基于综合管理实验室证书报告信息化管理系统设计探究

【摘 要】对器具样品进行校准检测并出具证书报告是综合管理实验室的日常工作.它是为客户提供的最终“产品”,这个“产品”的好坏直接影响到为客户提供怎么写作的质量,其重要性并不亚于整个校准检测工作流程的其它环节.传统意义上的实验室在校准检测和制作报告时,基本上采用的是手工作坊形式,这根本无法满足现代市场经济条件下信息化的需要,在这种背景之下,充分利用现代科学技术手段,对证书报告进行信息化管理,提高证书报告的质量,使单位效益实现最大化,就成为各综合管理实验室一直努力的目标.本文就拟从综合管理实验室对证书报告实施信息化管理的目的及意义、综合管理实验室的业务流程、综合管理实验室证书报告信息化管理系统模型设计等三个方面,对这一问题进行深入的探究和阐述,以加强对这一问题的认识程度.

【关 键 词】实验室；证书报告；信息化；管理系统

1、综合管理实验室对证书报告实施信息化管理的目的及意义

传统的综合管理实验室主要是通过个人的执行力来保证校准检测和证书报告的质量,这不仅效率低下,无法满足现代市场经济条件下信息化的需求,更是难以达到实验室评审的要求.对证书报告实行信息化管理,可以将实验室员工从繁重的体力劳动中解放出来,提高生产的信息化与自动化水平.证书报告信息化管理系统对实验室各部门进行明确的角色分工与职责划分,每个岗位都严格按照自己的任务要求进行分工协作,并对证书报告实施层层把关、多级审核,除此之外,还设立专门的人员对证书报告进行定期的质量抽查,对各个部门进行质量评审等等.总之,对综合管理实验室的证书报告实施信息化管理,最终目的还是要最大化的保证证书报告的质量,使其既满足市场化的需求又符合实验室的评审标准.

2.综合管理实验室的业务流程

在综合管理实验室内,最常见的无非就是器具样品、器具设备、证书报告、标准规程等.在这个问题上,对实验室的业务规程进行一番分析,很有必要.经过总结,我们可以将其归纳为以下几个“流”：

2.1物品.所有的器具样品作为综合管理实验室测量的对象,都有一个收发测量返回的过程.简单来说就是：收→存→交→测→接→存→发.具体来说,在从客户手里接收到器具样品之后,将其赋码入库,接着将随样品送检单出库的器具样品转交给专业部门,然后由专业部门根据指定的标准规程对器具样品进行测量,在这一系列的任务完成之后,再由专业部门将器具样品及证书报告交回到收发存库,最后通知客户取件.

2.2单据.一般来说,在业务流程中单据很多,比如下厂单、完工单、收费单、交接单、对账单、抽样单、报价单、任务单、委托单等等.典型的单据流程应该是：填单→录单→审单→任务下达→测量过程→费用产值单→打印→收费.

2.3测量数据.测量数据的过程如下：测量→采集→分析→处理→发布→记录存档.对数据进行测量并根据测量结果下出结论,这是综合管理实验室证书报告的核心.一般来说,如果具有数字化接口的测量设备,这一过程可以得到简化.

2.4证书报告.证书报告的流程应该如下：任务下达→任务分配→测量审批→打印→盖章（印）→发放领取.证书报告从收样任务下达开始一直到客户领取结束,一般测量过程比较严格.在测量过程中,必须使用有效的设备,然后依据特定的标准规程进行测量,经过一层一层的严格审核之后才能产生具有特定类型格式的证书报告.

2.5收款.收款的流程应该是：报价→（预付款/转账）→产值分配→费用单→（定期）结算→开票.作为产值的一种真实体现,账款还只是体现了综合管理实验室的业绩水平,而单位的实际收益最终还要靠收费产值才能得以体现.

2.6监控.监控是确保证书报告质量的一项重要措施,它在测量过程中持续的时间比较长,从审单开始一直到完成证书报告之后甚至是以后的更长时间.监控的流程为：审单→任务下达→任务分配→进度限制→质量记录→审核→审批→（投诉）→抽查→质量评审.

3.综合管理实验室证书报告信息化管理系统模型设计

综合管理实验室的业务主要是来源于政府与市场,一般表现为监督（强检）业务或者是委托业务,这两种业务对校准检测来说没有太大影响,它只是会使其在类别形式,证书报告类型以及某些栏目方面存在细微差异.在对综合管理实验室的证书报告进行信息化管理系统设计时,我们可以将其设计为两种模型,即业务模型与系统模型.

3.1业务模型.业务模型的整个业务链可以划分为客户、收发部室、专业检测部室、财务部室、管理部室以及其它（如网站、CallCenter）等几个部分.首先,收发部室、证书报告与客户的关系较为密切,工作也比较繁杂,比如签订委托协议、收取器具样品、退还器具样品、发布证书报告等等.委托单的来源也比较多元,有报价单、网上委托单、抽样单等,在收取器具样品时,还需要对器具样品进行赋码管理；其次,检测部室会把任务和完成期限一并交给具有检测资质的技术人员,由其对器具样品进行测量之后制作出证书报告,审核员会对该报告的内容进行审核,然后由审批员对证书报告进行审批；其三,财务部室专门负责处理检测部室送交的委托单,并收款销单.收款的形式很多,有转账、现场缴费、定期结算等等；最后,管理部室主要进行证书报告质量的定期抽查、计算机系统的日常维护、存档以及对客户的投诉进行跟踪处理,以保证证书报告的质量符合各种要求.

3.2系统模型.系统模型是对业务模型的反向操作.利用信息网络技术,可以拓宽与客户的沟通渠道,通过语音查询、短信查询、网上查询等,让客户可以随时随地了解业务流程与进展,全天候的与综合管理实验室进行实时互动.该系统模型还支持分步退单操作,能够更加方便的解决客户在正常运转过程中的修改或者是撤单需要.综合管理实验室的证书报告信息化管理系统模型采用的是三层的结构模式,即数据层、逻辑应用中间层、客户端.一般情况下,我们习惯将这一系统模型划分为两种平台,即以证书报告为核心的信息化管理平台和以办公、CRM、ERP等为代表的企业管理信息平台,这两个平台之间有着密切的关联,它们主要是通过接口套件或中间层来进行协同工作.

4.结语

综合管理实验室的证书报告是一个比较复杂而又抽象的概念,对其进行信息化管理,可以简化工作中特别是检校准检测过程中的很多步骤和难题,实现自动化,对其中负责这些工作的工作人员也是一种解脱.对证书报告进行信息化管理同样也是信息化时代的一种迫切要求,是适应时怎么发表展的需要.本文从对综合管理实验室的进行信息化管理的目的及意义出发,探讨了综合管理实验室进行信息化管理的业务流程以及其系统模型设计.合理的模型设计可以降低项目风险,使证书报告的信息化管理与实际的业务运作更好的协调发展.本文的阐述还不够全面,可能还会存在着这样那样的问题,以后希望会有更多人对这一问题进行更深入的探讨.