电力监理档案管理

摘 要：电力监理档案管理是电力工程监理工作的重要职责之一,是监理全过程的真实记录.文章介绍了电力监理档案的分类,并结合监理档案管理经验,分析了档案管理管理人员在工作过程中遇到的问题和解决的办法.

关 键 词：电力监理；档案；管理

随着我国工程建设、管理水平的提高,监理在电力工程建设中的管理职责越来越重要.根据监理任务的不同,主要分为施工监理（含设备监造）、设计监理.本文主要对施工监理的档案管理工作进行分析和探讨.

1监理档案的分类

按照《电力建设工程监理规范》（DLT5434―2009）的规定：“监理单位档案管理人员应对监理工程师在监理工作中形成的文件进行收集整理”、“对各参建单位在工程进行中形成的文件进行审查,对竣工图等竣工档案的编制和案卷的质量进行审查”、“将监理过程中形成的有价值的文件按规定整理和归档,并移交建设单位存档”.这就以行业规范的形式,向我们阐明了监理资料员及监理工程师在监理过程中对档案分类、整理、归档等要求.监理档案的内容应包含编制说明、目录、正文、附录四部分.按正文的内容、来文单位等不同,监理档案通常分为基本文件、工程文件、施工文件、监理文件四大类.

（1）基本文件.招标书、投标书、委托监理、监造等合同文件；施工方、供货方、特殊作业人员的资质审查报告；上级部门的审批文件；材料供应商资料等.

（2）工程文件.设计图、施工图等设计文件；设计交底、图纸会审、设计变更文件、工程相关的会议记要、设备制造生产计划等.

（3）施工文件.委托施工合同、施工方案和施工组织设计、施工过程中施工质量检验和监理评定意见、设备制造过程中检验记录等.

（4）工程监理文件.监理工作中的联系单、工程师的通知单、监理日志、质量事故处理文件、监理规划、实施细则、阶段性总结、施工方案等.在监理档案生成、管理工作过程中,应遵循“不遗漏、不重复、客观反映事实”的原则,对监理资料、文件进行分类归档.档案管理人员可根据工程需要,对以上分类进行细化和调整,以进行更好的管理、查阅和保存.另外,应注意文件的交接,在施工阶段对分部验收时施工单位形成档案按有关要求进行严格把关,在文件整理时注意遵循文件形成的先后顺序和文件结构上的隶属关系,在项目竣工时及时将档案资料和验收文件整理归档并移交相关部门,做到档案归档与工程建设同步进行.

2电力监理档案管理中的问题及解决方法

2.1对监理档案管理缺乏重视,缺乏专业的档案管理人员

在工程建设过程中,大多单位领导将重点放在了工程建设的质量、进度、安全管理等“实事”上,忽略了档案管理的重要性,对档案管理不当导致的延误工期、浪费人力物力等情况认识不足,影响了工程的顺利进行.另外,因档案管理工作繁杂量大,涉及的知识面很广,很多人不愿去做,给档案管理工作造成了难度.因此,管理人员应对档案管理工作引起高度重视,定期对档案管理人员进行专业培训,提高档案管理人员的整体水平.主要培训的内容应包括以下两方面.

1）以《国家档案法》、《档案管理规范》、《电力建设工程监理规范》（DLT5434―2009）等档案管理要求为内容,进行专业知识培训,阐明监理档案的收集整理要求、整理方法和整理归档意义等,并结合各监理单位整理归档的实际情况,对档案管理人员如何在电力项目建设中形成资料的整理归档进行详细的检查和指导.2）针对具体工程项目,进行监理工作内容及工程建设等专业知识培训,最终使档案管理人员不仅具备基本的档案管理知识,还要掌握项目建设的主要内容,理解建设过程中形成的文件.提高了管理人员的业务水平,开阔了视野,最终达到领导重视、档案管理人员目标明确、思路清晰的效果.

2.2档案管理与项目建设不同步,档案整理滞后

项目建设中各参建单位档案管理人员水平参差不齐,有些单位没有设立专门的档案管理人员,影响了档案整理的进度.档案管理人员平时不注重资料的收集,后期整理的难度增大,影响了最后的交接和归档.强化档案管理人员责任意识,实现档案管理和项目建设同步进行.在项目实施前,可以组织各参建单位召开档案管理工作专题会,明确各单位档案管理职责,构成由建设单位牵头,监理单位监督、设计单位等其他单位配合、施工单位实施的网络结构.监理单位的档案管理人员负责监督、检查、审核施工单位的档案管理,真正做到从工程招投标、规划、设计、施工至竣工验收全过程都及时、有效地进行资料的整理归档,保证档案的完整性、规范性、真实性,做到档案管理外观有序、真实有效、查找便捷、有助于验收整理.

2.3档案整理头绪不清,归档困难

《建设工程监理规范》中规定了建设工程施工阶段的监理资料达到28个条目之多,其中有些条目中所包含的内容相当繁多,这些资料如果全部归档于监理单位,会给监理单位档案管理工作造成不必要的负担.在档案整理过程中,应充分利用文件形成单位不同,对归档资料进行区别对待.有些资料出于监理单位,必须全部归入监理档案中,可归入“卷内”资料.包括：监理委托合同、监理工程师下发的通知、监理日记、分项工程检验报告、监理总结等.因监理资料中的一些备案资料基本上由施工单位来完成,通常情况下一式三份,除自已保留一份存档外,还报送质量监督机构和建设单位,虽也属于监理资料,又不会全部归入监理档案,就可归入“卷外”资料.这样在面对数量繁多的资料时,只要确定了这一原则,即可理清头绪.

2.4重视档案移交,忽略过程管理

参建单位普遍对竣工验收、档案移交等里程碑比较重视,不重视档案的过程管理,认为档案管理只是完工后档案的整理及向建设单位的移交,从而造成在工程建设过程中,档案管理混乱,文件遗失、延误等问题层出不穷.监理单位应根据规范、监理大纲、监理细则,建立完善的收发文制度,包括与建设方、承包方、设计方往来文件的具体格式和传递方式等,做到对收到文件时包括接收人、审核人、整理人都有登记（文件的处理结果、归档位置和参考文号）,便于查证.对发出的文件要粘贴发文处理签,从发稿人、签发人到日期都应写清.另外,文件按不质量、进度、投资、安全、付款等类型不同分开保存,各大类可根据文件多少再次进行细分,使文件条理清楚；对不同载体的资料如光盘、图纸等也要分别存放,便于将来查找.

2.5管理手段落后,工作繁重

由于对档案管理重视不够,档案管理人员与外界沟通甚少,管理方法只采用一直延续下来的老方法,不能运用现代化技术提高档案管理质量,造成“归档靠手、查找靠走、记不清有没有”的现象.当前,随着计算机和网络等信息技术的广泛应用,给档案管理带来了多元化的发展,利用档案管理系统实现了信息的录入、管理、传输等.利用系统对档案进行分类管理,便于资料的查阅和使用,增强了资料的实用性,还使档案资料的完整性、系统性和准确性得了更多的保障.同时,还可以通过网络实现上下级单位和兄弟单位间的电子公文往来,便于远程查询和下载.

3结束语

通过对电力监理档案管理水平的提高和手段的改进,在一定程度上对监理工作和项目建设起到了积极的推动作用.在今后的监理工作中,应让档案管理人员全面参与项目建设,通过各种方式不断提高档案管理人员的业务水平,保证电力监理档案的完整性、规范性和真实性,从而提高监理工作水平,建设更好的电力工程.