医院文书档案的管理体会

[摘 要]医院文书档案管理充分体现了医院的基础管理水平,按档案管理规范,认真做好文书档案规范行文和档案移交工作,加大档案管理硬件设施的投入,从人力、物力、财力上保障档案管理工作的质量,充分利用档案信息资源,为医院发展建设、领导决策、医疗教学、科研等工作提供了真实、有效的档案信息.

[关 键 词]医院文书档案,管理,利用

[中图分类号]G275.9[文献标识码]B[文章编号]1674-4721(2010)06(c)-129-01

医院文书档案管理在医院建设和医疗卫生事业发展中发挥着越来越重要的作用[1].档案管理充分体现了医院的基础管理水平,档案管理是医院管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志,是不断提高医院管理水平的需要,因此,做好医院档案管理和利用具有十分重要的意义.

1医院领导要高度重视文书档案的管理

充分认识档案管理工作的重要性,充分认识医院档案管理在医院发展建设中的重要作用.严格按照标准进行档案管理,应对全部文书档案进行系统的整理.文书档案应建立全卷宗、历年档案的收集和整理情况、鉴定报告和销毁清册、全宗指南、档案保管及安全检查记录等材料,集中立卷归档保存.档案室、柜要做到防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠,使档案不会损失,保证档案的绝对安全[2].具有永久和长期保存价值的案卷,若有损失或字迹模糊时,应及时修补或复制.搞好档案室内外的卫生,每季度进行一次大扫除,经常保持室内整齐、清洁.每年对保存档案进行一次全面检查.平时应做好档案的收集、整理、保管、利用情况的登记工作,做到数据准确无误.档案管理人员变动时,必须在调离手续前,将所管档案的数量和状况移交清楚,交接双方完交接手续后,方能调离工作岗位.

2医院加大档案管理硬件设施的投入

从人力、物力、财力上保障档案管理工作的质量,保障档案管理所需硬件设施,配备业务技术强、政治思想好、综合素质好的管理人员,选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志负责.从而保障档案管理质量,更好地为医疗、保健、教学、科研、管理等各项工作怎么写作.

3提高管理人员素质

档案管理员应爱岗敬业、热情周到、不计得失、耐心细致、主动怎么写作,认真做好档案管理工作,主动为医院领导的正确决策提供依据,为业务发展、科研提供依据,为医院的精神文明建设和经济建设怎么写作.

4档案的提供利用

档案管理人员应熟悉所管档案的情况,主动了解各科室、各部门对档案所要利用的内容,做到及时、准确地提供档案材料.凡因工作需要而借阅文书档案时,按档案借阅制度借阅手续.任何人都有保护档案的责任,不得在档案上圈点、划线、污损,更不准拆散,违者按照《中华人民共和国档案法》的有关规定追究责任[3].外出开会需借档案,要经本院分管领导批准,所借档案不准带原件,只能带复印件,注意保存,不得丢失和泄密,回单位后应及时退还档案室查收注销.

5档案的鉴定和销毁

定期对超过本院《文书档案保管期限表》规定的文书档案进行鉴定、移交或销毁.鉴定工作由医院办公室及有关人员组成小组,对应鉴定的档案进行逐卷、逐件的审查,并提出移送或销毁意见.鉴定工作结束后,鉴定小组对有价值的档案要做好插卷或组卷工作,要写出关于鉴定档案的报告,并附上需要移送或销毁案卷的清册,报院分管领导审批后,方可移送或销毁.并按保密规定进行监销.

6档案资源的开发和利用

利用档案信息资源向医院及上级主管部门提供各种信息,为医院管理决策和制订规划、计划、工作总结、实施措施等提供了真实可靠的档案信息[4].利用档案信息资源,为制定医院工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等提供了大量信息资料,并配合重点专科、学科带头人选拔、科研课题确立等工作的完成,利用档案信息资源,为经济责任审计、自查、项目建设和医院财务部门债权债务检查等提供了相应的档案资料.

7结语

综上所述,通过加强档案管理和档案利用工作,为医院发展建设、领导决策医疗教学、科研等工作提供了真实、有效的档案资源,严格按照标准进行档案管理.加强综合档案室的软、硬件建设,规范档案管理制度,完善基础设施.只有档案工作一步步地朝着科学化、现代化的方向发展,才能适应当前社会发展的需要,档案工作的社会功能和经济效益才能得到充分的利用和发挥.因此,医院档案工作者的任务还很艰巨,还有很多工作需要进一步规范和加强管理.

[参考文献]

[1]秦红梅.加强科研档案管理促进科研事业健康发展[J].四川档案,2007,(5):24-25.

[2]蔡燕平.医院文书档案管理的现状问题与对策[J].基层医学论坛,2007,11(11):1038-1039.

[3]关东梅.论医院文秘人员修养与文档管理[J].中华临床医学研究杂志,2008,14(7):1070-1071.

[4]王波,王云.试论医院文书档案的创新性管理[J].医学信息(下旬刊),2009,1(10):223.

(收稿日期:2010-04-29)