企业档案信息化建设

摘 要本文将从档案管理角度分析企业档案信息化建设的必要性,及企业档案信息化建设中的现状和档案信息管理网络化的优势,提出了加快推进企业档案信息化建设的途径.

关 键 词企业档案信息建设

随着现代社会信息化程度的提高,人们对信息的需求越来越大,信息网络技术迅猛发展,信息化已成为各行各业发展的大趋势.促进企业档案的信息化建设,提升企业在市场经济中的核心竞争力已成为各企业档案工作发展的当务之急.

一、档案信息化建设的必要性及存在的缺陷

(一)档案信息建设的必要性

时代的进步和发展,要求档案工作必须走信息化道路.信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势.无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术无不彰显其独特的魅力,也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具.因此,企业档案信息化建设是企业提高竞争力的必然选择,对推动企业经济社会继续发展具有十分重要的作用.可见,信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势.

(二)企业档案信息化建设中存在的缺陷

（1）虽然近年来各级档案部门对档案信息化的认识有所提高,但总体来说有些档案部门对档案信息化的认识还不是很明确,再加上有些档案部门档案信息化建设的基础设施差,使用的计算机陈旧,型号不一,规格各异,不能建立基本的信息化工作平台,影响了档案事业的改革与发展,使企业档案信息化建设进程缓慢

（2）目前大多数企业档案信息化建设还处在初级发展阶段,在信息标准化和规范化管理方面相对较薄弱,虽然已有一些相关的标准规范出台,但还不能满足档案信息化建设快速、有序地发展,缺乏档案信息化建设的标准规范,信息化条件下档案管理的标准制定也较缺乏,从而严重制约了高科技设备在档案工作中的利用水平.

（3）档案工作的开展对网络的依赖程度越来越高,网络已经成为档案工作正常运转的重要载体.然而,信息时代在带给我们方便的同时,也产生了一定的弊端.与一般信息相比,档案信息材料对保密、安全等方面的要求更严格,在信息化网络管理中,使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加,除了常见的病毒、网络对计算机的入侵外,网络系统的开放性、集成性、共享性等特点,也会使档案信息的安全受到威胁

（4）随着计算机技术的成熟和普及,数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用,过去那种坐、等、靠、要的管理体制已经行不通了.从目前档案部门人员的素质来看,一是缺乏新的专业知识,知识结构出现断层现象；二是缺乏现代信息网络化知识；三是缺乏创新意识、尤其是计算机管理档案的复合型人才严重短缺等.多种因素的存在,造成了档案信息化建设的滞后.

二、加强档案信息化的建设的策略

档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力.制定档案信息化管理的有关标准,推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各局域网络,建立企业档案信息网络,实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、怎么写作对象与需求扩大化.

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术.电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作.在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理.用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供怎么写作以及档案统计等工作.因此首先要从硬件上配备电子计算机,提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平.其次要建立和完善局域网.使各项工作网络化,加强档案的利用,以达到资源共享的目的.

(三)加强档案电子化信息资源建设管理

所谓档案信息电子化,是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化为二次文献信息供人们利用.档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性.档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程.（可喜的是,电力系统已开发一套档案管理平台软件正在推广中）加强电子文档资料的归档工作,利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,建立全文数据库,以便于检索利用.

(四)加强档案目录数据库建设管理

好多企业至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、怎么写作性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求,需要加强档案目录数据库建设,开发标准化的档案管理系统,加强档案目录的输入,保存.

(五)加强档案信息化人才队伍建设管理

推进档案信息自动化的关键是人才,加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训,提高档案人员运用信息技术的能力,引导档案人员不断满足信息化要求.只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能满足社会发展对档案工作的需求.

四、结束语

档案信息化建设是一个全新的课题,是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求,也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体化管理向信息化管理发展的必然选择.但新技术的发展又会带来新的问题,所以档案工作者应及时发现新问题,研究新情况,采取有效的对策,保证档案信息化顺利、健康地发展.