文书档案管理中的问题

[摘 要]：从某种意义上说,文书档案管理反映了一个单位对档案的重视程度.文书档案是重要档案资料的集中地,是单位档案完整保存的基本保证.只有确保了文书档案管理的水平,才能保证单位档案的可靠性与全面性.对此,本文就文书档案管理现存的主要问题加以分析,并提出了有针对性的解决对策.

[关 键 词]：文书档案档案管理电子文书数字化

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,是档案存在的基础与重要的资源发生地,其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性.只有实现了文书档案管理工作规范化、标准化,才能提高文书档案利用率,为单位的建设与发展提供强有力的保证.

一、文书档案管理中存在的主要问题

(一)文书档案管理意识薄弱,重视力度不够

由于很多单位自上而下对文书档案管理工作的重要性缺乏必要的认识,所以对文书档案管理的重视力度不够,缺乏应有的档案管理意识.一方面,要的高层领导没有传达有效的指示,部门与部门之间也对文书档案管理工作缺乏强有力的配合；另一方面,有些领导层目光短浅,只是考虑到眼前利益,对文书档案管理缺乏正确的认识,没有聘请或培训专业的管理人员,在培训理念上观念落后,使得单位文书档案管理的整体质量偏低.另外,由于对文书档案管理上的忽视,在人力、物力、财力上的投入也就相对较少,这都直接限制了文书档案管理水平的提升.

(二)文书档案管理的规范性不强

档案是由文件构成的,文件质量不达标,档案管理工作就无法顺利的开展.但是,有些文书档案管理人员缺乏对档案管理的正确认识,没有认真做好对相关材料的整理归档,使文件、档案不统一,很难保证档案管理的规范性、完整性.同时,有些单位没有要统一规范文件格式,文件用纸也相对混乱,没有对字体等方面也应加以规范,经常出现不合规定的文件.如在书写相关资料时,没有使用黑色碳素笔或钢笔,对文件的起稿、整理、修订等各个方面没有严格遵守文书档案处理流程,对于缺页少页的资料,没有及时发现并给与完善,对会议材料的收集整理相对混乱、滞后等.

(三)电子文书档案管理的安全意识相对缺乏

随着互联网的广泛应用,方便快捷的电子文件日益受到追捧.但是,科技是把双刃剑,互联网的使用对于电子档案的管理却存在着很大的风险.由于电子档案对电子设备的要求极高,稍有不慎,很有可能发生数据无端丢失,反复的病毒入侵和电子内容的随意篡改等情况发生.再加上部分档案管理人员对电子文档的安全性缺乏有效的认识,电子管理专业水平不足,使得电子网络系统很容易陷入瘫痪,造成电子文书丢失等情况,极大的降低了文书档案管理的安全会水平.

(四)文书档案人员的综合素质有待进一步提高

文书档案质量的高低很大程度上取决于管理人员的综合水平,但是,就目前的情况来看,大部分的管理人员都没有经过专业的技术培训,综合素质不高,对档案管理方法知之甚少,使档案管理的难度进一步加大.例如采集信息时间延迟,采集的范围过于狭窄,没有采取行之有效的办法对文书档案进行分门别类的管理以及,文书档案管理时间模糊不清等等,这都在很大程度上反映了文书档案管理人员综合素质上的缺陷.

二、促进文书档案管理的有效对策

文书档案管理部门应从上而下重视档案管理工作,尤其是高层领导,更应该增强对文书档案管理的认识,明确划分文书档案管理的职责.对于档案管理工作人员而言,有责任向单位内部人员大力宣传文书档案管理工作的重要性.必要时,可以开展相应的专题讲座,积极宣传相应的企业制度和法律规范,力求使单位内部全体成员都主动参与到文书档案管理工作中来,争得他们的理解与支持；也可以向领导建议,将文书档案工作管理提入到单位内部的重点工作上来,使文书档案工作向着高水平、优质量的方向前进.同时,要增强文书档案管理的主动性和预见性,主动提供决策意见,使文书档案工作的预见性和主动性更强.此外,电子信息技术的发展要求文书档案工作管理人员应该与时俱进,给自己提出更高的要求,不断为自己补充新的知识,用科学武装头脑,确立一个终身学习的目标,变被动接受为主动学习,提高对文书档案的信息化管理能力.

只有把文件整理等基础工作做足做好,才能使文书档案管理朝着规范化、有序化的方向发展.这就要求相关人员要全力做好本职工作,对工作认真负责,本着科学管理的理念,把文书档案管理的基础性工作做足做好,比如信息的采集、选择、管理、使用和最终的归整等.同时,各部门之间应该加强合作与联系,尤其对个别重要的部门而言更应该如此,以便于档案信息的及时采集与准确存档.此外,档案管理人员应该负责其他部门的宣传与培训,定期的为其他部门的档案负责人举办培训,并积极地监管各部门的文书档案处理过程,以求使采集信息的过程变得顺利,使文书档案管理工作能够更加有序的开展.

随着科学技术的不断发展,档案管理也应紧跟形势,朝着数字化的方向前进,但为求方便的同时,我们也应该了解其中存在的危险,加强电子文书信息的安全化管理.电子技术的在文书档案管理中的合理应用,无疑使文书档案管理愈加方便快捷,节省了大量的人力、物力和财力,从信息的采集到加工处理过程的完成,用时越来越短,使档案管理的过程得到最大限度的简化.同时,通过计算机技术,档案需求人员也可以省时省力的获取信息,简化了繁琐的手动翻阅过程,使查阅手段朝着多方向、多种类方向发展.但需要注意的是,为保证数字化档案管理的安全性,要加强安全技术的投入力度何管理力度,如登录时应借助有效的身份验证信息,加大对周围网络安全的监管力度,提升计算机网络系统的安全性能等,防止文书档案信息被窃取、被破坏,最大限度的保证文书档案管理的安全化水平.

要提高文书档案管理工作人员的综合素质,就应该掌握档案管理的专业知识,对档案管理相关的基础性工作做到游刃有余,比如对各种文件的分门别类,采集信息时的精准到位等.因此,单位领导也应该加大培训资金的投入力度,寻求专业人士的指点,安排公司相关人员的定期培训,努力培训出综合素质过硬的员工,更好的怎么写作于单位内部文书档案管理工作的需要.同时,在培训工作期间,单位领导还应督促管理人员不断学习先进的技术,适度的进行培训反馈和工作考核,不断丰富管理人员相关的专业知识,切实增强文书档案管理人员的综合素质.

三、结语

总之,文书档案管理水平的提升,需要及时纠正“档案无用论”的错误观念,各部门之间加强联系与合作,实现文书档案的全员参与、全过程管理,使文书档案的归整更加精准、及时、有效.同时,要对文书档案管理的制度进行不断完善,使文书档案管理工作朝着先进、有序、规范的方向发展,充分提高文书档案管理的规范化和高效率.