我国民生档案信息资源整合综述

摘 要：随着国家对民生问题的重视,民生档案在档案界也逐步引起了大家的关注,笔者对我国民生档案信息资源整合方面的文章从发文年度、发文作者、研究内容等方面进行了统计分析,对该领域的研究现状进行了总结和评述.

关 键 词：民生档案信息资源整合研究综述

随着国家对民生问题的重视,民生档案在档案界也逐步引起了大家的关注.2007年9月,时任主任的王刚同志对做好民生档案工作做出了重要批示,“民生档案一词在业内第一次出现”.[1]2007年国家档案局制发了《关于加强民生档案工作的意见》,着重强调民生档案工作,民生档案进一步深入人心,民生档案一词在业界开始被广泛使用.

各地也陆续掀起了民生档案工作热潮,然而大部分地区的民生档案工作仅仅停留在档案建立阶段,忽略了民生档案信息资源的整合工作,致使一些地区和部门出现了大量的重复建设,浪费了大量的资源.本文对2011年以前我国研究民生档案信息资源整合的文章进行了搜集,试图对其研究现状予以分析.

1.民生档案信息资源整合研究文献统计分析

1.1、发文年度统计分析

笔者以主题为检索项,以2011为截止年限（无开始年限限制）,以民生档案、整合为检索词在中国期刊全文数据库中进行模糊匹配检索,得出39篇相关论文,其年度分布如图一所示.

由上图可以看出关于民生档案信息资源整合的研究也是近年来出现的事情,最早发表的一篇论文在2007年,且2007年只有1篇论文,2008年达到最高峰,有12篇论文发表,占此次检索总数的约31.6%,2008-2010年间论文数量基本持平,到2011年有所下降,仅发表5篇,占此次检索总数的约13%.

从内容上看,检索出的39篇有8篇文章是关于各地的民生档案工作动态展示以及各省之间关于民生档案工作的参观学习,两篇关于浙江省加强民生档案资源整合的文章是重复的,最后真正关于民生档案信息资源整合研究的论文只有30篇.

再以民生档案所涉及的具体领域的档案名称和整合为检索词进行检索,例如,以婚姻档案、整合为检索词,共检索出3篇文章,其中2008年2篇,2011年1篇.以房地产档案、整合为检索词,共检索出6篇文章,但其中没有一篇是真正关于房地产档案资源整合的.仅以民生档案作为检索词时显示有491条记录,且最早开始年度也为2007.

以上搜索结果表明目前我国民生档案工作已被逐步重视,但研究者对信息资源整合的关注度不足,从而折射出整合工作现状并不十分令人满意.

1.2、发文作者统计分析

表一所示数据是以检索出的29篇有效论文为统计对象,由表一可看出,民生档案信息资源整合的研究人员主要集中在市、县等基层档案局（馆）,省级档案局（馆）以及作为理论研究主力的高校对于这方面的研究还十分薄弱,笔者认为这主要是由民生档案源于基层且现阶段存于基层的特点所决定的.

2.民生档案信息资源整合研究的主要内容

2.1、民生档案概念不明确、归属混乱

民生档案涉及面广,种类多样且外延宽泛,凡涉及民生问题的档案均可被认为是民生档案,目前在业界缺乏一个统一、权威并具有明确范围界定的概念.有人认为,“民生档案指的是那些与公众生产、生活利益直接相关的档案”.[2]有人认为,“民生档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成并保存备查的、与民生有关的各种形式的历史记录”.[3]有人认为,“民生档案是与百姓生活密切相关的各类档案的统称.”[4]

总之,到目前为止,民生档案还没有一个固定而明确的概念.概念的不明确也就导致了其归属不明,它们究竟属于哪一类,目前也无统一认识.实践部门更多的是重视民生档案的建设问题,很少致力于其定位、归属问题的探讨,这将影响民生档案工作的长足有效发展,会引起日后的重复建设和资源的浪费.[5]民生档案的概念问题应当引起大家的重视,因为只有明确的概念和准确的定位才能更好地指导民生档案的收集工作,进而才有可能对民生档案信息资源进行整合.

2.2、存放零散,缺乏整合的馆藏基础

凡是与人民群众利益相关的档案都可看作是民生档案,它们所涉及的范围极为宽泛,它们与形成单位的利益密切相关,甚至被一些部门作为创收的主要手段,例如房地产权档案就会为其所在部门带来一笔可观的收入,如此,民生档案移交给档案馆的工作必然面临一定的困难,整合工作更是难上加难.周莉认为,民生档案资源建设与“两个体系”要求还存在着差距,由于时间上的相对滞后及受形成主体的限制,有的馆藏档案涉民性不强,国家综合档案馆按规定接收的主要是本级行政管理部门的档案,其大量的有关下属站、所、队等部门的档案并未列入进馆范围,目前,综合档案馆藏民生档案资源缺口还较大.[6]王丽屏、潘霞、王鑫山提到,目前,县（市）综合档案馆仅保存有婚姻档案、知青档案和招工档案等极少量的民生档案,绝大多数民生档案还在各有关部门和单位自行保存和管理,接收进馆难度较大,难以满足利用者系统利用民生档案信息的需求.[7]孙芳提到,民生档案内容涉及面广,主要来源于政府相关部门、大型企事业单位,且很大一部分保存在基层单位,如社会保障类档案就会涉及到劳动保障部门、民政部门、医保中心、保险公司、社区、村委会等,这些单位形成的档案仅有劳动保障、民政部门等单位的档案移交到国家档案馆集中保存,其他大部分档案都由各基层单位分散保管.[8]

在信息时代,人们越来越重视信息获取的系统性和及时性,当前民生档案信息资源的整合状况显然不能满足其利用需求.相关部门一方面应该做好民生档案的实体收集、整理、保管利用工作,另一方面也要加强民生档案的信息化工作,为该信息资源的整合工作提供基础,进而提高其共享性,满足利用者多方面的利用需求.

2.3、民生档案工作停留在建档阶段,整合力度不够随着大家对民生问题的关注,很多地方也在逐步重视民生档案工作,但多数地区的工作重点放在了收集、保管民生档案,而忽略了整合与开发利用这个重要环节.例如欧阳琳、彭海艳提到,很多地区将民生档案工作重点停留在建档阶段,花费大量的人、财、物力致力于其大规模的建档,而忽略了信息资源的整合与开发,陷入了民生档案工作的误区,出现了大量的重复建设,导致资源的极大浪费.[9]周莉也提到,目前尽管我们已经开始意识到要对馆藏民生档案引起特别的关注,但还有很多基础工作没有跟上去,民生档案的检索系统尚未建立,特别是对于在政府机关管理中形成的民生档案,还分散在各个全宗中,没有在管理人员的视野中突现出来.[10]

保管档案的目的就是为了提供给人民利用,失去了利用这层含义可以说档案的保管是毫无意义的.我国现在的民生档案管理工作还十分乏力,许多单位将其收集起来并作为档案整理,但并未提供相应的检索工具,大多信息仍然散寸于各个全宗里面无人问津.收集保管的基础工作已然完成,但重要的开发利用环节却被忽视,这种做法不仅浪费了大量的资源,同时还不能满足利用需求,可谓是得不偿失.

2.4、无统一标准,民生档案信息资源整合难度加大

民生档案涉及百姓的利益,利用率相对较高,但由于管理方面的缺陷,民生档案信息资源的数字化、信息化程度仍旧较低,不能满足百姓日益增长的需求.范红提到,由于种类繁杂,保存部门不一,民生档案管理标准也不统一,有的由上级业务主管部门制定统一的行业管理标准,有的由本部门根据工作实际自行制定管理办法,但大多数是既没有行业管理标准,也没有相关的实际操作管理办法,更没有档案部门相应的规范化指导,导致部分民生档案处于成包打捆、装箱入柜、无人整理的状态.[11]

也有学者提到,多数民生档案工作缺少档案管理标准、办法等规范性文件的约束,使民生档案的整理没有可遵循的依据,一些部门和单位对民生档案管理随意性较大,存在着归档范围不明确,分类不科学,编号不系统,检索工具不配套等问题,且县（市）档案行政管理部门往往偏重于对县（市）直机关单位的文书档案进行业务指导,忽视对民生档案的业务指导,这些都制约了民生档案的开发利用.[12]欧阳琳、彭海艳提到,至今国家尚未出台关于民生档案工作问题的规范性文件和法律规章,对于民生档案的内容、建档标准、数据格式、归档范围、保管期限、管理方式等都无统一标准,各个政府和档案部门的随意性大、主观性强,加上所涉部门之间存在着条块分割和各自为政的现实情况,民生档案工作势必会出现不规范现象,进而影响民生档案信息资源的共享,不便于检索和查找,严重影响民生档案的利用效果.[13]

俗话说无规矩不成方圆,但规矩多了也会给工作带来混乱.因此,一个关于民生档案工作的具有权威性和大范围适用性的法律、法规、标准或规范性文件亟待出炉,以指导民生档案整理及其信息资源的整合利用工作.

2.5、缺乏整合工作的高素质人才队伍

源于基层,存于基层是现有民生档案的现状,有的档案长期保存在业务科室,甚至是经办人手中,各个业务科室的工作人员或经办人的档案意识水平层次不齐,且基本都是档案人员.例如王丽屏、潘霞、王鑫山提到,大多数单位档案人员身兼多职,主要精力忙于日常事务性工作,对档案工作无暇顾及,只能应付收收发发.加之对档案业务又不熟悉,使民生档案业务工作难以达到规范化要求.[14]

民生档案的整合工作对专业的要求较高,人员本就已经无暇顾及手中的档案工作,再对其提整合的要求必然是不切实际的.基于此种情况笔者认为,应该有专门的档案人员负责民生档案的整理及其信息资源的开发利用工作,这样不仅有利于做好本单位的民生档案工作,同时也为我国整个的民生档案信息资源整合工作奠定了人员和物质基础.

3.结语

综上所述,我国对民生档案信息资源整合的研究起步较晚,在理论方面取得了一定成绩,剖析了我国民生档案信息资源整合工作中的问题,也提出了相应的解决办法,但其研究大多都只停留在理论阶段,并没有涉及整合的具体模式.

民生档案关乎整个国计民生,是国家发展、社会进步的宝贵财富,是政府做好民生工作的有力保障,各级政府及档案工作部门应重新审视民生档案在日常工作中的重要作用,充分认识做好民生档案工作的重要性,认真做好民生档案整合工作,以提高民生档案信息资源的利用效率.