文秘专业学生***能力的培养

点赞:27932 浏览:130208 近期更新时间:2024-01-15 作者:网友分享原创网站原创

【摘 要】文秘人才培养主要以能力提升为本位.文秘专业学生作为未来企事业单位文秘工作者的中坚力量,在培养的过程中,应该把公共关系学与文秘学科交叉综合,让文秘专业学生进一步了解公关与文秘工作的关系,树立公关工作的意识,加强公关技能的训练,提高文秘人员的公关能力,对于提高文秘工作者的整体素质、综合能力、实践能力,具有重要的现实意义.

【关 键 词】文秘专业;公共关系;公关能力;培养方法

中图分类号:G64文献标识码:A文章编号:1006-0278(2012)06-144-03

文秘专业主要是面向企事业单位培养秘书人员和文职人员,文秘工作主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、院校内的一种行政工作,其主要的职能是辅助管理,综合怎么写作.主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访,组织会议、调查研究、处理信息、事务,参谋咨询、联络协调等.从文秘工作所做的各项工作中可以看出,文秘工作覆盖面广,内容复杂,需要文秘人员具备较强的素质.

此外,秘书人员常常要代表组织参加对内对外交流活动,这些都涉及公共关系的问题.公共关系学是一门应用性很强的综合性社会学科,与文秘人员的工作有很大的联系,因此就需要培养文秘专业学生的公关素质,使其具有一定的公关能力.秘书人员的公关能力在工作中具有举足轻重的作用,具备良好的公关素质对于秘书人员极其重要,那么做为文秘专业的学生,在学习过程中就需要提高自己的公关能力,培养使自己成为专业的技术性人才.

一、 文秘专业学生具备公关能力的必要性

公关能力是指一个人在社交场合的介入能力、适应能力、控制能力,以及协调能力.秘书工作与公共关系有着天然的联系,在秘书人员所从事的一切实际工作中,无不渗透着公共关系的因素.如果一个秘书公关意识淡薄,没有较强的公关能力,可能会导致信息失灵,不能更好的与公众进行信息沟通和协调关系.而对于今后从事文秘工作的文秘专业学生来讲,只有具备较强的公共能力,才能:

(一)树立起正确的公关目标

公共关系的目标是树立企业良好的形象,具备良好的公关能力,使文秘学生有培养学生在为企业努力达成既定的公关目标时,既要考虑企业利益,又要顾及公众需求,既要着眼于企业的暂时利益与长远利益,还要重视社会效益.秘书人员具备良好的公关能力,就能够为企业从全局的高度、长远的角度和整体的立足点来帮助企业确定正确的经营目标和发展方向.

(二)运用正确的公关技巧

公关能力能让文秘学生正确的把握公共关系的原理和技能,能够正确的应用到领导和公众的怎么写作中,秘书人员的主要职责就是辅助领导参谋决策,这种怎么写作职能能够使秘书工作者更好的在市场竞争中更科学的利用"天时"、"地利"等因素,为企业赢得更大的竞争实力.

(三)更好地履行好文秘职责

公关能力在具体的文秘工作中主要体现在搜集信息、参与领导决策、传播沟通、组织协调,教育引导上.文秘人员会经常代表组织与公众进行传播沟通活动,从中充分估计并克服在传播沟通中遇到的各种沟通障碍和干扰,并选择恰当的沟通方式、努力提高与公众传播沟通的效果,博得公众的理解与支持,为企业的发展提供前进的动力①.

(四)更好地发挥自身的综合素质

公关能力能够正确的反应文秘工作者的思维敏捷能力、反应迅速、行动果断的魄力,判断和分析问题的能力.合格文秘工作者具有务实、求真、创新的精神,具备善于捕捉信息、甄别特别情况、妥当协调关系的能力,这些都必须要求文秘学生具备完善的公关素质,有很强的公关能力水平.

二、文秘人员应具备的基本公关能力

(一)组织能力

文秘人员是领导的参谋助手,起着侧面领导的作用,所以必须具有较强的组织能力,不仅仅要善于周密地设计和筹划相关活动的目标和计划,为实现目标计划制定相应的具体方法和步骤,而且要善于从事实际组织的工作,在行动中有条不紊的完成相关工作.

(二)表达能力

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文字表达:写作能力是体现文秘人员水平的重要衡量标准.文秘人员所写的相关文章除了一部分是领导自己所需要阅读的文件,很多都是要与外界组织相互传阅的公文文章,如请示,通知,调查报告,这些都需要文秘人员具有扎实的文字功底和熟练地写作水平.

语言表达:文秘人员是联系组织上下,内外联系的重要纽带,需要经常出席有关的座谈会,商务谈判,社会交际等场合,有时需要代表组织介绍情况,解释政策,阐述观点.因此文秘人员与公众的交流沟通是否有效,很大程度上取决于本人的表达能力.

(三)社会交际能力

秘书人员要学会与各种人员打交道,要常常代表领导对公众进行广泛的沟通,他们只有了解不同公众的心理特征和行为特征,善于寻找交流的机会,遵循人际交往约定俗成的规矩,把握社会交往的技巧和艺术,不断拓宽组织和个体的交际范围,才能从容的走向各种社会场合.

(四)应变能力

文秘人员在工作中,常常会遇到一些棘手的事情,这就需要在自己不利的形势下扭转局势,在遇到突发事件是处乱不惊,以自己的语言和行动挽救可能出现的工作失误,需要文秘人员具有灵活的头脑,冷静的思考,果断的想法等.

(五)自我调控能力

文秘人员工作压力大,工作量多,工作时间不稳定,这些对文秘人员具有的自我调控能力要求较高,具备豁达大度,心平气和的性格特征才能胜任文秘工作.

(六)公关礼仪

现代秘书工作是以一种领导工作为主要怎么写作对象,以发挥参谋、助手作用为主要怎么写作形式,以处理信息为主要怎么写作或工作的怎么写作性职业.②辅助领导是秘书的天职,辅助领导的手段多种多样,以礼仪辅助是其中之一.公关礼仪是秘书人员所必须的修养,也是秘书人员公关的重要手段.

(七)实践操作能力熟练应用网络及多媒体是当今技术的发展对文秘公关人员能力提出的新要求.计算机和网络传播已经成为人类社会最重要的信息传播手段,也是秘书人员在公关工作中必备的,最普遍、最方便的信息沟通工作.在开展相关公共关系调查、公共关系方案策划、组织相关公关活动时,也要求秘书人员具备熟练使用相关多媒体设备的能力.

三、文秘专业学生培养公关能力现存的问题

秘书专业人才教育属于职业教育人才培养模式,而这种模式提出要加强学生的创新能力和实践能力.而当前高校秘书专业教学课程仍然采用传统的课程授课方式进行教学,沿袭普通教育那种注重理论教学、注重学科知识的完整性和系统性,轻视实践操作的教学模式.这种缺乏学生主体参与、主动探索的课堂教学,导致学生没有学习兴趣和强烈的求知,也没有创新精神和实践能力.另一方面文秘专业学生所使用的教材落后.由于科技信息技术的发展,信息传播速度快,相关新的理论知识和观点产生的时间也是在急剧缩小,而旧的理论知识已经很难应用到现实实际中来,需要有新的知识体系去认知社会的发展.

从秘书专业学生公关能力培养来讲,针对文秘工作者应该具备的公关能力及知识结构.结合当前文秘专业教学的现状,文秘专业学生的公关能力与合格文秘工作者有较大的差距.主要表现在

(一)组织能力方面

文秘学生没有较强的组织能力,仅仅局限在对书本知识的阅读和理解,而没有真正的运用到实践中.特别是对于已经即将毕业的文秘专业学生来讲,在四年的文秘专业知识学习后,很多学生都没有亲身经历如何去组织相类似的活动.或者是组织相关学生进行相关的比赛,文秘专业学生的组织能力很难得以运用到实践中体现出来.

(二)表达能力方面

秘书工作者在为领导怎么写作发挥参谋助手作用,很大程度上是通过撰写各种文稿体现出来的.这就要求文秘人员具备较强的写作能力.

语言表达能力主要表现为能说会说.从文秘专业课程设置来讲,在教学上,在文字表达能力方面,虽然开设了诸如文书学,写作学,应用写作学等课程,但学生们的写作水平整体还不够高,写作课程仅仅是在课堂教学中对相关写作知识的讲解和阐明.从学生自身角度上,缺乏主动地学习意识和求知愿望,未能将其真正的运用到实践写作上,写作能力较差.没有设置相关如口才学、公关口才、等能够提高学生语言表达能力方面的相关课程.

(三)社会交际能力方面

对于文秘专业学生来讲,学生时代主要社交活动也比较少,大多数社交能力都比较差,对于很多在就业以后需要面临的重大组织庆典活动,宴席宴请等都没有理性的认识于经验,对于文秘学生来讲很多社会交际中约定俗成的规则,习俗都很少触及.

(四)应变能力方面

文秘学生思维能力比较单一,对于相关问题或者相关事情欠缺乏一分为二看问题的意识,解决方法也比较笼统,不能够很好的处理相关事宜.虽然学习了相关公共公关危机方面的知识,但是还不能够将相关处理方法策略运用到实际生活中来,应变能力差.

(五)自我调控能力方面

文秘学生的自我调控能力较弱,对于情绪的控制等都缺乏较全面的思考.而且自身对待工作中一直重复的工作或者见习单位老师布置的任务以消极的情绪对待,自我调控能力差.

(六)公关礼仪方面

秘书人员处在组织的枢纽地位,也是组织的窗口,对内具有上承下达、协调沟通的作用,而且也是组织同外部交流,联络沟通企业外部公众的特殊通道.秘书人员会经常参与相关的宴会活动,知晓相关的宴会餐桌礼仪能够让自身在活动中应付自如,并掌握好分寸.

(七)实践操作能力方面

部分文秘专业学生的实践操作能力较弱,具体表现在对相关现代化办公设备,如打印机、复印机、传真机等不熟悉,操作生疏.对相关多媒体设备如投影仪,相机等不会操作,很难适应当前文秘工作办公电脑一体化的趋势.文秘专业属于应用性较强的专业,但是当前专业设置中并没有设立相关实验室,实践运用能力只能凭借平时的相关活动或者文件打印方面零散的用到相关办公设备.

四、提高文秘专业公关能力的措施

(一)完善课堂教学体系,优化课堂教学内容,改革相关教学方法,从各个方面培养学生的公关能力

1、培养文秘学生的组织能力

新时期对文秘人员的组织协调能力提高有了更高的要求.在公关课堂教学中,可以通过情景模拟,创设一定的情景,让学生以公关角色进入,来解决实际问题.可以在学校中举办相关文娱社会活动如举办秘书节活动,让学生作为承办方,通过搜集材料,社会宣传,方案的策划与制定等工作,让学生们从理论和实际相结合中,培养和提升组织能力.

2、培养学生的表达能力

公共关系的工作就是与公众沟通的过程.课堂上首先应训练的是学生的口头表达能力,可以通过演讲,教师提问,分析案例,活动交流等形式.表达能力的培养是循序渐进,普遍到个别的过程,在学生达到一定的基础后,教师可以在相关课程中训练学生的语言礼仪与语言艺术,让学生们懂得如何寒暄与问候,以及如何拉近与公众的距离,使文秘学生能够自如地掌握语言表达的技巧.③

3.培养学生的社会交际能力

社交能力是文秘人员的一项重要的才能.文秘人员的言谈举止是公众分析、判断和评价企业的实力和信誉的重要依据.因此教师要加强对学生见面礼仪、服饰礼仪、仪态礼仪的训练.开展必要的服饰礼仪实践课,通过自身的服饰穿着让学生们懂得现代秘书人员端庄典雅规范的着装要求.

4.培养学生的应变能力

培养应变能力,就是要让学生善于改变角度思考问题,及时了解掌握各种信息,提高预测能力.学生首先要了解公关危机潜伏性与突发性的成因,也要了解公关危机发生展的不同阶段和处理方法.引入公关危机公关案例,让学生们进行讨论分析,积极思考.提出有效的危机处理方案,使学生及掌握了理论知识,也培养了他们相关的处理危机的应变能力.5.培养学生的自我调控能力

因学生的意志、性格、爱好兴趣情感不同,那么对他们的调节和控制则需要在实际行动中进行锻炼.课堂中,教师可采取组建小团队的形式,每个团队成员分工合作,让学生们感受团队的力量,也能够相互学习,查漏补缺.此外要鼓励文秘学生积极参加校园文化活动,参加各种健康有意义的社会团体组织,让学生在团队中队自身的判断有理性的认识,塑造自己健全的人格.

(二)考核方式多样化,评分体系多元化

改变以往单凭一张试卷考核学生的考试模式,尝试多样化的考核评价方法.评分体系多元化,更新考试观念,主要以学生就业为向导,坚持以职业能力为主要考核内容,重视实践教学,重视对学生相关实践能力的考核.考试形式多样化,如闭卷、开卷、笔试、口试、朗诵、演讲、辩论、课题研究、文案策划、相关论文写作等考核方法.从考试方面全方位的考核文秘专业学生的各项能力,达到学以致用的目的.


(三)配备现代化的教学实验室

文秘专业是应用性的专业,建立相关的实验室,通过实际操作来培养学生的实践能力,通过对具体公关活动来提高自己的公关能力.文秘专业实验室应当包含与秘书工作相联系的模拟会议室、办公室、档案室、接待室等,这些模拟的实验室需要配备大量先进的办公设备.模拟的主要场景主要有文案的写作、接待客户、会议发言、档案管理,组织相关活动、布置会场、业务联系、危机事务处理等.

(四)完善见习、实习教育制度

文秘学生通过专业理论知识的学习后,就需要通过将自己的理论知识真正的运用到实践中来.文秘专业实习也是秘书培养的重要环节,学生通过实习,具体了解秘书工作的内容和全过程.一方面能够开拓视野,另一方面也能将所学的知识加以巩固,有利于毕业后很快转换角色,能够很快的适应单位的环境,对单位的整体形象具有提升作用.针对这种情况,文秘专业应加大对文秘学生的实习管理力度,通过前期在校期间的见习,使学生较早的了解秘书工作的特点,把理论与实践密切结合起来,增强学习的目的性和针对性,提高自己各方面的能力.通过毕业前夕的实习,使秘书学生对社会有更全面的了解,提高自身公关能力如待人接物,实际操作等.

五、综 述

文秘人员处在组织的枢纽地位,是组织的窗口,对内具有上承下达、协调沟通、增加组织凝聚力的特殊作用,也是组织同外部交流联络沟通组织外部公众的特殊通道.所以对于身处在组织中的秘书人员来讲,必须培养良好的素质、提高自身的公关能力,调动一切积极因素,提高组织的美誉度和知名度,树立良好的组织形象.文秘人员所从事的工作无不是在公关,事事有公关,时时在公关.通过对文秘专业学生公关能力问题的探讨,较强的公关能力对文秘专业学生具有重要的积极促进作用,对于提升文秘专业体素质,提高文秘专业学生的就业能力等方面都具有极大的促进作用.

注释:

①徐晓红.培养学生公关能力教学实践的探索[J].教学月刊(中学版下),2005(4): 43.

②翁世荣.现代秘书学[M].上海人民出版社,1990:13.

③李建荣.现代公关理论与实践[M].高等教育出版社,2004:57.