解决档案信息化管理中存在问题的策略

摘 要：随着社会信息化的快速发展,信息技术在各行各业的应用也越来越普遍.档案管理工作是各个单位和部门十分重要的工作之一,档案管理工作能否顺利开展直接关系到其他工作的进行.信息化技术在档案管理工作中发挥着重要的作用.不仅能够提高档案的保密程度,也进一步促进了档案信息化工程建设的顺利进行.安全性和保密性是档案管理工作中十分突出的特点.文章主要对档案管理工作中出现的安全保密问题进行分析,提出了相应的解决策略.

关 键 词：档案管理；安全保密；信息化

1档案信息化面临的安全保密的风险问题

馆藏档案数字化是开发和提供档案利用的主要手段,数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档案信息泄密、以及因参数设置或操作工序等问题引起从模拟到数字转换过程中档案信息的不完整、不准确、不标准等风险.

数字档案信息依附的软硬件网络环境存在先天不足和技术方面的风险.网络、计算机、怎么写作器、存储设备、系统软件和档案管理信息系统是数字化档案信息赖以生存的IT基础环境,也是引发档案信息安全问题的风险基地.

档案信息化应用系统的专业技术性和知识综合性,以及以指数方式快速增长的电子文件的存储与保管,要求对档案信息实施科学组织、合理存储、有效管理和安全备份,这对具有传统知识结构的档案工作者而言是个挑战,若不及时参与继续教育,更新知识结构,了解和研究电子文件及其工作机理,档案人员将会面临难以应对电子文件管理工作之风险.

2保证档案管理信息化安全建设的有效措施

2.1提高档案管理人员的信息化意识

和传统意义上的档案管理相比,当前的信息化管理模式主要是实现了文件的自动登记、归档、查询、传递等方面在计算机上的实现.这一转变也对档案管理人员提出了更高的要求,不仅需要掌握每个电子文件的特征,还要对电子档案的全程管理都能够详细地了解.同时还要掌握网络安全防护和相应系统的使用,进而保证每道信息管理的安全性和完整性.此外,作为档案信息化管理人员还应该在本职工作的技术上,不断地通过自我学习的方式以及参与单位组织的培训,提高自身的专业素质水平和工作能力.

2.2加强档案信息安全保障体系建设

国家对电子文件管理的要求是保存电子文件,同时归档纸质文件.2003年国家档案局关于《电子公文归档管理暂行办法》中第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联.”电子文件是信息技术的产物,其制作及管理必须采取有效技术措施来确保它的安全.目前用来维护电子文件真实性的安全技术主要有：密钥技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火、防写处理、加水印等技术措施.在管理策略上,最好采用异地备份,存用分离的管理模式.

电子文件是由人来制作和管理的：一要对参与制作和管理的人员要进行思想、道德、品质的审查；禁止那些道德品质不好、工作不认真负责的人员参与电子文件制作和归档电子文件管理,这是从源头上保证电子文件与归档电子文件的真实性、安全性的关键措施.二要不断进行思想教育,要养成认真负责的工作态度,一丝不苟的工作作风,精益求精的技术水平.此外,还应建立归档电子文件管理的岗位责任制,把责任和任务落实到每个人；保证电子文件从制作到归档管理的真实性、安全性和有效性.

2.3建立技术保障体系

这种方式是进一步提高档案管理系统免疫力,增强安全系数的重要手段.任何的信息技术产品的科学使用,都需要从系统保护、信息保存等几个方面来开展.作为档案管理信息化工作也应该从这几个方面入手,提高自身的发展优势.

2.4加强档案信息化人才建设

人员是档案管理工作得以进行的重要因素,当前的档案管理人员并没有根据时代的变化而提高自身的意识.这就直接影响到了档案管理现代化进程的速度.就算是拥有一流的设备,没有高质量的档案管理人员也不会长久发展.这也就说明了人员是档案管理信息化建设的关键因素.任何的设备和信息化建设最终依靠的都是人.作为当今社会的高品质人才除了要掌握专业的档案管理知识,还要会使用计算机操作,并不断提高自身的专业素质.作为档案管理部门应该定期组织档案管理人员参加培训,学习相应的业务只是,不断探索出更好的档案管理模式,这也是加强档案管理人员队伍建设的主要方法.

2.5保障应用软件的安全

为了保证档案的安全性,我们可以开发出防止偷窃和身份识别认证系统.只有合法的用户在合法的环境下使用了合法的方式查看档案才是档案管理的安全运行.如果内部人员使用非法操作查看档案,应该给予一定的惩罚,并进一步加强数据加密方面的工作.

2.6加大投入,增配软、硬件设施

高质量档案信息化的实现必须投入大量的人力、财力、物力.根据档案管理的实际需求配置相应的软硬件设施.当前的档案管理资金主要来自政府拨款,为了加快改造的步伐,也可以采取收入资金的方式.如果遇到一些阻碍,也可以向上级主管部门沟通,并商榷解决办法,加强档案信息化的发展.

2.7病毒防范与治理

病毒对档案管理具有一定的威胁,所以信息化档案管理人员应该根据实际情况建立起高级病毒防范网,对不断升级的病毒都提出相应的解决办法.对相关管理人员的信息技术培训十分必要,有利于提高其安全意识.

2.8建立监督执行体系

对档案信息化管理工作进行监督能够提高档案工作的质量.一方面要强化对整个档案信息化管理工作的过程控制和跟踪,保证每一个步骤都能够有效落实,实现信息化管理的要求和目标.档案管理工作的信息化保障工作通过监督分析和管理,进一步推进相关标准和规范的升级.

3结束语

综上所述,档案管理实现信息化不仅对档案建设工作十分有利,同时也对社会的发展起到积极的促进作用.档案管理要想进行得好,档案管理人员就必须全面地掌握档案信息化管理的主要方法.档案管理中的一项重要工作就是保证档案的安全保密,这也是保证其他工作有序发展的一个方面.