商务标书编制中主要环节的

【摘 要】随着社会的发展和招投标制度的建立和逐步完善,投标工作成为企业承揽项目的主要途径.投标对企业来说是一件具有挑战的工作,如何编制出高水平的标书来保证中标,是企业需要考虑的问题.本文就编制投标书的基本程序及其方法技巧进行了简单的分析阐述.

【关 键 词】招投标；商务标书；编制

投标工作是一项具有相当大难度和挑战的工作,要编制出高水平的投标文件,就需要企业提高自身的管理水平和业务水平,认真学习研究招标范本、规范及要求,投标文件是业主考核投标企业的实力的关键文件,因此,对于标书的编制成为投标的重要环节.

一、投标文件编制的基本程序

1、对招标文件的研究.投标单位在收到招标文件后,要首先对其进行认真仔细的研究和分析.研究招标文件的各项要求尤其是对投标单位技术、人员、施工业绩及财务状况的要求,确定自身企业是否可以购写标书进行投标.在编制投标文件时,必须按照招标文件的要求来编写,不得进行一点的修改、遗漏或回避招标文件中的问题.

2、分析项目可带来的利润.是否能够在承揽的项目中获得利润是企业是否要进行投标的根本.要分析建筑条件、资金要求、施工条件、难度和业主信誉等因素,来考虑工程实施的可靠性.考虑企业自身的经济实力、技术水平、管理水平和实际的经验,是否能够满足业主的要求完成项目.总之要综合考虑项目要求及企业自身的实际和发展现状,做出是否投标的决策.

3、报价文件.编制报价文件时要对项目进行现场的实地考察,认真的了解项目的实际情况并据此做出基础的报价文件.在投标的过程中,基础的报价文件是确定最终投标报价的重要依据,是一项重要的环节,要认真进行的研究.

二、商务标书编制的主要环节及对策

商务标书是整个投标文件中的基础,是保证投标文件编制质量的保证.商务标书的编制需要认真的态度、高度的责任心和专业的知识,才能减少标书编制的错误.本文结合实际情况,对商务标书编制主要环节的注意事项进行了总结.

1、投标函及其附录.①投标总金额的填写一定要与报价人员核实准确,在装订之前做好最后的核对,确认无误后分别用阿拉伯数字和文字进行填写.②工程概况及工程工期的填写要与相关工作人员核对确认,投标有效期的填写应根据投标人须知中的数据进行填写.所有的数据在装订之前要做最后的核对检查,避免出错.③投标函附录的内容原则上不允许修改,要按照原样填写.工期一栏的数据有时要求填写实际工期,有时要求填写业主规定的工期,填写时要做好区分.有的附录中,业主将合同条款号留空要投标人来填写,其数据一般可以从招标文件的相关条款中获得.如不能确定,要及时的向业主发出书面的咨询.

2、投标担保.①要根据招标文件的要求,确定担保的方式及金额数量,与财务部门做好协商.②投标保函在交财务之前要进行核对,确保数据准确,在财务交回后,要再次复核.有些项目的业主有大业主、小业主和招标写作技巧机构等,要区别好保函抬头业主单位的名称.如业主改变开标时间,要注意保函上的有效期时间能否满足要求,如不能,需重新.③最后,要明确投标文件中是否放投标保函、汇票、业主收据等资料.

3、公证书.有些项目的投标需要具备公证书,它是投标书中重要的法律文件.公证书中投标人名称要按照公章的全名填写,不可简写.业主给予参考格式时,要确定好是按照参考格式还是公证处格式填写,避免出错.

4、工程业绩.①工程业绩要必须保证满足业主的强制性要求,时间一般是以最近五年为主.业绩的填写要与业主的项目有关联,比项目要求要低的项目就不要填写.②业绩填写的数据一定要准确,必须进行重新的计算来确保数据的正确.对于强制性业绩要尽可能的详细填写.③注意业绩证明材料的顺序.竣工验收报告要先于业绩证明,获奖证书随业绩证书附上.在每项业绩的证明材料上要标明“某某项目业绩证明材料”的字样,方便评委查阅.④如投标单位在项目所在地有其他的在建或完工项目,要优先填写,方便业主考察评判.

5、人员.①首先是人员的选择.项目经理、项目的总人员的人选要与人力资源部门协商确定,要满足业主的强制性履行.中标之后要保证人员可以直接到项目任职,其他的人员可根据需要在企业人力资源中选择,选择时要主要专业,一般人员满足强制性履行既可,专业的技术人员可适当增加.②其次,是人员的资历.在编制时,各专业的工程师的工程项目经历要与其专业相对应,同时注意人员资历表中对工作年限、年龄、职称、职务等的填写.③此外,在一些情况下,项目经理和项目总工除了要附有建造师外,还要附有安全生产考核合格B证.有时对项目副经理和安全责任人也要求附有相关的.

6、财务状况的填写.①首先,投标单位的财务能力必须达到业主的强制性要求.财务状况表中的数据填写要仔细核对资产报表中的数据,如流、利润表、资产负债率的等数据,以确保其准确性.②预审中要求的银行信贷证明要按照要求及时,并与财务人员沟通.在实际中,因投标人在银行的授信额度是有限的,有时要的数额较大而授信额度已满时,需要先进行清退再.如招标文件对于信贷额度有明确的要求则按要求,若没有明确要求,一般按照工程估价的10%来,银行信贷的格式要严格按照招标文件的要求.③有些情况下,需要银行的查证授权书,要按照要求及时.银行查证授权书的抬头应填写银行名称,但有时也要求填写业主名称,要注意做好区分.业主没有做出要求时,应填写开户行的名称.

7、包封.要详细阅读资审、招标文件的要求,分清是几层封.招标文件有要求的按要求编制,没有要求的按照范本编制.包封除了招标文件外,要注意业主后续的澄清资料或补遗,按照要求执行.外封面的地址,一般写递交的地址或者是开标的地址,要随时注意业主对于开标地点的变化.当开标的时间改变时,要及时的修改外包封上标书的有效期.

8、其他应注意事项.①在做标或资审时,要认真审阅和充分的了解好招标文件和资审文件中的全部要求,尤其是符合性审查和业主评分标准部分要仔细阅读研究.②标书在编制过程中对于招标文件的条款要逐条做出明确的回应,否则被招标方视为放弃或不响应,导致扣分甚至废标.③在编制投标书的过程中,如遇到难以确定的问题,要及时的向业主书面咨询,待有明确的回复后才能填写.④一份合格的商务标书,不但内容的填写上要准确、详细,按照要求进行编制、装订等,还要在需要签字和加盖公章的地方不能有任何遗漏.

总结

商务标书的编制是一项需认真和严谨的工作,对一些重要的条款,一定要尽最大的努力减小失误,要选择编写经验丰富、工作认真负责的人员进行审查核对,确保万无一失.我国的商务标书编制是一个逐渐完善的过程,投标企业要时时注意投标书编制的信息,力求以合理的标价、先进的施工水平和优良的企业信誉来赢得中标,为企业的发展开创新局面.