高职院校学生信息管理系统的

【摘 要】高校学生工作管理是高校管理工作的一项重要内容,它直接影响着学校管理工作水平和学生素质的高低.高校学生工作信息化建设也相应成为高校信息化建设的重要组成部分.高校学生工作一般包括学生教育、学生管理,学生奖励、学生资助、学生就业、学生住宿等,高校学生工作不但参与学生的“生产制造”,还负责学生的“销售”,高校学生工作的复杂性决定了高校学生工作信息化建设是高校信息化建设最复杂的环节.高校学生工作信息化建设水平的高低成为衡量高校信息化建设的重要方面.

【关 键 词】系统；学生信息管理；建模

高校学生工作管理是高校管理工作的一项重要内容,它直接影响着学校管理工作水平和学生素质的高低.高校学生工作信息化建设也相应成为高校信息化建设的重要组成部分.高校学生工作一般包括学生教育、学生管理,学生奖励、学生资助、学生就业、学生住宿等,高校学生工作不但参与学生的“生产制造”,还负责学生的“销售”,高校学生工作的复杂性决定了高校学生工作信息化建设是高校信息化建设最复杂的环节.高校学生工作信息化建设水平的高低成为衡量高校信息化建设的重要方面.

江西外语外贸职业学院学生工作管理仍然处于传统的管理模式和手段已经远远不能适应新的发展需要,主要体现在以下三个方面：

一、易于出错,效率较低：在学生工作管理中,仍然有采用手工填表,这种方式可靠性不高,因为手工填表一不小心就会造成数据遗漏,同时由于学生的档案、学籍数量繁多,手工处理工作量极大,效率低下,进行数据的维护和检索都非常的不便,不能满足日常的管理工作的要求.

二、数据更新不够及时：学生日常管理工作仍存在没有利用网络进行传送,在数据的更新上,仍采用各系部或各班级将数据上报,并由专门的数据录入人员进行手工录入.这种方式不仅加大了学生信息管理的工作量,而且很容易遗漏信息,并且造成信息的更新不及时.

三、信息管理规范性不够：由于没有一个完善的学生信息系统,学生的相关信息的数据库不够完善,使得对学生的信息管理上,缺乏规范性.数据分散存放,定义的格式往往会各不相同,在数据处理时往往需要进行转换,给工作带来很大的不方便.数据分散存放,数据之间没有相应的约束与关联,在进行数据维护的时候,必须同时更新所有部门的相关数据,非常繁琐,稍不注意就会引起数据的不一致.学生的相关数据分散在各个不同的部门,存储和管理的方式各不相同.有的是采用管理信息系统,有的采用Excel表格,有的仍然是采用卡片表格,很难实现数据的共享.

近年来,随着我国教育事业的蓬勃发展,升学率的提高、招生范围的不断扩大对学生管理工作的高效性及规范化提出了新的要求.现代信息技术和网络技术的出现和不断发展给教育现代化管理引入了新的定义,用信息技术和网络技术来改变传统教育管理模式是教育发展的必然趋势.建立一套完善的高校学生信息管理系统,不但可以大大提高学生工作管理的效率,而且可以构建起一套完整的学生信息资料库,可以和其它管理部门的信息系统紧密结合,轻松、条理、准确的完成学生从入学到就业的整个管理工作.

1国内外研究现状

在信息化社会和知识经济时代,信息化、数字化校园建设是国内外高校的建设热点.在国外,数字化校园建设具有发展早、起点高、投资大和速度快的特点.数字化校园概念最早由美国的麻省理工学院在20世纪70年代提出,经过多年的努力,已经构建出一个较成熟的数字化校园模型.在欧美,由于政府的强力支持,各学校纷纷对教务管理和教学进行了数字化改造.据调查,20世纪90年代以来,西方发达国家大部分名牌高校均已较成功地完成了数字化校园建设工作.而国外较关注数字资源的提供,较少强调高度的系统集成,关注学生的活动本身,协同科研,信息管理系统在数字校园中相对弱化.根据国内的实际情况信息管理系统应该是国内数字化校园建设的重点.

在国内,数字化校园建设具有以下几个特点：从整体来看,高等教育信息化仍处于起步阶段.部分高校起步较早,多数高校已有相当基础.如清华大学和北京大学的校园网络化建设是在20世纪90年代初开始的,经过十几年的建设,现己基本建成了以高速校园网为核心,包括以学术研究、网络教学、信息资源、社区怎么写作和办公管理为功能的数字化教育系统.他们也是最早提出建设数字化校园概念的学校之一.全国重点高校数字化校园建设研讨会于2002年5月份在珠海举行,全国40余所高校参加了会议,会议决定在全国重点高校率先推进数字化校园建设,并确定清华大学、北京大学、中山大学、浙江大学、重庆大学作为召集单位.会后,全国很快出现了校园数字化建设的新,各高校纷纷设立数字化校园建设项目,在全国各个相关的研讨会上,关于数字化校园建设项目的研讨也更加火热,数字化校园建设己经成了各高校进行信息化建设的新的热点.

目前国内外各类高校应用的学生管理信息系统各式各样,按照不同的开发方法分为：生命周期法、原型法、面向对象系统法等；按照不同的结构形式又有：浏览器怎么写作器（B/S）和客户怎么写作器（C/S）以及两者结合的结构形式；按照不同的开发平台又包括NT、Netware等,同时系统所采用的前台开发软件和后台数据库管理系统又是各具特色的：按照不同的系统使用的范围分为：单个部门使用、局域网部门间联合使用、整个校园使用以及在整个Interact上使用等：按照不同的按系统开发主体又分为：通用信息管理系统和针对特定单位用管理信息系统.

随着数字化校园建设和高校学生信息管理系统开发方法的发展,利用网络技术和计算机技术对学生信息进行管理,具有人工管理无法比拟的优点,如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等,这些优点能够极大的提高学生信息管理的效率,也是科学化、正规化的体现.因此开发适应新形势需要的学生信息管理系统是很有必要的.

2系统需求分析

2.1业务流程分析通过对我院学生信息管理工作的调查与分析,主要存在学籍管理、成绩管理、奖惩管理、贫困生管理、学生党员干部管理、毕业管理等业务环节,对应的管理部门有教务处、学生处、招生就业办、教学系部等部门.主要业务流程分析如下：

2.1.1学籍管理

学籍管理是对取得学习资格的学生,从入学注册,成绩考核与记载,升、留（降）级、转系（专业）与转学、休学、停学、复学、退学,奖励与处分,毕业等方面,实施管理.我院工作流程是新生首先到各系报到,教务处注册,填写学生的基本信息情况表,由教务处学生工作人员进行信息录入,当所有信息录入完毕并汇总在学生档案中,就完成了新生登记工作.

如果学生正常完成学业,学籍管理则按正常流程进行,但是若有休学、退学、留级、保留学籍、转专业、转学、毕业等学籍变动情况则进行相应的登记和处理.学籍管理工作将为每个学生今后的评优、处分、助学贷款等情况提供依据.

2.1.2成绩管理

每学期期末由教师将学生期末成绩输入到纸质成绩单上,再进行电子成绩的录入,并将纸质和录入的电子成绩单交到各系,由学生干事以班级为单位将各门课程的成绩进行汇总后交教务处统一处理.此时学生可查询成绩,但是若某个学生的成绩出现错误而需要修改,则需要按特定的流程进行.首先由任课教师将修改理由上交教务处,然后由教务处登记修改内容及时间后,方可修改成绩,成绩管理为学生奖惩管理提供依据.

2.1.3奖惩管理

主要有奖学金评定、评优和违纪处分三类业务.奖学金评定的流程是班主任将学生全年综合成绩进行汇总排名,再根据学生处制定的奖学金评定标准对每班学生评出奖学金等级,结果进行公示,无异议后送交学工处进行评审；评优过程则是首先由参加评优的个人或者集体提交评优申请,由所属部门出具推荐意见,学院接收到申请材料和推荐材料后根据评定条件、额度等择优提出初评名单,经过评定部门审核后予以确认；学生违纪处分的基本流程则是各系将学生违纪情况上报学生处,学生处根据相关规定进行处理,通知学生本人.奖惩管理工作励结果一开始就需要公示,对奖学金或评优结果有异议可以向所属部门进行反映,然后进行复查.对于处分的处理则不同,首先应该将处理结果告知被处分学生,如学生对处分意见不服,可进行申诉,学院教务处申诉处理委员会再进行调查处理,最后给出最终的处理结果后,才进行公开.

2.1.4贫困生管理

高校常见的贫困生管理有勤工助学和助学贷款两类.

勤工助学的基本流程是学生处首先公布勤工助学岗位需求情况和酬金标准,贫困生向所在院系学生工作教师提出申请,系学生工作管理的教师进行情况核实和初步筛选,再以系为单位向学生处报送勤工助学申请名单,学生处根据各系提供的勤工助学申请名单进行筛选并公示候选名单,名单确认后,被选中的学生到用工部门报到上岗,用工部门记录勤工助学考核情况,发放酬金.

助学贷款的基本流程是学生提供家庭经济困难证明和本人贷款申请,填写助学贷款审批表,学生工作处进行审核,送银行审核,初审合格名单公示,学生与银行签订合同,发放贷款,学生毕业后进行还款.如果某个申请到助学贷款的学生发生学籍变动、出现休学、退学等情况终止贷款且还款,学校才予以有关手续.

2.1.5学生党员、干部管理

在高校学生党员培养发展的一般流程为首先由学生递交入党申请书,党支部初步确定培养发展对象,择优送入业余党校学习,然后经系党支部考察、上级党组织审核后确定预备党员,经过一年的预备期后,由系党支部讨论,上级党组织审核转为正式党员.学生干部的培养流程则是学生首先提交申请,学生会工作人会根据学生在校期间的表现决定候选人,由学生和学生工作管理人员决定学生干部的任命,然后根据学生干部的学习工作情况进行考核,确认学生干部.当学生党员出现转学、退学等情况时,该名学生的组织关系的调转,或者某名学生干部没有连任而被其他同学代替时则学生干部信息发生相应变化.

2.1.6毕业管理

由教务处提供学生学籍基本信息、综合成绩信息和学生工作处提供的学生奖惩情况来鉴定学生能否毕业,另外招生就业办进行学生就业信息进行统计和分析.上述流程分析可见学生信息管理工作从入学到毕业,管理周期长,管理部门分散,我院现行的传统管理模式需要耗费大量的人力、物力和时间,容易出现材料不齐全、信息不一致的情况,手工操作效率低,重复劳动多,工作量大,准确性低,出错率高,难以保证现代教育管理方式的需要.如贫困生管理工作手续比较复杂、繁琐,我院学生助学贷款与管理却处于手工操作,信息沟通及其不便,在贷款信息统计、分析、上报等方面都存在很大的难度,学生离校后,还无法获取学生最新信息,还款工作无法得到很好的监管等.其他管理工作流程中也存在类似问题,因此本系统的设计目标应围绕上述问题的解决来进行.

2.2功能模块分析

根据我院的学生管理工作的具体要求和项目设计的功能目标,学生信息管理系统有七大功能模块：学籍管理模块、成绩管理模块、奖惩管理模块、贫困生管理模块、党员、干部管理模块、毕业管理模块、系统管理模块.如图1所示.

2.2.1学籍管理模块主要进行学生注册报到的登记、统计及查询,学生基木档案信息的维护、查询和打印,学籍变动处理.

2.2.2成绩管理模块主要进行的成绩录入、修改、查询以及成绩分析统计.

2.2.3奖惩管理模块主要可进行奖惩申请、评审等工作,对奖惩信息进行统计分析和查询.

图1

2.2.4贫困生管理模块主要分勤工助学管理和助学贷款管理.勤工助学管理包括助学信息收集、整理及发布、勤工助学情况记录,助学贷款管理包括贷款信息发布、还贷情况记录.

2.2.5党员、干部管理模块有党员信息管理和干部信息管理两个模块,党员管理模块主要记录入党申请递交情况、发展过程记载、党员信息查询.干部模块完成对学生干部的任免、考核记录及干部名单查询等功能.2.2.6毕业管理模块主要是毕业鉴定管理和就业信息管理.包括对学生的毕业资格审定、毕业后工作情况登记,生成学生就业情况分析和就业信息查询等功能.

2.2.7系统管理模块是每个系统都必须具备的功能,包括的权限设置、数据备份、数据恢复、口令管理等.

高校学生工作管理要想上水平离不开一套好用的学生工作信息管理系统.信息技术可以帮助高校实现学生上作自动化,不但可以解决学生工作队伍人手少的问题,还能够将学生工作队伍从繁杂的事务性工作中解脱出来,把精力集中在思考研究工作上,提高工作质量；信息技术还可以帮助高校实现学生工作规范化,使学生工作有序开展,提高为学生怎么写作的水平.高校学生信息管理系统是目前我校积极开发的重点工程之一.

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[责任编辑：曹明明]