提高数字档案检索利用完整率和准确率的实践与体会

摘 要：随着多媒体技术的迅速发展,数字化也广泛应用在档案检索中.数字化档案检索提高了档案信息存储和查找的效率,实现档案信息资源的有效开发.本文针对数字化档案检索过程中的问题,提出相应的解决措施,将数字技术与档案检索更紧密地联合在一起,提高档案检索的准确率.

关 键 词：数字档案检索；完整率；准确率

为了适应时代的发展,人们对档案检索的准确率提出了更高要求.现阶段,我国档案管理方式逐渐趋于数字化.这一技术的应用,增加了档案检索的完整率、准确率,避免出现档案漏检的现象.

一、实现数字档案检索存在的问题

实现数字化档案检索是时怎么发表展的必然趋势.然而,在建设数字档案过程中仍然存在着很大的问题,影响数字化档案检索中的完整率和准确率.

（一）文件标题与内容不符.档案存储过程中,文件标题涵盖范围过于广泛,且出现文章内容与文章标题不符的现象.由于存储过程中,按照文章的标题进行分类存储,导致查档者在检索文件的标题处按照内容检索时,出现无法检索出该文件的现象.（二）档案基础建设不完善.相关部门在进行档案存储时,一般根据项目数据特征进行存储.然而,项目中包含的文件内容非常繁杂.当查档者只提供所需档案的工程名称时,会检索出大量相似的文件信息,需要通过对这些文件中逐条查找获取有效信息.这一检索方式,不但降低了检索速度,而且检索文件的完整性和准确性也得不到保障.（三）文件标题录入不完整.各部门将档案材料收集完整后,进行文件名录入过程中,仅仅重视对文件正规标题的录入,忽视了文件相关附件,导致文件录入不全.同时,在录入过程中,提取文章内容相关的主题词也不够明确,极大的影响了档案存储的完整性和准确性.（四）文件字号差异.进行档案检索时,有些查档者仅仅提供文件的字号,进行检索时会获得标题相同的多分档.此时通过计算机进行字号检索,就增加了检索难度,甚至无法检索出该文件.导致这一问题出现的原因,主要是进行档案存储时,仅仅能输入文件的字号,忽视了转发字号的输入.

二、提高档案检索利用完整率、准确率的措施

（一）完善档案基础建设.进行档案录入之前,根据档案的内容,对档案进行明确分类,完善档案分类机制.例如：在对医学档案进行存储时,可根据相关规定,将档案分为不同的存储类目.第一类目按照档案的性质进行存储.第二类目可在第一类目的基础上进行详细分类.这种分类方式具有完整性、准确性的特征,有利于提高档案检索效率.（二）注意标题录入的完整性.相关部门在进行档案检索的过程中,不仅要录入文件标题,还要注意录入内容结果.即录入文章的标题之后,还要将档案正文的部分内容输入进去.这一方法可以有效的提高档案检索过程中的准确率.同时,不能单一进行文件名录入,还要将附件标题录入其中.如文件附件标题过长,也可对这些附件标题进行分条录入,来保证文件录取的完整性,提高文章检索准确率.（三）明确文件主题词.文件录入过程中,由于一些文件的标题和字号不明确,就需要通过提取文件内容的主题词,提高文件录入的完整性.例如：在文件录入过程中,涉及人员、职务、机构等等方面的内容时,要将这些内容全部录入,从而保证档案检索的准确率.再如录入《房屋承租合同》这类不明确的题目时,可将租赁单位与承租单位的名称都录入其中.通过主题提炼的鲜明化,可以反映文档的真实内容.（四）录入档案号.检索档案号是提高档案检索准确率和完整率的有效途径.因此,档案号的录入具有重要意义.档案录入人员可通过高校档案实体分类法作为录入依据.数字化信息录入的关键就是档案号的录入,档案号录入的准确度影响着档案检索的准确性和效率.因此,档案管理人员需以认真、谨慎的态度进行档案号地输入.要求从事档案录入人员具有良好的心态和工作态度,在录入完成之后,再对录入资料进行仔细地复查,减少出错率.（五）提高工作人员的技能.文件的录入质量与档案信息库的质量息息相关.因此,档案录入工作者必须以专业化的态度进行文件录入工作.由于档案检索正在向数字化发展,档案工作者还必须掌握一定计算机知识,研究如何实现档案管理和档案资源开发的数字化,将先进的技术手段,应用到档案处理工作中.同时,工作人员还应树立创新意识,勇于探索,满足档案不同存储方式的需求,完善档案管理机制,达到提高档案检索准确性的目的.

三、提高数字档案检索利用完整率和准确率的体会

第一,不同的单位在进行档案管理时存在着很大差异,需采用不同的方式将对档案进行分类管理.然而,一些档案管理软件不能满足档案管理的需要,阻碍了档案现代化进程.因此,不同单位的归档人员要根据档案具体分类,选择适合本单位实际发展所需要的计算机软件功能,实现档案的数字化管理.第二,传统档案存储的准确性是实现数字化存档的前提,为现代化档案建设奠定了基础.若以往进行档案存储存在着严重的问题,导致现代化档案建设机制造成严重的困扰.因此,专职档案员以专业的态度进行档案归类、录入,并对已录入的档案进行严格的查对,保持档案检索的准确性,实现档案管理方式由传统方式向现代化方式的顺利转型.第三,档案具有私密性的特征,必须通过设置档案检索权限,达到保证档案保密性的目的.档案的安全问题是进行档案管理的重要条件之一,相关部门必须严格设置,来保证档案使用过程中的安全.数字化技术运用于档案管理后,提高的档案完整率、准确率,提高了档案检索的效率.第四,由专人负责档案信息安全,保护其数据免受病毒侵害,降低档案信息泄露的机率.通过设置档案检索,进行权限设置,仅限于单位人员可进行检索,保证档案安全.

四、结束语

随着数字化技术在档案检索中的应用,不仅完善了档案信息录入机制,还提高了档案检索的完整性、准确性.然而,由于数字化检索扩大档案的检索范围,导致档案的安全问题也面临着严峻考验.因此,相关部门在完善档案信息管理机制时,应注意采取不同手段,对档案进行管理,达到档案检索中保护信息安全的目的.