刍议信息化在科技档案管理中的应用

随着互联网和计算机技术的快速发展,信息传输已经涉及到档案管理的各个环节.在现代化企业中,科技档案管理的信息化建设显得特别重要.如何做好企业科技档案信息化工作,利用好科技档案为企业发展怎么写作越来越成为企业急需解决的问题.

一、采用档案信息化系统的效果

企业档案信息化,是指企业在档案管理活动中全面采用现代信息技术,以网络作为基本平台,将档案管理模式从传统的以档案实体保管为重点,转向对档案实体资源进行数字化管理和开发,从而实现为企业生产、经营和管理活动提供优质高效的数字化怎么写作的过程.本公司通过几年的努力和摸索,档案信息化取得了较好的成果：一是建立了档案管理平台,统一规范了档案信息资源管理系统.二是建立了集中存储的电子文件目录数据库、电子档案数据库,实现了数据提取、办公自动化管理、档案管理的无缝对接,提高了电子文件归档的及时性、完整性、正确性.三是实现了档案收集、整编、统计、检索、利用的业务流程自动化、数字化管理.既提高了查找速度,又减轻了档案人员的工作量.四是建立了档案目录数据库,实现了项目的检索、查询、利用,提高了图纸的查准率.

二、科技档案信息化在实施中遇到的问题

1.查询功能需加强.一是在同一产品设备中,若图号不同,不同图号的图纸归档在同一产品设备中,造成系统不能自动识别,要靠档案人员自己识别.二是在同一产品设备中,若专业建立重复,不能自动识别.可能导致同一产品设备中创建了两个同样的专业.图纸的输入也会发生错误.当设计人员利用档案信息化平台查询图纸时,会发现不同的产品设备图纸归档在同一产品设备下,或同一产品设备中有两个相同的专业.降低了图纸查阅工作效率.

2.识别功能需改进.一是同一套产品设备图纸中,零部件名称不统一,不能自动识别.可能造成把别的产品设备图纸归档在这一设备图纸中.二是带有二级目录的设备图纸的排序不能自动生成,必须由档案人员手动排序.但设备图纸一般都有上百张,仅靠档案人员手动排序既浪费时间,也不利于图纸张数和图号的核对.

三、加强科技档案信息化管理工作的主要措施

我公司是一个技术密集型企业,在形成的科技文件材料中涉及的技术标准和规范较多.科技文件材料采用的标准是否有效,需要设计利用者的科学判断,还要做好标准的管理工作.

1.科技档案标准化管理.我公司在实施科技文件材料标准化过程中,经历了一个认识和再认识的阶段,主要解决了CAD制图标准化.统一使用制图软件、线型、汉字支持文件和图样等.认真贯彻执行ISO90001-2000质量管理体系文件中的有关规定,科技文件材料必须严格按程序进行签署,以便明确责任.每个阶段的设计文件需要设计人、校核人、复核人、专业负责人、项目负责人、总工程师审核签署,做到责任到人,规范了设计文件的审核程序.

2.科技档案数字化管理.一是做好已归档纸质科技档案的数字化工作；二是做好数字科技档案的管理工作.结合实际,选用了扫描成像方式.扫描成像具有速度快、真实度高、人员需求量小、资金投入高的特点.数字科技档案的管理工作主要是对数字技术档案信息进行处理、存储、保管、提供利用和鉴定,以实现科技档案信息资源共享及科技档案信息的存储海量化、检索便捷化、网络传输化.

3.科技档案系统化管理.科技档案具有系统性和成套性特点.我公司主要采取按照设备产品进行编号,来实现同一台设备在不同项目中的系统化管理.

4.科技档案网络化管理.我公司实现科技档案在形成、接收、整理、保管、利用和鉴定全流程的一体化网络管理,科技档案信息管理贯穿于科技档案的形成、管理全过程.利用网络实现科技档案信息在线式归档、管理和提供利用.采用强大的数据库系统,进行多种备份措施,既实现了档案数据的管理、查询,又确保了档案数据的安全.科技档案管理通过局域网,只要有授权,公司员工就可以远程查询数据,科技档案管理人员也只需要通过网络将提交或记载的科技档案信息进行分类、整理、最大化地共享科技档案信息.

5.加强档案法律法规宣传教育.公司档案室通过内部宣传平台,定期贯彻相关档案法规,增强全员法律意识.宣传新颁布的法律、法规,组织统一学习.

6.责权分明.公司加强统筹规划,分类指导,对设计人员、出图人员和档案管理人员制定各自相应的规范,明确各类人员之间的责任和管理办法,做到职责明确,各尽其职.树立了清晰的权责观念,以免造成归档图纸出现问题时互相推诿的现象,保证了归档图纸的完整、及时和规范.

7.保障档案信息的安全和可靠性.利用权限设置,严格控制档案管理员和用户的不同权限,对档案进行分类.对图纸、文件进行加密.严格控制档案管理员或用户访问所用档案类型.每个用户都有一个权限级别与密级对应.