行政机关公文格式常见问题

摘 要：公文是机关、团体、企事业单位在处理公务时所使用的、具有特定实用价值和一定惯用体式的文书.国务院在2000年8月颁布的《国家行政机关公文处理办法》中作了具体规定.但是,许多单位书写公文时或多或少都会出现一些问题.本文从日常公文的错误进行分析辨正,以期公文处理规范化工作得到重视.

关 键 词：公文格式；常见问题；分析辨正

中图分类号：G642.4文献标识码：B文章编号：1006-5962（2013）02-0243-01

行政机关公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书.行文就必须有严格公文格式,公文格式的准确性、规范性,将直接影响公文的严肃性和权威性.国务院在1993年11月颁布的《国家行政机关公文处理办法》中作了具体规定,2000年8月24日,国务院又发布了《国家行政机关公文处理办法》,对行政机关公文各要素的标识进行了规范.当前行政机关公文格式中仍存在着一些不准确、不规范之处,而且有些问题带有普遍性.

1发文字号格式不规范

据《国家行政机关公文处理办法》规定,文号由三个部分构成：机关代字、年份、序号,机关代字是机关成立时由主管部门批准并由工商注册而形成的.也就是说本机关代字在全国是唯一的,不会重复.不是自己想写什么就写什么?国家行政机关行文的发文字号在横线上居左排列,左空一字,在实发文中往往被忽略,左空不是多就是少；年份必须是行文年度并用六角括号“〔〕”不是括号[],一些公文违反发文字号序号不编虚位（即l不编为001）、不加“第”字的规定,如出现“×发[×××]第×号”等不规范格式；在序号中经常出现空号和重号,主要原因是发文只用了一本发文簿,不管实际发没发,都写在发文本上,空号出原因是文件登记在发文簿上了,文件占用了文号,出于什么原因领导叫暂时不发而最后没发,其它文件又按后面的序号排下去了而没补上,重号是同前面领导叫不发时,登记人员认为此文件就不发了,下一个文件就用此文件的文号,而不发的文件领导又叫发去而形成了重号,解决办法是用两本登记簿,一本发文登记,不管发不发都登记,另一本实发文登记簿,必须发出去才登记,才有文号,就避免空号和重号.

2签发人标注不规范

有的单位什么文件都不标注签发人,而有的单位什么文件都标注签发人.《办法》规定下行文、平行文一般不签发,主要是用于上报公文.国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字,“签发人”用3号仿宋体字标识,后用全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.问题主要出现在左右没按要求空1字,还有的签发人姓名字体不是楷体,而用仿宋体.国家行政机关公文的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和,这个是大部分单位所忽视的.

3标题不规范

标题一般由发文机关+事由+文种三部分构成.

一是发文机关不能写简称.如：××××××财校关于××××××的请示,应为××××××财政贸易学校关于××××××的请示；

二是事由不简洁,一般标题只占一行,如超一行你就要考虑标题事由是否简洁；事由不简洁主要有：（1）介词重复.例如《关于对××××××问题的报告》.（2）错用标点符号.《办法》规定,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号.例如“关于印发《××××××工作实施方案》的通知”.（3）内容没提炼.这与写作人文字工夫能力有关,（4）换行不当.如确需换行,必须把一个词完整的放在一行上,不能拆开.

三是文种错误.（1）文种重复.《办法》规定,行政机关公文标题的文种部分,必须与国家规定的13个文种一致.除转发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外,如果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复.例如《印发××××××工作意见的通知》中,用“通知”来印发“意见”,造成文种重复.标题正确写法应该是《关于××××××工作的意见》.（2）没有文种.例如《转发××××××关于同意××××××的批复》,标题中的“批复”是××××××批复件的文种,转发的批复应当用“通知”,正确的写法应该是《转发市关于××××××同意××××××批复的通知》.

4印章使用不规范

一是用印位置不对,许多公文还是齐年盖月,由于现代复印业的发展,若还是齐年盖月的话,复印的文件就看不清成文日期,《办法》规定,是上不压正文,下压年月日4-7个字来保证复印文件看清成文日期,二是联合上报的公文,不是都要用印,而是由主办机关用印；联合下发的公文,发文机关都必须用印.并规定印章须与正文安排在同一页内,印章所在页必须有正文,若没有,必须通过排版把正文放在印章的一页,不得出现“此页无正文”字样.

5成文日期不对

许多单位把发文日期作为成文日期,有的甚至把写作日期作为成文日期,成文日期应当是发此文件决定日期为成文日期,如果是开会决定发此文件,成文日期是会议决定日期为成文日期.

6主题词标注不规范

一是主题词基本上是对公文标题进行简化后作主题词标注,主题词是以标题为基础.二是主题词必须按公文主题词表标注主题词,公文主题词表没有的就不是主题词,不能标注,不能想当然的进行标注.若不按公文主题词表标注主题词,今后我们检索文件就可能找不到.给我们工作带来不必要的麻烦.三是词目数量不超过5个,“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字.

总之,办文工作人员应该自觉加强知识的学习,常备有关的工具书,以便遇到问题及时查阅,而不是随意编写.有关领导也应该熟悉公文格式,重视对办文工作人员的培训,有良好的办文氛围,形成严谨严肃的办文工作作风,减少公文写作格式的错误.