OA办公自动化系统在企业中的应用

[摘 要]随着信息化的发展,为了提升了办公水平,加强了企业的竞争力,各种信息技术的应用,使得其完成了传统办公模式向办公自动化的转变.本文首先简述了OA办公自动化系统的概念及OA的功能,然后分析了OA办公自动化在企业办公业务中的应用,最后分析了OA办公自动化的发展趋势,旨在为企业提供优质的怎么写作,为企业创造更大的价值.

[关 键 词]办公自动化；信息；效率；应用

中图分类号：TP317.1文献标识码：A文章编号：1009-914X（2014）15-0336-01

1.什么是OA

OA是英文OfficeAutomation的简写,简单的说就是办公自动化.办公实际上就是文件的制作、修改、传递、签订、保存、销毁、存档的过程.在实现的过程中,需要各种各样的设备进行工作.随着计算机网络技术的不断发展和提高,办公就越来越被高效化和简化,OA办公系统可以让公司的工作完全像流水线一样,以最短的时间,最高的效率,最低的成本完成公司工作,同时也可以规范公司的管理.

我国现行的办公自动化,还是停留在办公自动化的起步阶段,多半是对单机字处理和表格的处理.还没有完全实现信息的交流和共享,团队的协同运作也还遥不可及,这样就不能很好的提高办公效率.随着Inter/Intra的高速发展,未来的办公自动化就需要向实现信息的交流和共享,团队的协同运作方面不断的加深努力,从而实现真正的网络办公自动化.现有的办公自动化系统和信息管理系统中,其核心的功能就是企业的文件流转和业务重组.同时,企业的办公主要内容就是企业文件的流转,因此可以在自动办公系统中,把企业的所有工作内容都看作是一个数据库表单,从而为这个数据库表单开发和建立统一的高效的系统,以保证表单内容的准确表达和流转.实现网络办公自动化,最重要的就是避开企业的业务流程重组,做好企业各个方面的协同作用工作,对每个流程自定义等功能完全实现网络化,同时根据实际需要不断的去更新企业的电子化流程,提高企业的办公效率.

2.OA的功能

在我们日常工作中都可以用到OA,即可以节省时间,也可以提高办事效率,办公自动化主要实现了下面三个方面的功能：

2.1建立内部的通信平台

建立组织内部的邮件系统,使员工之间的通信和信息交流快捷通畅.

2.2建立信息发布的平台

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,使内部的规章制度、工作计划、工作任务事项等能够及时下达到每一位工作人员,使员工及时了解公司的工作动态.

2.3实现工作日志的自动化

不同的工作任务,每项任务的下达及完成情况都要及时上报,通过OA内部办公系统实现办公自动化以后每位员工只需要用自己的用户名登录,就可以看到自己的工作任务,上报工作完成情况.此外,良好的界面,一般只要鼠标配合一些简单的键盘录入就行了,并且这个OA系统和综合业务系统一样,每人都有专门的账户,不能混用,每个人在系统中操作都是有痕迹的.

3.OA自动化办公系统的应用

企业由于员工缺乏知识与经验的积累,以及已有知识经验的共享而不能迅速提升；没有畅通的沟通渠道,降低了沟通速度与效率；不明确的任务分配,致使员工之间缺少协作,员工与领导之间缺少反馈.为加强员工之间的相互沟通；企业内部的各种资源共享；使工作流程的审批简化,企业通过利用电子邮件,手机短信,在线联系的手段在内部建立一个知识共享与办公协作平台,这就是OA系统的原型.

3.1OA办公系统在员工管理中的应用

我们了解一个企业的经营模式是各个领导层管理,作为高层领导,不可能熟知每个员工的个人工作能力等个人情况,通过会议的方式可以从某些方面了解员工的小部分情况,但这与实际情况还是有很大的出入.我们要变被动为主动,加强对各个员工的管理与了解.因为企业的部分命运是掌握在员工手中的,领导要合理利用OA办公系统做好员工管理工作,例如通过公司网络发布个人工作业绩,使领导对员工能力有更好的了解,创建一个员工与领导沟通与交流的网络平台等等.

3.2OA办公系统权限的应用

在办公自动化管理软件的设计中,权限的管理是必不可少的一个环节,企业对系统进行管理需要通过权限模块来完成,每个员工最后获得的操作权限一般都是不同的,权限都与他的岗位息息相关.当系统在写作角色时,写作此角色对这几个功能模块的操作权限,角色可以任意制定,其对系统的操作权限是以上几个模块的组合.针对图形的权限要在图形管理模块中实现,具体控制过程是：当用户在一项具体的业务进行调图时,根据当前的业务编号打开对应的图形工作空间,同时将当前用户所处的业务活动代码传给图形管理模块,图形管理模块根据当前的活动代码从活动数据表中读取此活动所具有的操作权限,从而控制图形管理模块对应的操作权限,达到权限控制的目的.如图1所示：

4.OA办公自动化的发展

随着社会的进步,信息化已经成为企业发展中必不可少的辅助手段,而其中的OA办公自动化系统是企业优先选用的办公平台,OA办公自动化变成了目前企业管理的发展趋势,但是真正用好的却为数不多,造成的这种现状的原因是多方面的,主要是由于对OA的认识浅显；与实际工作结合不够紧密；没有持续发展建设的思想.那么我们应该怎样合理利用OA办公自动化系统呢?最重要一点是要与实际管理相结合,建立实用OA,做好个人工作管理；实现组织工作管理；完成项目工作管理.

5.结束语

OA办公自动化融入企业管理,能够快速为企业提供准确的具有价值的信息管理依据,可以高效的收集、整理、存储大量全面的信息资源,大大提升企业办公的质量效率,就企业办公系统动态做出全面掌握,为企业的发展提供精准的信息.因此在当前加诸于办公自动化信息设备的运用,存在着现实的发展意义.