关于文档一体化的构想

【摘 要】文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、到档案归档管理的全过程管理,保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性,从文书到档案的数据畅通、完整性.

【关键字】文档一体化；文件生命周期；电子文档；集成性等

【中图分类号】R271【文献标识码】B【文章编号】1004-7484（2014）06-3969-01

档案是历史的足迹,是人类知识与智慧的结晶,是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料,具有查考使用价值.《中华人民共和国档案法》对档案是这样界定的：“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.”因此,对企业也单位以及各级政务机关而言,档案是其发展的基础,是其改革的依据,档案也是立卷文书的必然归宿.

文件工作和档案管理是档案工作全面发展的一部分,是一个总分的正侧表达式.现代社会中,与时俱进,实现文档一体化是档案工作发展的必然趋势.而信息技术的发展、档案信息资源共享和文件管理软件的开发及利用是文档一体化实现的三个重要条件.

1文档一体化发展的理论基础

在文档一体化管理发展的不同阶段,其依托的理论基础也不同.早在19世纪80年代,我国档案学界有识之士就已经提出应该改革将文件管理和档案管理分开的传统体制,并与1933年正式提出文档一体化管理思想――文书档案连锁法.文档一体化管理发展大致可分为四个阶段：萌芽期、形成期、过渡期和未来发展期.

1.1萌芽期――文书档案连锁法

文书档案连锁法是1933年6月在国民党政府进行的“行政效率行动”中提出来的.其核心是“在一个机关范围内,将机关总收发室和档案室的工作进行连锁”,“有机关总收发室按照既定的分类表,将本机关全部收、发文件,进行统一分类、编号、登记,然后再把文件送至主办单位,各机关完毕后随即归档,用机关档案室按照总收发室已确定的类别保管.”实行文书档案连锁法的目的是想通过几道简便的手续,实现文书工作和档案工作相结合,以改变文书运转迟缓和档案管理落后、分散、各自为政的状况.

文书档案连锁法的不足之处在于,它混淆了“立卷”与“分类”的关系,“分类方案”实际上只对单个文件的“分类”起作用,而没考虑到一组文件之间的密不可分的立卷问题.

1.2形成期――文件生命周期理论

20世纪80年代中期,文件生命周期概念有陈兆教授介绍传入我国.文件生命周期理论发源于欧美档案学者对文件和文件中心的理论解释,后来扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理,被世人认为是现代档案成熟的重要标志.我国著名学者何嘉荪先生指出：“文件从形成到最后销毁或作为档案永久保存,经历了一个完整的运动过程.这也表现为文档一体化的形成期.

1.3过渡期――电子文件生命周期理论及文件连续体理论

20世纪90年代中后期,随着计算机与网络技术的应用,电子文件开始陆续出现并迅速占据了档案人的视野.电子文件具有与纸质文件许多不同的特点：信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息易变性等等,它的出现将文档一体管理的研究与实践进一步引向深入.文档一体化的理论基础随着电子文件的出现拓宽了.

1.4未来发展期――成熟高效的“文档一体化”管理模式

随着社会日新月异的发展,人们逐渐意识到,文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展,两者有效地结合起来,才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量.文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体.从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化,档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务.随着现代科学的进步,特别是计算机网络技术的发展,档案界提出了“文档一体化”的管理模式.企业本着精简效率的原则,大多走上了试行“文档一体化”的道路.

2实现文档一体化的意义

文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制；数据信息重复利用,提高工作效率.在实际工作中,文书工作和档案管理工作可由一人或多人承担,对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责文书与档案工作,稍大的机关或企业则会将文书与档案分部门或分人来管理,为了提高工作效率,“文档一体化”管理已成为信息化所推行的一种管理模式.关于档案管理工作开展“文档一体化”的意义大致有以下几点：

2.1能够有效的提高相应的工作效率.文档一体化后,文书处理和档案管理同属于一个部门,这样就可以在一个统一的系统中合理的组织和分配相关工作,使文书处理人员按照档案管理人员的要求进行文书处理,更好的对文书和档案管理人员进行协调,从而更加科学合理的开展工作,大大提升了工作的效率.

2.2对于文档管理水平的提高起到一定的促进作用.文书处理和档案管理之间有着密切的联系以及相互作用的关系,开展文档一体化后,二者之间的联系更加紧密,两项工作之间更能够通过相互作用,达到共同进步的目的.

2.3更易于发挥文档管理的整体优势.通常一个整体发挥出来的力量,往往要高于组成这一整体的各个单元独立发挥的作用.同样在文档管理中也是如此,文档一体化使文书处理和档案管理形成了一个统一的整体,摆脱了各自为战的现象,档案部门给文书处理提供具体要求,而文书处理在具体要求的作用下,工作更加具有针对性,工作质量大幅提高,又为档案管理打下了良好的基础.

2.4使档案工作朝着标准化、规范化的方向发展.开展文档一体化工作后,文件从生成到最后归档,都属于同一部门的工作职责,因此,为档案质量的从始至终控制提供了先决条件,更为文档管理工作的标准化、规范化打下了坚实的基础.2.5使文档管理朝着现代化的方向发展.计算机技术的迅速发展,使得当前各个行业的现代化水平都上升到了一个新的高度.文档一体化工作的开展,使得文书处理和档案管理合并到一个系统中来,系统的现代化水平以及先进性更加符合时代的要求,使文档管理工作朝着一个快捷、高效的方向不断前进.

3实现文档一体化的必要条件

飞速发展科技社会,将文件档案的计算机管理提上了议事日程.文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同,将文件和档案作为统一的系统工程,加强文件管理的超前控制,保证了档案的质量,从而充分发挥了档案的作用.随着计算机的广泛应用与推广、信息技术的发展和电子文档法律地位的逐步确立,以及为满足向国际化接轨的需求,无纸化办公已成为一大趋势.电子文档正在逐步替公桌上堆积如山的纸质文档.因此,及时、准确、科学、妥善保管好这些电子文档,确保其不被丢失、遗忘成为了我们每个档案工作者和计算机工作者不可推卸的工作职责.实际上文档以及电子文档的整理、归档、维护保管、科学应用也就是文档一体化的具体体现.

那么实现文档一体化的必要条件也就主要体现在有以下几个方面：

3.1发挥文档管理工作的互动性

在现代企业文档一体化管理工作中,最重要的特点是：将现行业务系统的工作与档案工作实现互动与交叉.一方面使档案工作者从文件生成之日起就能够开展鉴定、归档及归档后的管理,通过前端参与和过程控制,加强为社会积累财富的执行力；另一方面也使得开展现行业务活动的工作人员增强了对档案的认知程度,不仅认识到,只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束,同时还要意识到,在开展现行业务系统的过程中,要责任明确、注意积累,记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息,确保电子文件的真实性和完整性.管理过程的互动性加强了多方人员工作中的交流与沟通,对形成和积累有价值的、完整的、真实记载社会活动记录的电子档案具有非常重要的社会意义.

3.2现代化应用系统的统一性

文档一体化管理模式的实现是文件和档案共同依赖统一的管理信息系统,并运行于同构的网络、怎么写作器、数据库管理平台,采取相同的数据、文件存储格式,不同的是管理文件与档案工作人员对信息系统的操作权限有所不同.在文件的生成、处理、会签、审批等各业务工作处理阶段,业务工作人员拥有对文件的增加、修改、删除等权限,而档案工作者只有查看、浏览的权限.在文件结束其现行期业务工作之后,进入归档阶段时,由电子文件的归档整理人员进行筛选、整理,而档案工作者则开始履行电子文件的鉴定职能和归档前的指导工作.在电子文件归档形成电子档案后,档案工作者则需要开展电子档案的保管,并为档案形成单位和社会提供档案的怎么写作与利用.应用系统的统一性使得在从文件到档案的转变过程中,不再需要数据转换和迁移,保持了文件信息的真实性和完整性,同时也降低工作人员使用信息系统的复杂性,减少了使用过程中的错误发生率.

3.3文档一体化流程的集成性

在传统的文件管理过程中,文件的形成、归档和作为档案保管与提供利用等环节,都将文件生命周期清楚地划分为三个相对独立的过程,即现行期、半现行期和非现行期,并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作.而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成,要求在一个统一的系统内,有统一的控制中心,统一的工作制度,统一的且各有特点又互相衔接的工作程序,将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、会签、批准或签发、整理、鉴定、归档、移交、保存或销毁等各个环节,实现各个过程中工作流程的集成和信息的共享,而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程,实现流程的优化和个性化处理,提高了工作效率,降低了档案接收和保管的复杂性,避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性.工作流程的集成性体现在以下几个方面：

（1）归档工作与文件处理业务活动的集成.

（2）归档工作和鉴定工作的集成.

（3）归档工作和用户权限设置、数据备份等安全保护活动的集成.

（4）归档工作与档案整理工作的集成.

文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作,采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统,不仅提高了工作效率,而且降低了错误发生的几率.同时,在一些业务处理环节增加了系统自动处理技术,如电子文件版本信息的自动跟踪、电子文件处理过程中的责任链信息的记录、基于管理规则实现的电子档案的自动标引等,都大大提高了业务处理工作的自动化程度,减少了人工操作的复杂程度.由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的,因而,大大提高了电子文件整个生命周期活动中信息记载的真实性和完整性.

3.4文件及档案管理的及时性

在日常文档工作中,通过对文档一体化应用系统的广泛使用,档案工作者能够随时对归档范围内的、已经完成现行期使命的文件实行鉴定、整理、归档和提供利用等工作.一旦电子文件的形成机构确认该文件已经结束现行期的历史使命,就完全能够实现即时归档、即时鉴定,避免以往通行的隔年归档中存在的各种问题,如丢失、泄密、滞后等.

3.5文档一体化的安全性

“《中华人民共和国档案法》第三章第十六条：集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管.对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的,国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时,可以收购或者征购.”

文档一体化,一方面使电子文件归档过程变得简单、快捷,自动化程度高；另一方面使人们对电子档案原始文件与档案目录数据实现了同步管理,最大限度地减少了人工的干预,不仅提高了归档工作的效率,更重要的是大大增强了归档过程的规范性和安全性.至于网络和信息系统带来的安全风险,是能够通过采取各种现代技术手段得到控制和加强.事实上,据权威机构统计,70%的信息安全事件来自于管理上的漏洞,应该说采用自动化手段执法比靠人工执法的安全性要高.特别是在《中华人民共和国电子签名法》颁布实施后,电子签名、数字证书、身份认证等一些安全措施和技术手段的采用,也将大大增强电子文件和电子档案安全管理的有效性.