学术会议的组织与管理

[摘 要]随着医疗市场的进一步开放,学术会议的举办日趋活跃,但是在这些学术会议异常活跃的现象背后,很多学术会议的组织者却由于会议组织管理上的不足而造成体力、脑力的严重透支.本文从学术会议的组织、管理以及应该注意的问题三方面展开探讨,以求更好地推动学术会议的管理研究.

[关 键 词]学会；学术会议；组织；管理

[中图分类号]R19[文献标识码]C[文章编号]1673-7210（2007）07（c）-096-03

学会组织是科学研究、科技进步的产物.16世纪科学技术迅猛发展,科学研究者迫切要求相互切磋、共同研讨,学会组织应运而生.学会的成立,结束了“躲进小楼成一统,各立门户”的独立研究状态,开启了学术交流研讨之风,极大地促进了科学技术的发展与繁荣.同时,科学技术的突飞猛进和社会经济的快速发展,又极大地促进了学会组织的快速发展,各级学会组织已成为推进科技进步和经济社会发展的不可或缺的社会力量.

根据江苏省级学会章程,学会是按自然科学、技术科学、工程技术及其相关学科组建的学术性、科普性社会团体,是相应学科领域的科研、教育、设计、运用、生产的科研人员和管理人员以及相关单位自愿组织的非营利性群众团体.学会具有鲜明的特点,首要表现在学术性,学术性是学会的根本属性,是区别于其他社团组织的根本所在.学会组织起源于学术交流,发展于学术交流.开展学术交流是学会组织的核心任务.学术会议的宗旨是：发挥学会学科众多、知识密集、人才荟萃、横向联系多的优势,紧密围绕经济建设中心,突出科技是第一生产力的指导思想,促进学科发展和科技进步,促进决策的科学化、化,促进科技人才的成长与提高,促进经济和社会的发展.

围绕学会宗旨与核心,进一步提高学术活动的质量和水平是学术活动及学会工作的中心和重点,加强对学术活动的组织管理,理顺学术会议的管理机制,确立以会养会的理念,开源节流,争取社会各方面的资助,从经费上保证学术活动的顺利开展,不断提高学术活动的质量和水平,充分调动各专业委员会的积极性,使学术活动生机勃勃地开展起来,同时学会全体工作人员要增强怎么写作意识,配合专业委员开展好各项工作.积极倡导“献身、创新、求实、协作”的科学精神,尊重知识、尊重人才.发现和培养中青年科技工作者,使他们在学会的活动中发挥更积极的作用.通过活动不断增强学会的活力和凝聚力,促进全省学术水平的提高和人才的成长.近年来,据不完全统计,全国各省市、地县的各级学会举办的国际、国内及片区学术交流会议每年都在1.2万次左右,参加人次约180万；全国性的学会和省级学会所举办的学术交流会议在1万次以上,参加人次约140万,其中有相当数量是以学术会议的形式举行的；全国省级以上医学会(含杂志社及区域性会议)每年召开的各类学术会议在1200次左右；2006年度江苏省科协系统统计的各省级学会组织召开的学术会议达600次左右,参加人员6.7万人次.

江苏省医学会创建可以追溯到20世纪30年代,1915年2月5日中华医学会在上海成立,1933~1947年,江苏地区陆续成立南京、苏州等8个分会.解放后因为行政区划变更等原因,1962年7月正式更名为中华医学会江苏分会,专科分会的组织建制也因西医、中医中药、预防、医院管理等学术团体的合分而有变化.

江苏省医学会召开的学术会议从时间上大致可分为三个阶段：

第一阶段,即后学会恢复工作到20世纪80年代中期,由于学会各组织机构不够健全,学术会议的数量较少,会议不收会务费,参加人员只需交住宿费和少量伙食费,其余经费由财政补贴,那时代表名额控制较严.

第二阶段,即20世纪80年代后期至90年代初期,财政取消了对学术会议的补贴,会议支出主要靠收取会务费和住宿费,取消了对参会代表名额的限制.

第三阶段,20世纪即90年代中后期至今,随着市场经济改革的不断深入,会展经济这一新的经济形式也逐渐被人们所认识,会议经费除来源于代表所交会务、资料费外,厂商公司的赞助费成为会议经费的主要来源.

近年来江苏省医学会积极组织多层次、多形式、有影响、有特色的学术交流会议近两百次,共征集论文近三万篇,邀请国内及美国、英国、澳大利亚、加拿大、德国、法国等十多个国家及香港和台湾地区的著名专家作专题报告近两千场.不仅使学术会议的学术质量稳步提高,收到了很好的社会效益,而且使学术会议取得了一定的经济效益.同时也通过学术会议的组织和管理,在政府拨款不断减少乃至取消的情况下,为学会的生存和发展开辟了一片新天地.

学会肩负着推进学术发展的重要任务,始终把不断提高学术交流水平,推进学术发展和学术创新作为学会工作的第一要务.目前,学会的学术交流活动初步形成了以下特点：

（1）会议主题明确,学术水平不断提高.

（2）在学术活动中贯穿“继承、发展、创新”这一主线.

（3）学术活动丰富多彩,不断拓展交流空间.

（4）国际、国内学术交流日益活跃.

虽然这些年来,江苏省医学会在学术会议的组织与管理方面取得了可喜的成绩,但是仍然存在多方面的不足,因此现将在组织与管理学术会议方面的一些经验与教训与各位专家和同行交流.

1举办学术会议的组织工作

1.1学术会议前期工作

1.1.1会议征文①会议征集论文的通知一般应在开会前半年发出,通知应明确会议的主题、目的、重点议题和有关要求；②论文作者应在会议前一个月将论文提交,以便论文评审小组对论文进行认真的评审,决定取舍；③征集的论文,除特邀报告外,凡已在其他学术会议或在国内外公开发行的刊物上发表过的不予录选.

1.1.2会议合同为了保证会议的顺利开展,会议先期必须实地去考察会场、酒店的实际状况,并与会场、酒店的负责人签订合同,依法维护各方的正当权益.

1.1.3厂商邀请函在学会宗旨优先的原则下,发放厂商邀请函,邀请相关医药企业参加会议,举办相关医疗器械、药品和试剂等展示活动,结合会议进行新技术、新产品介绍,形成互动、社会效应与经济效应兼得.

1.1.4会议通知给全省县以上医院的相关科室主任、已收到的征文作者及对会议感兴趣的相关人员邮寄正式的会议通知,告之会议的具体时间、地址、收费等.

1.2学术会议组织计划

会议组织计划是有效地协调各个环节,推动学术会议顺利进行的最重要的工具,是组织会议的首要环节.抓住这个环节,就可以提挈全局.所以会议组织计划是会议成败的关键性因素之一.

会议组织计划主要包括以下几项内容：

（1）工作计划.是为了学术会议顺利开展而制定的实施方案,主要包括专家接待计划、会议代表接待计划、厂商接待计划等.一个科学而合理的工作计划是学术会议顺利开展的重要保障.

（2）人员组织计划.通常都采用框图式构架,各项分工、负责人、具体情况等内容都集中在一起,制作一个人员组织计划表.在这份计划中,明确分工,明确各人的职责,以及各分工之间的相互配合,可以让工作人员一目了然.

（3）财务预算计划.学术会议经费主要靠自筹,以会养会,对于会议进行过程中的各项费用支出以及可能需要的支出情况做一详细而周密的预算,确保会议经费的正常支出而不会出现亏损的局面.

（4）文件管理计划.会议前期与相关单位签定的合同,在会议过程中的代表收费、住房、餐饮的统计以及会议论文汇编、总结等是会议资料的重要依据.所以对于文件档案的管理,最好安排专人负责.这样不仅可以随时了解会议的进展情况,也为以后查看.

（5）应急计划.它是主办方最容易忽略的地方,也是最难把握的地方,一是因为会议过程中出现的突发情况有太多的不可预料性,不知如何制定应急计划；另外也在于大多数会议组织者对会议过程中的突发情况没有一个清晰的认识,还没有意识到这一问题的重要性.大型学术会议一般都具有筹备时间长、涉及人员多等特点,在这个过程中难以保证每个人都不出问题、每件事情都进展顺利.所以,一份相对严密的应急计划还是不能少的.

怎样把会议接待过程中出现的情况全部考虑到,并且在会议开始前就部署妥当,是会议能否顺利进行的关键.可从以下几个方面着手：

（1）认真做好笔记.会议的主要内容、具体时间、地点、日程安排、有关文件、经费预算等事宜的相关环节,会前做到心中有数,这样如果在会议的接待过程中如果遇到类似问题就可以胸有成竹了.

（2）集思广益.由于一个大型学术会议涉及的方方面面比较多,头绪错中复杂,对于会议现场可能出现的情况做出准备是一件相当棘手的事,每个人并不能保证把所有可能出现的情况都考虑进去,所以在这个时候运用大家的智慧,集思广益,就有可能让前期准备趋于完善.

（3）随机应变.在学术会议的前期就预先做好会议接待人员的培训,不仅使其了解整个会议的相关情况,而且使其掌握一定的技能,模拟一些突发事件,增强应变能力,这样在会议现场就可以运用自如了.

（4）及时吸取教训,善于总结经验.由于大型学术会议的复杂性和不可预见性,为了保证每次会议都顺利开展,及时地整理在以往会议过程中出现的失误、总结会议中的先进经验就显得犹为重要.所谓“吃一堑、长一智”,这就为我们今后的会议管理奠定了良好基础.

2举办学术会议的管理工作

2.1项目负责人制

现场管理必须由项目负责人统一管理,服从项目负责人统一的指挥和调度,互相配合,才能保证会议各项工作有条不紊的开展.才能保证整个会议顺利、高效而有序地进行.

2.2“角色管理”

我们可以根据会议参与者的角色来分配管理工作,合理分工、各司其职.即安排专人来负责会议现场不同身份的相关人员,最后由项目负责人来统一管理各个方面的负责人,协调和控制整个会议现场工作.

①会议组织方：主要包括会议的主办方、承办方、协办方等.在会议前期和会议进行过程中,会议的组织各方都需要互相合作、互相协调.②酒店方：主要是指场地的提供者.在整个会议的进行过程中起着配合的角色,以保证会议进行过程中一些基本设备,如舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试、开幕式主席台的搭建、会场座位的布置等到位.项目负责人必须做好与酒店负责人的相互协调,这是很重要的一个环节.③参会专家方：它是整个会议中最重要的一个环节.主要是指大会邀请的,在大会上做专题报告的知名专家及相关的特邀老专家,必须安排专人接待,如果会议邀请的专家较多,必须安排多个专人接待,每个专家还须安排相关人员负责专家在会议的整个过程中的接送站、报销、安排住宿、陪同旅游等事宜,以保证每位专家宾至如归的感觉,特别是外省及国外的专家,他们认可会议就成功了一大半.因为会议举办成功的重要标志之一是会议专家对本次会议的认可,因此至关重要.④参会代表方：主要是指参加会议报到的代表.他们是会议的主要接待人员,也是会议参加的主要对象,要安排专人负责好会议代表的报到、登记、住宿等,使每位代表都满意.⑤参会厂商方：主要指参加会议的相关厂商,因为每次学术会议的顺利举行,都离不开厂商的大力支持,如何安排好各厂商的展台布置,营造出一个丰富多彩的会议气氛,是至关重要的.⑥媒体记者方：主要包括会议邀请的媒体和主动前来采访的媒体.因为每次会议都会产生一定的社会效应,媒体的参与对于整个会议的效益评估具有很大的参考价值,所以对于媒体方的管理也就理所当然的独立为面了.

总之,在角色的划分上应该充分考虑到每个具体会议的实际情况,根据每个具体会议实际情况来决定划分的具体内容,灵活运用,才能取到事半功倍的效果.

3学术会议组织与管理应注意的几个问题

应从医学专业的行业角度出发,做好学术会议的组织管理.协助专科分会的专家做好会议的选题及会议具体内容的安排,使会议既能反映出近年来该学科领域的学术水平,又要把学术会议办成大家知识更新、接受继续医学教育的大课堂.在各项工作中贯穿“继承、发展、创新”这一主线,加强制度建设,不断推进学会工作的规范化、程序化、法制化、科学化.树立大局观念,发扬学术,鼓励学术创新,在改革中求发展.以高质量的学术会议在医学工作者的心目中树立起学会这一权威学术机构的形象,吸引更多的参会者.

正确处理学术会议与产品展示的关系.始终以学术会议的社会效益为“最高准则”,确保会议的绝大部分时间用于与会议主题有关的专题报告和代表发言、讨论.淡化会议的商业气氛,严格控制到会公司、厂商的介绍时间及介绍内容.

“以人为本”,做好会务接待工作,安排好与会者的食、住、行等,确保与会者能安心进行学习交流.要使参会的专家满意、代表满意、厂家满意.通过会议发放的会议质量评估意见反馈表,不断总结经验、找出不足.

通过强强联合,把会议做大做强,增强竞争力.通过联合实力较强的地方医学会或专科分会,召开区域性的学术会议,一方面可以扩大交流范围,使代表们获得更多的信息,另一方面也可以吸引更多的厂商参与,通过适当的规模效应,取得很好的社会效益和一定的经济效益.