高校学籍管理与学籍电子注册

摘 要:高校学籍电子注册制度建设为维护高校稳定和正常的教育教学秩序提供了重要保障,对于提高高等教育教学质量具有不可替代的作用.本文从高校学籍管理工作、电子注册、学籍电子注册及其重要性等方面对高校学籍电子注册制度及其作用进行了论述.

关 键 词:高校,学籍管理,电子注册

高校的学籍管理工作,是高校管理工作的重要组成部分.高校学籍管理工作的好坏,直接影响着高校的教学质量.因此,长期以来,如何搞好学籍管理工作,拓宽管理工作渠道,进一步增强管理工作的效果,一直是众多管理工作者不断探讨的一个重要课题.实行高等教育学籍电子注册制度,给高校的学籍管理工作带来了新的机遇和挑战.高校应提高认识,健全制度,革新工作方法与手段,改变传统的管理模式,使学籍管理工作适应电子注册工作的要求.

一、高校学籍管理工作及其作用

1.1高校学籍管理

高校学籍管理是大学生从入学注册取得学籍到毕业资格审查认定获得书的全过程管理.它根据国家对高校学生德、智、体全面发展的要求,按照一定的原则、方法和程序,对学生的学习和各方面表现进行阶段和全过程质量考核、记载、评价和处理.并按照有关政策、规章的要求,对学生入学、毕业、异动等进行控制.高校的学籍管理工作包括:学生的基本情况统计、入学与注册、成绩考核与成绩记载办法、升级与留(降)级、转系、转专业、转学、休学、停学、复学、退学、毕业、书与学生证的管理与发放、电子注册等一系列内容.

我国高校学籍管理大致经历了以下四个阶段:

1、传统人工管理阶段(1994年以前).1994年前,我国高等教育书由各高校自行印制、颁发,由于统计与管理工作量大,手工操作导致数据混乱,出错率高.手工管理方式极大地制约了高校的学籍和书管理工作的开展.

2、内部信息化管理阶段(1995-2001年).随着高校规模的不断扩展,相互独立、各自为阵的管理模式和管理系统明显存在不足.

3、网络信息化管理阶段(2001-2008年).随着数字信息化网络的飞速发展,各高校联合或各自开发出了学籍管理系统,以供初步的学籍管理工作使用.

4、电子注册阶段(2008-).根据教育部要求,从2008年秋季开始,对在校生要进行学年电子注册工作,电子注册也开始应用到学籍管理工作中.

1.2高校学籍管理的作用

做好高校学籍管理工作具有如下主要的作用:

首先,高校的学籍管理条例,是国家教育部对高校学生德、智、体全面发展所制定的规章制度,它是学校对学生进行教育、教学和管理的主要依据,是衡量和掌握学生学习优劣的重要尺度.

其次,制定学籍管理条例,目的不是为了限制、惩罚学生,而是为了更好地指导学生的学习与成长,是高校对学生学习、生活和行为的规范.

第三,培养不断追求新知、勇于探索、敢于创新的高层次创新人才,是制定高校学籍管理条例所遵循的基本原则.学籍管理的原则,既要对学生的思想、学习、行为等方面明确体现出一定的约束力和强制性,使之在人才成长的基本轨迹上前进,又要适当运用激励竞争机制,发挥学生的积极性和主体作用,增加推动力,培养出大批优秀的、合格的创新人才.

二、电子注册及其基本内容

为了适应高等教育改革、发展,2001年2月5日,国家教育部颁发了《关于重申保证高等教育质量,加强学历文凭、学位证书管理的通知》.文件规定,从2001年开始,我国全面实行高等教育书电子注册制度.这是我国高等教育书管理制度的一项重大改革.这项改革是贯彻落实《高等教育法》、扩大高校办学自主权和国家对书发放进行宏观管理的需要.它有利于严格和规范国家高等教育书管理,维护国家书制度的公正性、严肃性,保护高等教育声誉和毕业生的合法权益,从根本上打击、防范制售检测文凭行为.

电子注册制度包括新生学籍电子注册、在校生学年电子注册和毕业生学历电子注册.学籍电子注册是基础,学年电子注册是对学籍电子注册的进一步规范和延伸,最后与书电子注册工作接轨,从而实现高校学生全程网络化动态管理,从源头、过程和关口等关键部位进行严格控制.

2.1学籍电子注册制度

从2004年开始,学籍电子注册开始试点,高等学校每年的录取新生将通过学籍学历信息平台与教育部的备案的录取新生信息进行核对,核对无误的予以注册.2007年3月,教育部出台了《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》并正式实施,与书电子注册相衔接,并于9月印发全国各高校对按照国家招生规定录取的新生进行入学资格的复查,复查合格取得学籍的,将及时进行学籍电子注册,并提供双网查询.

2.2学年电子注册制度

学年电子注册工作是继2001年启动的毕业生学历电子注册和2007年启动的新生学籍电子注册后,电子注册工作内容的进一步延伸和扩展.通过教育部学籍学历信息管理平台的在校生管理模块,对经新生学籍电子注册的在校生完成新学年学籍注册、上一学年学籍变动及奖惩等情况电子标注.有助于实现对普通高校学生在校期间全过程的规范化、信息化管理,建立完整的高校学生数据信息库.

2.3学历电子注册制度

高等教育学历文凭是受教育者的学业凭证,是高校学生接受系统知识、专门训练的程度和层次的最直接的证明,也是人才招聘的重要条件之一.教育部从2001年开始正式对全国高校学生实行学历电子注册信息上网管理制度,分教育部、省(市)教育厅、学校进行管理,高等学校向所在省(市)教育厅报送学历注册数据进行审核,省教育厅上报教育部,教育部汇总审核备案后上网供社会查询.

2.4管理模式及流程

教育部:提供录取数据下载,审核上传的新生电子注册数据,审核上一学年学籍变动及奖惩情况及在校生学年电子注册,审核省(市)教育厅上报的学历电子注册数据.

省(市)教育厅:审核新生电子注册中信息更改的和注册数据,审核在校生中退学、转专业、转学等学籍变动和信息更改,审核高校上报的学历电子注册数据,审核无误的数据报教育部注册.

学校:下载教育部的新生录取数据,将下载的录取库中实际报到注册的学生制成学生名册下发到教学系,让学生本人进行核对和签字,特别是新生考生号、等信息,上传新生电子注册数据,提供信息更改的材料报省(市)教育厅审核,上一学年学籍变动及奖惩等情况电子标注和在校生学年电子注册,高校毕业审核及电子注册数据整理,毕业生学历电子注册数据报省(市)教育厅审核.

三、学籍电子注册及其重要性

所谓学籍电子注册就是指当年省级招办录取结束后,将各高校在本省(直辖市、自治区)录取的新生数据上报教育部.教育部网上公布各高校经省级招办录取的新生名单,名单经高校入校复查合格后由学校学籍管理部门上网核对新生名单,网上给予注册,即将“注册状态”由“放弃入学资格”改为“报到入学”取得学籍.

高校新生学籍电子注册制度是当前加强高等教育管理、提高教育质量的必要措施,是从源头上治理违规招生、规范办学行为的重要举措,是学籍管理的重要手段.是教育部在高校学生管理工作中的又一次重大改革,对加强和完善学籍管理工作,实现新时期的教育目标,促进教学改革,提高高校管理水平有着极其重要的意义.同时,学籍电子注册还有如下重要性.

3.1规范高校招生行为

近年来,有少数高校无视国家规定,擅自扩大招生计划,不经省级招办自行录取新生.此类严重的违规行为,破坏了国家招生制度,违背了高等教育的公平、公正原则,扰乱了高等教育办学秩序.实行学籍电子注册之后该类现象可以得到有效的控制.实行学籍电子注册要求各高校、省(市)教育厅均要向学生公布学籍电子注册查询方式以及在查询过程中遇到问题咨询时的有关联系人与.若属违规招生,则在学生入学的第一学期问题就得以暴露.同时,国家实行了书电子注册制度,学生毕业时所取得的毕(结)业证书报教育部电子注册并上网供社会查询,而每一份毕(结)业证书电子注册的依据是学生学籍电子注册的数据档案.这样就有效地控制了违规招生现象的发生.

3.2规范高校学籍管理

以往的学籍管理是指学生在校情况的管理,学籍管理和学历管理是完全不同的两个概念.各高校的学籍管理均是各自为阵,没有规范的管理方式,上级管理部门在制定方针、政策、文件时根本不能及时得到所需学籍上的参考数据.2007年初学籍学历信息管理平台“在校生”管理模块和2008年10月“学年注册”子模块的开通,使得学籍异动、学籍记载和学籍注销等工作得以在网络平台上实现,这也要求各高校必须对学籍学历信息管理平台中的数据进行实时维护.实行学籍电子注册后,各高校学籍管理工作已不再是高校的内部工作,所有的学籍管理必须在教育部的数据库和管理平台上体现出来.因此,学籍电子注册要求各高校要有规范的学籍管理方法和程序,否则很难与教育部的学籍学历信息管理平台同步,更谈不上为各级管理部门的宏观调控提供最基本、最及时和最有效的数据了.

3.3为学历注册提供坚实基础

实行高校新生学籍信息电子注册以后,实现了高校学籍管理平台与高校招生网录取数据库的对接,学年注册的实行则真正实现了在校生的网络化管理.学籍注册、学年注册和学历注册三者之间环环相扣从根本上实现了数据管理贯通,建立了高校、省级招生主管部门和教育部共同管理和维护的统一数据库,最终实现了教育部把握资格、省级主管部门动态监管和高校远程维护的分级、动态管理系统.使学历电子注册资格审核问题由毕业阶段提前到在校期间的全过程,从而为学历电子注册打下了更坚实的基础.

3.4促进高校内部行政管理机制的改革

能否建立或理顺高校内部管理体制,是高校的教育教学活动能否取得成功的一个重要环节.高校各部门由于功能的分割以及精细的划分,使得各部门在具体行政的过程中,虽然做到了各司其政,但各自有只是完成了其中的一小部分,由此造成行政管理工作中办事效率低下.实行学籍电子注册制度以后,要求高校各行政部门间的管理更高效,配合更紧密.如新生入学资格复查就要求招生注册处与保卫处紧密配合,以便为学籍电子注册提供更准确、真实的数据.因此,学籍电子注册制度促使高校内各行政部门的管理机制必须科学化、高效化.

四、小结

学籍电子注册是利用现代化网络信息技术完善高校学籍管理工作的制度,随着技术上的逐步完善,学籍电子注册制度在学籍管理工作中所体现出的重要性越来越明显,它不仅规范了高校招生秩序和办学行为,而且可以掌握每年高校新生入学报道和注册情况,为国家制定年度招生计划和宏观调控提供科学依据.高校学籍管理相关部门应充分利用电子注册的优势,是学籍学历管理工作再上新台阶.

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