SAP系统项目预算控制方案讨

摘 要：SAP系统中,项目预算的控制主要采用年度控制和总体控制2个方案.在实施过程中,还可以针对项目的层次进行详细的预算维护,来完成项目预算的详细处理.本文主要讨论项目预算的控制方案和基本原理.

关 键 词：SAP；PS模块；项目预算；年度预算；总体预算

中图分类号：F272文献标识码：A文章编号：1674-7712（2014）02-0000-02

一、项目预算控制基本要素分析

在SAP系统设计的PS模块实施项目,则首先要根据实际业务,将项目分解为层次结构,即WBS（工作分解结构）.同时,项目的实施也是可能跨越年度的,所以,预算控制的基本要素就是主要以层次维度和年度维度2个维度管理预算的分配以及控制.

层次维度,即项目根据需求分解为若干层次,形成WBS（工作分解结构）.子层次预算,是指在WBS中的各个元素的独立预算.总项目预算,自然就是WBS顶层的预算.子层次预算合计不超过上一层预算数.最顶层的预算就是总项目预算.

年度维度,即项目的预算分配可以结合年度管理,即每个层次以及总项目均设定每个年度的额度,而在建项目的周期跨越多个年度,就可以每个年度独立分配各个层次的预算,层次之间的预算规则参考层次维度管理,年度预算的合计不超过项目的总预算.

(一)预算控制方案

通过后台的配置,可以为某一类的项目设定年度预算维度的开启和关闭.而层次的维度,则由实际的业务需求进行分解.

由此,形成了2套预算方案和一种预算层次策略.预算层次策略是根据实际业务情况酌情设定,通过CJ30事务由预算管理员自行决定.层次越是深入,则管理越是精细,同样工作量也越大,这个平衡点需要实际情况来决定,本文不讨论,先重点讨论年度维度的控制方案.

1.项目年度预算控制方案

年度维度的控制配置,在SAP的系统中,使用OPS9功能进行配置.在预算配置参数文件中,设定一个控制方案.配置开关如图4：

如果勾选图1红框中的配置,则表明该预算方案忽略年度控制,如果不勾选,则表明当前配置的预算方案为年度维度启用状态,即项目的预算需要每年都分配,且每年的预算数合计不得超过项目的总预算.如果采用年度维度管理预算,则项目在需要发生费用时,预算控制规则如下：

2.项目预算总体管理方案

总体管理方案即忽略每个年度的预算控制.在项目实施周期内,只制定一个总体预算额度,不论项目进行到哪个年度,只要不超总体预算则可以正常进行付款等发生费用的操作.预算控制规则同上节说明,只是不去检查年度预算数字.

二、如何选择合理的预算控制方案

项目的实施前夕,应该明确项目的预算控制方案：按照年度严格控制,或不按年度控制.同样,项目的控制层次也需要基本明确,是控制到第几层才合适.当两个控制维度确定后,才可以进行项目的预算控制方案实施.

但是,这个预算控制方案中,年度控制是不能在实施阶段中修改,而层次维度是可以随时调整.虽然如此,但是一旦层次调整,可能引发的调整工作会很多.因为每个层次的预算是相互牵制约束的.基本规则如下：

（1）同层次的预算额之和不得超共有上层次的额；

（2）每个层次的各个年度预算额合计不能大于该层次的总体预算额；

（3）每个层次每个年度的预算额调整必须大于等于该层次已经核算的成本额；

（4）高层次的成本是下级层次成本之和加上该层次的成本额.

由此可见,预算的控制方案需要密切配合项目实施要求,而非自作主张随意而为.综合起来,只要明确预算控制由两个维度：层次,年份.即可进行合理的预算分配.

针对项目管理非常精细,需要每个年度都报批审核的项目,则应该采用年度预算控制方案.这样每个年度的发生数就可以进行控制,避免前期进度落后,后期集中发生等各类账实不符的情况.

而如果项目的总体管理非常好,且没有必要每个年度进行详细的费用额度审核,则采用总体预算管理方案比较方便,对于预算管理的工作也相对轻松.只需要给项目一个额度,则几乎在实施过程中再也不必理会预算分配的情况,只需要关心预算执行业务即可.

一个企业可以采用2个方案,在配置中设定2套预算方案.不同类别的项目选择不同的预算管理方案,即可进行灵活的预算管理工作,所以也不建议统一采用一种预算方案,以免ERP实施后,实际业务复杂后,再次调整造成不必要的工作量.