秘书的人际关系环境

摘 要：随着时代的发展,秘书的人际关系环境越来越复杂多样,而人际关系环境又直接影响着秘书的工作.本文将介绍秘书人际关系环境的特点,具体分析其中主要的三对关系,即秘书与领导、秘书与职能部门、秘书与组织外部的关系,并简要提出处理这三对关系的原则和方法.

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人际关系是指在社会实践活动中,通过交往而产生、发展和建立起来的人与人之间的心理关系.秘书的人际关系环境则是指基于工作的需求,秘书与不同人之间形成的人际关系的总和.作为组织中信息集散与关系协调的枢纽,秘书需要塑造良好的人际关系环境,从而更好地承担承上启下与内外沟通的职责.

1.秘书人际关系环境的特点

1.1、广泛性

秘书对上要处理好与领导的关系,对下要处理好与基层的关系,对内要面对与同事的关系,对外要解决与各种社会组织和个人的关系.这充分体现了秘书的人际交往范围广泛,人际交往对象众多.而广泛性还折射出了秘书人际关系环境的多层次与全方位.

1.2、复杂性

领导的个体差异导致领导间会存在不同的意见,甚至出现摩擦与矛盾.在这种情况下,秘书既要尊重个别领导,又要维护集体领导,这无疑增添了秘书人际关系环境的复杂性.此外,虽然秘书负责辅助性工作,但是又时常为领导或处理一些具体事务,导致一些人在领导办事之前先找秘书通气,这种双重性体现了秘书人际关系环境复杂性.

1.3、从属性

秘书作为领导的参谋与助手,显然在与领导的关系中处于从属地位.这要求秘书在工作中除了遵守法律法规、行业准则以外,还必须依照领导的意图办事,即只有领导交办或授权的事项,秘书才能执行,而领导没有交办或没有授权的事项,秘书可以提出建议,待批准后才能实施.

1.4、强制性

强制性是基于从属性而衍生出来的.当秘书与领导出现分歧或障碍时,处于从属地位的秘书被迫继续履行自己的职责.在这种情况下,强制性便突显出来.而过度的强制性会削弱秘书的工作动机,影响工作质量,故有必要采取一定的措施淡化强制性,促使秘书与领导建立起和谐、融洽的人际关系.

1.5、首属性

一般而言,交往频率高、关系密切的人际关系被认为具有首属性,而交往频率低、关系较疏远的人际关系则具有次属性.首属性主要是指秘书与领导的关系特征.因为,秘书应领导工作的需要而诞生,主要为领导提供怎么写作,离开了领导,秘书就失去了存在的基石.

而首属性与强制性是此消彼长的关系.在首属关系中,秘书与领导通过积极的沟通与交流,彼此逐渐建立起工作和谐、心理默契、相互信任的人际关系,从而淡化强制性所带来的生硬、僵化、或不可调和的负面影响.

2、具体分析秘书人际关系环境中的三对关系

在众多的人际关系中,秘书与领导的关系、秘书与职能部门的关系、秘书与组织外部的关系是最为主要的三对关系.下面将具体分析这三对关系,并根据每对关系的特点简要阐述下秘书应怎样处理该人际关系.

2.1、秘书与领导的关系

秘书与领导的人际关系是秘书人际关系环境中最为重要的关系.而这一关系的主要特点为组织上的上下级关系,工作上的怎么写作关系、人格上的平等关系.

从属性决定了秘书与领导在组织上的上下级关系.这意味着秘书在职能活动中必须接受上级的领导,严格遵从领导的意图,准确传达领导的精神.而工作上的怎么写作关系是指秘书要以领导为中心开展工作,秘书做好怎么写作工作就是为领导解除了后顾之忧.虽然秘书与领导存在着领导与被领导、怎么写作与被怎么写作的关系,但二者间并不是人身依附的关系,而是人格上的平等关系,二者都是为实现组织目标而工作的,没有高低贵贱之分.

根据这三个特点,秘书在处理与领导的关系时需要做到正确定位、及时沟通与坚持原则.秘书要明确自己的地位,清楚角色所承担的职责,不能出现主辅错位、主辅脱节、主辅不分的问题.同时,秘书要主动了解领导的工作习惯、性格特点与兴趣爱好等,积极与领导进行协同,从而为领导工作的开展创造良好的条件.秘书还要做好“听下言纳于上,受上言宣于下”的工作,实现组织内的及时沟通.此外,秘书服从领导并不是绝对服从,面对领导的错误,秘书要敢于坚持原则.当然,秘书应该注意谏言的方式方法.

2.2、秘书与职能部门的关系

秘书与职能部门的关系是协调与被协调的关系.虽然秘书部门与职能部门都处于同一层次上,但就工作性质而言,职能部门是专门的业务部门,其更加注重自己的职能工作,而秘书部门是综合管理部门,是领导的辅助机构,因此只有秘书才能从整体的立场上来进行工作协调.虽然秘书与职能部门间没有直接的管辖关系,但是不能忽视这一关系.因为职能部门需要通过秘书部门获得领导的指示,而领导的意图最终要依靠职能部门来执行,秘书部门与职能部门只有相互支持,相互配合,才能推动组织目标的顺利实现.

秘书在处理与职能部门的关系时要坚持平等与尊重的原则,正确认识和运用权利.虽然秘书常常代表领导协调上级与职能部门或职能部门间的关系,但是这并不意味着秘书可以以领导自居.在协调工作中,秘书应该以“参谋”的身份开展工作,不能将个人的意见强加给职能部门.

2.3、秘书与组织外部的关系

秘书与组织外部是双向互动的关系,一方面秘书从组织外部获得信息,为组织的决策提供参考,另一方面,组织外部的社会机构和人有时需要通过秘书获得怎么写作.不过,若秘书要更好地完成自己的职责,则需在这对关系中显示出更多的主动性.

此外,秘书与秘书协会的关系是秘书与组织外部的关系中重要的组成部分.然而,许多研究秘书工作的书籍和刊物在分析秘书与组织外部关系的时候都忽视了这一点.

通常,秘书协会是由地方党政机关办公室发起组织的,由秘书科研、教学人员和秘书工作者组成的社会团体.为促进秘书行业的发展与秘书人才的培养,秘书协会针对不同的需求,开展公文评展、创办刊物、学术研讨会等各种活动.秘书通过协会能与其他同仁一同总结交流工作经验,研究探索秘书工作规律,从而增强工作能力.而秘书协会汇集行业绝大多数的优秀人才,能有效整合人脉资源,实现协会的发展.总之,秘书与秘书协会是共同成长的关系.

良好的人际关系是秘书成功的基础.因此,面对纷繁复杂的人际关系环境,秘书应该积极地实践,不断总结经验,形成一套有效的方式方法,从而优化秘书的工作效能.