质量管理体系内部审核过程的改进

摘 要：内部审核是企业自我检查、发现体系存在的问题并实施改进的一种重要方法,是提高企业质量管理体系运行水平的重要手段.内部审核按照”PDCA”管理方法,其程序可分为策划、实施、检查及整改四个阶段.目前,企业质量管理体系的内部审核在实施过程中还存在着诸多问题.本文主要针对烟草商业企业如何改进质量管理体系内部审核过程进行阐述,从而推动质量管理体系有效运行,提高企业的基础管理水平.

关 键 词：烟草商业企业；质量管理体系；内部审核；改进

内部审核作为促进企业质量管理体系有效运行的重要手段,它直接影响到企业的健康运行和发展.烟草商业企业的领导层要高度重视企业质量管理体系运行,通过采取有效方式,改进内部审核过程,建立高素质、高水平的审核团队,科学策划内部审核实施过程,确保企业质量管理体系有效运行.通过有效的内部审核,帮助企业完善质量管理体系,及时发现问题,并采取相应的措施来避免问题的出现,确保质量管理体系的适应性、充分性和有效性.

一、烟草商业企业质量管理体系内部审核存在的问题

1.内部审核存在的主要问题

（1）策划阶段.质量管理体系内部审核的审核依据之一是检查表,内部审核的策划阶段中编制检查表的合理性与否,将直接关系到内审员进行审核工作的质量.在实际工作中,内部审核的审核表内容通常固定不变,这就使得内审员在进行现场审核时比较被动,无法灵活、主动的进行审核的变通,在很多时候都是单纯的将检查表填满就算是完成审核任务了,无法真正发挥内部审核的作用.同时,内审员在审核前没有认真了解、学习与受审核部门有关的质量手册、程序文件、部门业务手册和其它管理制度中的有关规定,导致审核中缺少具体的检查要求,造成一些问题不容易被发现.部分企业在审核策划的时间安排上太短,无法系统、全面的进行质量体系的审核.

（2）实施阶段.内部审核的记录内容过于简单,没有真实的反映具体的事实情况,常常是根据个人经验来判定或推断审核结论,导致不符合项对象不明确,在整改时出现各部门之间的责任推诿等现象.部分内审员习惯按标准条款审核,对受审核部门涉及的各个过程及相互关系识别不清或漏项,甚至发现不了主要过程,导致审核深度不够,还有一些内审员个人意识较重,针对审核中发现的问题,常常是避重就轻,审核过程缺乏公正性和客观性.为了简化日后的跟踪验证步骤,对于有一定难度、涉及面较广的不符合项不予以真实情况的反映,使得审核质量严重达不到标准要求.

（3）检查阶段.内部审核的检查阶段包括对现场审核资料的整理,不合格项的统计及内部审核报告的下发.由于内审发现的部分问题肤浅,导致输出,即内部审核报告的编写,不能发现较多影响企业质量管理体系有效运行的一些实质的问题或阻碍企业发展的不合理的运行机制.同时,由于缺乏有效的审核信息流通渠道,审核结束后没有进行有效的汇总、分析和利用,即使进行了收集和汇总,这些信息都偏重于上行流通,对于一些管理中存在的问题,没有有效分解落实到相关部门进行整改.

（4）改进阶段.部分被审核部门不能系统全面分析本部门存在的问题和其他部门发生的但值得本部门进行”举一反三”检查的问题,错过了获得改进的机会,信息没有得到流通,信息没有得到增值,导致内部审核的效率不高.同时,没有将内部审核的改进与日常的工作结合在一起,不能形成系统化的改进体系.

2.质量管理体系内部审核存在问题的原因分析

烟草商业企业在质量管理体系内部审核中存在如上问题的原因主要有以下三个方面：首先,企业的领导层缺乏对内部审核的重要性认识,没有在审核工作中安排充分的人力、物力和财力,领导缺乏重视程度,导致企业员工也无法重视内部审核工作,没有积极配合相关人员进行审核的改进.其次,内审员缺乏培训,审核员取得资质后,就很少再进行专业培训和外出交流机会,这就导致内审员对审核标准的理解存在偏差,不能及时吸收、学习到新的知识.在审核时往往按照自己的意愿和理解来开展工作,带有较强的主观性,无法真正发挥内部审核的作用.最后,烟草企业的内部审核没有与日常的各项检查结合在一起,一些部门在日常工作时没有认真执行体系文件和制度要求,认为在审核前突击补齐各项记录,同样能够通过审核,从而无法真正通过内部审核来提高工作质量,员工存在应付思想,直接影响到质量管理体系的正常运行.

二、烟草商业企业质量管理体系内部审核过程的改进措施

1.做好充分的审核准备

烟草商业企业开展质量管理体系内部审核时,应当做好充足审核前的准备工作,制定合理、科学的内审实施计划,成立专门的审核小组.通过审核计划明确审核的目的、范围、时间安排等各项内容,任命富有经验的内审员来担任审核小组的组长,做好组员的分工,可采取新老搭档的方式,建立一支专业知识强、综合素质高的内审队伍.在编制检查表时应当确保检查表的内容完整性和清晰性,其内容应当包括检查项目、检查依据及现场审核记录等,通过检查表来明确审核目标,减少工作中的盲目性和随意性.并与相关部门进行有效的沟通,结合当前工作的重点,确定每次审核的重点,努力解决质量管理中的难点.此外,企业还应当定期组织内审员进行业务培训,提高审核人员的审核技巧和综合素质.

2.重视现场审核

现场审核阶段是内部审核的关键环节,在现场审核中,审核人员要具有高度的责任心,严格按照标准要求,灵活的运用各种审核技巧和策略,发挥好自身的专业判断,做好现场审核工作.填写好内审检查表,对于审核中发现的问题进行全面的记录.审核结束后编写审核报告,审核报告是对现场审核的结果记录,通过现场审核的结果,对其进行统计、分析和归纳,在此基础上形成完整、准确的审核报告.审核报告的内容要尽量明晰和完整,让审阅者能够全面掌握审核情况.

3.重视内部审核的改进

受审核部门要重视审核报告中发现的问题,认真的查找问题的根源,找到解决问题的方法,科学、合理的制定改进方案.通过问题的发现和解决,做到举一反三,存在同样或类似问题的应及时采取有效措施,防止问题的重复发生.内审小组要加强后续,对整改的情况进行验证和关闭,为企业质量管理体系的改进提供有力的保障.对于跨部门的整改问题,需要做好有效的交流和沟通工作.领导层也应给予整改工作足够的重视,不能认为质量体系工作是内审员一个人的事情,要鼓励全员参与到此项工作中,对于没在规定时间内整改到位的单位,可进行通报批评,确保质量管理体系工作落到实处.

三、结语

总而言之,烟草企业质量管理体系内部审核过程的改进是企业自我提升、自我完善的一项重要管理手段.企业领导层要重视内部审核的改进工作,选择高素质的内审员来做好这项工作.内审员应当具有高度的工作责任心,在审核过程中及时发现问题,积极整改问题,真正发挥内部审核的作用,确保企业的质量管理体系能够持续、稳定的运行,不断提升企业基础管理水平.