50岁以上.档案员主要在各部门从事行政、教学管理工作,93.54%以上具有本科及以上学历.

1.1.3稳定程度根据档案员反映37.10%的人所在学校档案工作人员队伍非常稳定；45.16%的人反映档案员队伍近年略有调整；17.74%的人反映学校档案员正常更迭.没有一例反映队伍变动频繁.说明档案员队伍比较稳定,有利于档案工作开展.然而,统计在作为档案员工作年限中,发现37.10%档案员从事档案员工作在2年以下；40.32%档案员从事该工作在3～5年之间.从事档案工作年限大多比较短,与各大本科院校众多“老档案”对比明显.

1.2档案员业务素质分析

1.2.1产生方式档案员的产生方式是选拔档案员的门槛,调查表明24.19%的档案员是通过协商产生的；48.37%的档案员是依据工作内容定下的；14.52%的档案员是通过直接任命产生的.在档案员产生方式上,只有14.52%的档案员是自我推荐或者根据专业适合度产生的,两项占比较少（如图1）.

1.2.2专业程度调查中发现几乎所有档案员都不具有档案专业背景,85.48%的档案员没有档案专业职称,具有助理馆员或者馆员职称的档案员仅占14.52%.档案员专业背景不尽人意.

在档案工作的熟悉程度调查中,88.71%的档案了解或者部分了解高校档案工作制度；而对于兼管的档案工作,29.03%的档案员选择“十分熟悉”,51.61%档案员选择“较熟悉”,只有19.35%的档案员不太熟悉兼管的档案工作.这说明档案员后天自我学习性较强.

1.3档案员工作环境分析

1.3.1单位支持力度在所在学校支持力度的调查中,数据统计结果成两面性：35.48%的档案员选择无支持；而64.52%档案员所在单位给予“充足工作时间”、“提高待遇”、“鼓励参加培训”等不同支持（如图2）.由此我们进一步分析档案员对单位支持力度的满意程度：14.52%选择“非常满意”,38.71%选择“较满意”；43.55%选择“一般”；3.23%选择“不满意”.总体来说满意与否各占一半,不同高职高专院校差异较大.

1.3.2档案员工作量为了全面反映档案员工作量的情况,问卷从工作压力、工作强度、档案工作占比三个方面进行调查.

通过图3、图4的数据对比,我们发现77.42%档案员反映压力较大,比重较大；反映工作强度较大的占48.39%.根据表1档案工作占档案员总工作量比重中：24.19%档案员选择档案工作占总工作量二成以下；67.74%选择占四成以下.综合分析数据表明档案员工作强度和压力普遍偏大,但是档案工作影响并不是主要原因.通过交流我们发现由于高职高专院校这几年蓬勃的发展,短期内员工短缺现象比较普遍,这些是造成档案员工作压力和工作强度偏大的主要原因.

2存在问题及面临的困难

2.1档案意识依旧不足经过档案事业的发展,各个高职高专院校档案意识已经有了较大提高,突出表现在各个高职高专院校档案室机构的成立,各项档案工作制度陆续出台,档案工作网络的形成.

然而高职高专院校整体档案意识仍然不高,往往是档案工作分管领导档案意识较强,其他领导档案意识薄弱；档案工作主管部门档案意识较好,其他部门档案意识较差；专档案员重视档案工作,其他教职员工却忽视档案工作.尤其是那些非档案工作主管部门,这些的部门的领导是否重视档案工作将直接影响到档案员工作.

2.2档案员业务素质普遍不高,工作多,影响归档质量档案员业务素质来自于专业背景和后期培训教育及自身钻研.第一,目前高职高专院校的档案员基本没有档案专业背景,很多也不具备兼管的档案类别专业背景；第二,培训方面.高职高专院校档案部门本身实力有限未能有针对性组织相关档案业务培训；学校领导往往不鼓励档案员参加外界活动.割断了档案员的一个重要知识获取渠道；第三,档案员多为行政、教学管理人员,工作内容比较杂,比较多,也没有多余时间钻研档案工作.这些就造成了高职高专院校档案员业务素质普遍不高的现象.

2.3缺乏考核奖惩机制,影响工作积极性多数高职高专院校绩效管理、考核机制尚未建立.档案员平时默默无闻地做着收集、整理等繁琐工作,却又不被别人理解、重视.工作量难以统计,工作成绩难以得到认可,待遇难以得到提高.

3如何建设高素质的档案员队伍

高职高专院校档案员队伍整体的档案意识强弱,业务素质高低直接决定着高校档案工作的好坏.建设一支高素质的,能够适应高职高专院校发展的档案员队伍,是高职高专院校档案工作的当务之急.

3.1树立全校档案意识档案工作不仅仅是个别人物的事情,而是上下一体涉及学校方方面面的事情.高职高专院校档案意识的树立已经进入到新的阶段,这个阶段更强调档案工作是全校的工作,而不仅仅是档案部门的事情.因此我们在树立全校档案意识的时候,一方面要向学校领导灌输档案工作的价值性,另一方面也要向各部门宣扬档案工作的重要性.树立了全校的档案意识,也就为档案员工作提供了良好的外部环境,这是建立高素质档案员队伍的基础.

3.2谨慎选拔档案员,把好关口多数档案员的产生通过协商或者工作性质来进行选拔的.但是仍然存在很多学校,档案员的选拔过于随意,很多部门任用新进人员甚至聘任担任档案员,由于不熟悉部门工作内容,流动性大,往往很难胜任此项,也是使档案工作在部门工作上被边缘化.

高素质的档案员队伍要求档案员人员稳定和业务经验累积,我们应该以谨慎的态度去选拔档案员,档案部门要主动介入,选拔档案员时要考虑政治素养、专业背景、业务经验、个人态度等方面因素,确保选拔出的档案员可靠、热爱档案工作、专业素质过硬、可塑性强.这样就有了高素质档案员队伍的基础.

3.3多形式并举,加强对档案员培训了解档案员最迫切需要什么类别培训是做好培训工作的基础,通过调查得到如图5数据.

从图5中不难发现档案员最希望接受档案实务、档案基础知识和业务档案培训.我们在对档案员的培训中要坐到多形式并举、有针对性.

外聘专家集中培训.首先要加强专业基础知识教育；其次要进行档案实务培训和业务档案培训；内部培训指导.档案部门应在每年的归档工作之前组织一次专门培训,以保证立卷质量和归档工作的顺利进行.

另外,培训形式要不拘于讲授这种传统方式,结合实地考察方法,去优秀的档案馆考察,借鉴别人的工作方法.培训中可以通过实践模拟等方式让受训者快速、直观的学会档案工作要领.

校外培训、交流.集中培训、内部培训对档案部门要求都较高,而校外培训易实现,对学校档案部门要求较低.学校应该鼓励档案员参加与其档案工作相关的各类校外培训.通过培训提高专业素养,加强与同行的交流.

3.4建立良好的档案员工作环境

3.4.1建立绩效管理和考核机制为了调动档案员的积极性,提高业务素质,应当建立绩效管理和考核机制.我们需要寻找一种适合档案工作性质的管理方式和考核机制.

由于档案工作的前导性和过程性特点明显,可以建立基于过程方法的绩效管理模式,通过计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、处置（Action）等四个环节实施管理,由档案部门组织实施.首先,编制档案员岗位职责,明晰工作内容和责任；其次,进行绩效沟通,由于档案员工作较多,档案工作受干扰情况时有发生,对档案员进行监督、指导与控制是十分必要的.要通过及时、有效的绩效沟通,及时纠正工作误差；再次,实施绩效考核.对档案员的考核指标体系应由业务能力、收集范围、归档质量三方面组成.实行定量考核.档案部门应建议对档案员绩效考核,例如采取360度考核方式,将其各项工作活动都列入其中,积极争取扩大档案工作所占的权重；最后,绩效反馈.及时将考核结果汇报给学校领导,设立奖惩方式,反馈信息.

3.4.2拓展档案员发展空间档案工作需要一支稳定的专档案员队伍,但这不是限制档案员的发展空间.事实上,限制了档案员的发展空间,反而使其对档案工作产生厌倦的情绪.学校在人事变动时应多考虑档案员,适当的对档案员进行调动既符合档案员队伍建设要求,也符合档案员职业发展要求.

3.5探索新方式

3.5.1工作月制度为了充分保证档案员的档案工作时间,提高部门归档的质量,设立工作月制度是个不错的选择.具体而言,根据不同部门的工作性质,专门设立某一个月作为档案工作月.档案人员日常做好常规性工作,档案工作月中应高质、高效的完成本部门档案的收集和归档工作.

3.5.2馆（室）帮扶档案局为了促进档案工作的全面提升成立了档案协作组.高职高专院校也有自己的档案协作组,协作组内档案工作水平也有优劣之别.限于高职高专院校的办学规模,档案部门水平普遍不如各大本科院校,特别是在业务档案、科技档案的管理水平上差距很大.若能在高等院校中试点,由较好的高校档案部门对口帮扶某一所甚至是几所高职高专院校档案部门,将会对迅速、有效地提高高职高专院校的专档案队伍的素质,进而提高其整体档案工作水平.

增强全校的档案意识,全面提高档案员的政治素养和业务素质,建设高素质的档案员队伍,将会促进各部门档案工作的规范化、科学化,推进档案事业全面、协调和可持续发展,更好地怎么写作于高职高专院校教育教学和各项管理工作.