档案管理数字化

【摘 要】现在人类对于时间的意识越来越强,领导在进行决策的时候要求快速、准确；各部门开展考察工作的时候要求快速、及时；社会群众对于档案信息的利用范围也在扩大,档案是社会资源的重要组成部分,还有很多的信息资源和经济、文化发展紧密联系,社会对于档案信息的需求在不断的增长,需要我们对其进行解决.

【关 键 词】档案管理数字化；问题；标准；必要性

档案数字化管理是现代的一种新型管理模式,通过各种渠道来将档案资源进行转换,变成数字档案信息,用数字化的形式来进行保存,借助计算机和网络的便捷来进行传递和应用,建立一个庞大的档案信息库,提高档案的利用率,达到资源共享的目的.现阶段,我国的信息化程度比较高,电子商务等新型的商务模式相应出现,这是我国档案事业发展的最佳时代,档案数字化工作目前已经正式启动,在不断的深化当中.

1.数字化档案概述

自二十一世纪以来,电子技术、网络技术、通信技术的发展就越来越快,高科技时代已经到来.档案数字化是计算机技术、数据库技术等新型技术的应用扩展.资源转化市档案管理的重要方面,在资料的管理当中需要将纸质的资料转换为网络的文档形式,或者在资料整理的时候就以文档的形式进行板寸.档案数字化需要对其规范性进行统一,使用标准的档案数字化标准来实现管理和应用；档案数字化需要以实际为立足点,通过组织来确保工作的正常开展,抓好文件的质量问题；档案数字化建设要以完善的系统为基础进行发展,需要将目前的系统进行完善化；档案数字化建设重点工作是数据库的建立和维护.

目前的信息化程度越来越高,如何快速的对信息怎么写作进行利用,减少工作中的失误,让工作变得规范化、系统化、程序化,让我们的工作目标能够快速实现,降低工作成本,提升效益,这些是目前的档案管理部门所需要去思考的问题.档案信息过去是以纸质的形式来进行存储,使用和查阅都非常的不便,浪费人力和无力.因此,需要使用数字化档案信息管理来实现更加高效的应用,满足社会快速发展的需求.

2、目前档案管理数字化建设存在的问题

我国的数字化档案管理发展的比较晚,数字化档案管理系统还不健全,处于发展初级阶段.因此,存在很多问题：第一,没有有效的领导.科技的发展如此的快速,数字化档案管理体现的重要性已经得到大家的认可,但是领导对于数字化管理仍然有着太多的不足之处.因此,管理上要是摸索阶段,这样就缺乏一个系统的领导,来以科学和规范的档案管理制度和模式来对数字化档案管理系统进行管理；第二,没有完善的保障.数字化档案管理体系是以大量的档案管理人才和数字化档案管理人才组成的,目前的数字化档案管理工作中,人才比较缺乏.因此,人才的总量和结构存在一定的不合理.因此,高层次、高技术的人才缺口比较大,而数字化档案管理工作还不完善,没有足够的培养人才的能力,导致了发展缓慢.而且硬件跟不上时代,软件落后,兼容性差；第三,网络安全性低.网络是数字化档案利用的重要渠道,其安全性存在不足就容易导致信息的丢失,对于信息的应用是非常大的损失.

3.数字化档案管理的基本行为准则

数字化档案管理的工作原理主要是通过先进的计算机技术将档案资料储备在计算机内部进行档案资料的分类和管理.只有通过对这些档案资料的信息分类才能够促使数字化管理的有效性和合理性.总体而言,对数字化档案管理的基本行为准则的内容需要进行全面掌握,主要从以下几个关键点进行规范：第一、需要对计算机技术进行不断提高,对档案管理的人员进行计算机技术的培训,同时,不断更新档案管理方面的计算机设备,加强计算机方面的基础设施.第二、在档案管理方面需要不断加强管理,只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤.在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容,这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐,更得益于这种资料的管理方法便于管理,有利于档案资料的管理.第三、数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益,增强企业对于资料管理的能力,提高管理资料的效率,促进资料管理的高效完成.提高办事效率是这项资料管理的有效的方法,可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行.

4.数字化档案管理的重要意义

随着数字化管理方式的深入落实很多的企业开始对档案管理的工作效率进行关注.只有充分改善数字化档案管理的工作水平才能够促进工作效率的提高.数字化档案管理具有重要的意义.具体表现在三个方面：第一、可以提高资料管理的工作效率,促进工作的积极完成.通过计算机等高科技设备的引进提高了企业的工作效率,减轻了工作者的工作的繁琐程度,在很大程度上减轻了工作人员的工作负担.现代社会是信息化时代,只有充分将这些信息进行整理和保存才能够将工作进行整体的规划,促进信息的畅通无阻.第二、计算机的办公设备给工作人员带来了很大的帮助,很多的资料通过计算机就可以传递,工作人员通过计算机就可以进行信息的交换.同时,应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存.第三、计算机技术的普及对于档案资料的保存也具有重要的意义.通过计算机备份系统可以讲大量的信息同构文档的形式储备起来,促进工作的完成.关于信息的保存在充分利用计算机技术的前提下不断改善技术改善措施,增强工作人员的管理水平.总之,数字化档案管理的技术对于信息和资料的高效管理做出了很大的贡献,值得进行普遍推广.

5.数字化档案管理的优越性分析

数字化档案管理在各个方面都有很多需要注意的问题,其优越性白哦现在很多的地方,主要是为提高工作效率,储备信息的可靠性以及节省工作人员的工作量等多个方面,具体而言,首先,数字化档案管理的工作方法对档案管理的人员进行计算机技术的训练有助于不断更新档案管理方面的计算机设备,加强计算机方面的基础设施.其次,在档案管理方面需要不断加强管理,只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤.综合怎么写作的管理体系是现代化企业管理发展的最终方向和追求目标.在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容,这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐,更得益于这种资料的管理方法便于管理,有利于档案资料的管理.最后,数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益,增强企业对于资料管理的能力,提高管理资料的效率,促进资料管理的高效完成.提高办事效率是这项资料管理的有效的方法,可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行.只有综合将数字化管理的方方面面进行整合才能够配合管理效率的提高,促进数字化档案管理的管理模式的改善.

6.总结分析

由文件处理向数字管理系统的转化和发展是数字化档案管理的目前发展现状,对于这个转变的完成非常需要建立数据库,建立数据库是进行资料保存和整理的关键,数字化档案管理的工作方法结合了计算机技术、网络技术以及现代的管理方法.只有综合在各个方面进行提高才能够将数字化档案管理的水平真正提高上去.我们应该知道,由于应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存,在很多方面都存在很多的优势,因此需要在各个领域进行推广.