高校外事接待工作

摘 要：高校外事接待工作应当在遵守各项法规制度的基础上,规范有序、合理合情、灵活有效地开展,并充分体现出高校特色.高校外事接待工作的基本程序包括：前期准备阶段、接待执行阶段、总结与发展阶段.要依据对等原则、尊重原则、灵活原则开展工作,还应特别注意做好沟通、礼仪礼节、口译以及信息保存等方面的工作.高校外事接待工作是寻求学校国际合作与交流发展的重要方式.

关 键 词：高校；外事接待工作

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1002-4107（2012）10-0076-02

当前,我国高等教育正在迈向新的发展阶段.作为高等教育事业重要组成部分的高校外事工作也呈现出蓬勃发展的新态势.外事接待工作是高校开展国际合作与交流的重要窗口,其意义和作用不可小视.高校外事接待工作应该在遵守各项法规制度的基础上,规范有序、合理合情、灵活有效地开展,并充分体现出高校特色.高校外事接待工作是寻求学校国际合作交流、发展机会和拓宽渠道的重要方式.

一、高校外事接待工作的基本程序

根据高校机构设置的普遍特点以及高校自身的特色,一般而言,高校外事接待工作的基本程序如下.

(一)前期准备阶段

1.上报审批.高校外事接待工作往往分为院系科研机构层面和学校层面.院系科研机构层面外事接待由各具体执行单位向校外事部门报告,申请相关手续及获得批准.校外事部门根据院系层面接待任务和学校层面接待任务的具体不同要求,向校领导、上级主管部门报告,履行各类手续,直至获得批准.

2.联络沟通.确认来访宾客的身份、职务、来访内容、日程安排、文本资料等信息,给予对方必要的入境手续支持,了解来访宾客的特别要求,确定接待规格、接待形式和日程表,并及时告知对方.在充分交流协商后,进行必要的修改.

3.校内统筹.若接待任务须由校内多个单位协同承担,应事先做好通知和协调工作,务必为承担分任务的单位留出充足的筹备时间,必要时要召集协调大会,做好分工,确定责任.在准备阶段,校内各单位间充分的信息沟通是十分必要的.

4.接待安排.来访宾客的食宿行各环节必须事先确认,以免出现脱节和疏忽遗漏情况.确定接待任务的负责人和具体经办人员保持联络顺畅,并备有应急方案.

(二)接待执行阶段

1.接送安排.根据接待任务要求的不同,确定是否需要安排专人专车接送.如需要安排接送,务必准时、地点正确.

2.会见及活动.按照事先确定的接待规格和形式开展主要的会见和相关活动.在高校外事接待中除会谈外,经常安排的活动包括学术讲座、报告会、签约仪式、学生联欢联谊活动、学术交流座谈、参观校园及校内单位（包括部处、学院、科研机构等）、游览、宴请等.

3.接待辅助.为保证接待任务顺利开展而必须设置的各个接待环节,包括翻译、场所、摄影录像、记录、茶水、音响、装饰、礼品等.接待辅助对顺利完成接待任务起着重要的作用,尤其是翻译、场所等环节.

4.应急方案.在接待过程中,若遇到突发情况,必须及时反应,灵活处理,必要时启动应急方案或迅速报告相关部门.

(三)总结与发展阶段

1.整理与总结.接待任务完成后,应及时整理记录、照片、文本以及其他相关资料,汇总并撰写任务报告,报送相关部门,发布新闻信息.同时,总结接待中存在的不足之处,积累经验,避免以后出现类似问题.

2.保持联系.及时与来访宾客进行后续联系,沟通反馈双方信息,以便建立长期联系,为进一步加强联系和拓展合作交流打好基础.

二、高校外事接待工作的主要原则

高校外事接待工作是一项复杂的系统工程,涉及多层次、多方面、多内容、多形式,需要做大量细致的具体工作.因此,要求高校外事部门及有关工作人员,既要具有高度的政治责任心,认真学习并贯彻执行国家的对外方针政策,又要熟悉各方面的情况,在业务上精益求精,在安排上既要严谨周密,又要灵活巧妙,真正做到内紧外松,应付自如,保证外事活动的顺利进行[1].

(一)对等原则

对等原则是高校外事接待工作中的基本原则.根据来访宾客和代表团的身份、访问目的和意义、双方关系发展历史和现状、国际惯例等要素综合考虑确定接待规格.学校安排的主要迎宾人一般要与来宾的身份相当.学校的其他迎宾人员身份和人数也应根据来宾的情况确定,具有一定的代表性,人数相当即可.

(二)尊重原则

来自不同国家和地域的宾客,往往有着自己独特的风俗习惯和礼仪礼节.作为主人,在进行外事接待工作时,要尊重宾客的习俗和礼节.因此,务必要事先了解来访宾客的信息,特别是某些禁忌,慎重从事,不可马虎.同时,要熟悉约定俗成的礼仪规范国际惯例,守时守信,礼貌真诚.

(三)灵活原则

高校外事接待工作具有其自身特点,可以在尊重来宾的风俗习惯、礼仪礼节的基础上,在接待上作相应的变通和灵活处理,因地、因时、因人制宜开展工作.在外事接待过程中,即使作了充分的前期准备工作,也难免会碰到突发状况和棘手事件.这就需要外事接待人员既要严格按外事工作的规定和程序办事,又要从实际出发,根据时间、空间、形势的发展变化,审时度势,见机行事,快速做出反应,把各种负面影响减低到最低程度.灵活原则是在大的原则和方针下灵活处理事务,而不是改变基本的原则和方针；是在原则许可的范围内,根据实际条件,正确适度地开展工作,完成任务[2].

三、高校外事接待工作的主要注意事项

与其他领域的外事接待工作相比,高校外事接待工作具有其自身的特点：强调学术交流,往往专业需求高,涉及教学科研领域,注重拓展学习和引进先进技术与经验的渠道,活动内容丰富,形式多样,有利于拓宽学校的视野,提高学校的国际化水平.根据高校外事接待工作的特点,在开展工作时须特别注意的事项如下.

(一)沟通

不同的国家在制度政策、风俗习惯、礼节禁忌、生活方式等方面往往会有所不同,甚至可能出现刚好相反的情况.在高等教育领域,各个国家也都有着自身的特色和不同的情况,小到职称和职务称呼的不同.外事接待工作人员在日常工作中要注意不断学习,熟悉各国的情况.但在执行具体的任务时,往往又会面临许多特殊情况或不熟悉的事务,因此,在接待工作的前期准备阶段,与来宾方面通过各种通讯方式进行充分的信息沟通是非常重要的.在沟通过程中,往往还需要耐心和细心,与来宾方共同修订日程安排、文本翻译等内容,有时甚至要不厌其烦,多次反复修改.另外,主宾双方还应保持通讯联系的顺畅.来宾抵达以及访问期间,一旦出现突发情况,必须做到通知及时、沟通便利,才能保证接待工作的顺利完成.（二）礼仪礼节

在高校外事接待活动中,要特别注意礼仪礼节的规范执行,要体现高校的特点,展现彬彬有礼、质朴踏实的学术风范,避免浮华不端和奢侈浪费.外事接待人员要注重个人修养的提高,养成良好的礼貌习惯.首先,要注意守时守信,遵守承诺；其次,要使用礼貌用语和正确称谓；第三,要讲究个人的形象衣着和行为举止,服饰要得体,举止要文雅.在外事接待过程中,应注意各个环节的礼节,包括见面时的介绍和行礼致敬,要根据实际来宾的情况,使用合适的方式；交谈时,表情要自然,语言要亲切和气,表达得体,注意手势的禁忌等；用餐时,要分清中餐和西餐礼仪的分别,做好准备,讲究座次礼、进食礼、饮酒礼等.另外,在安排一些比较大型或重要的活动时,应注意仪式的安排.高校外事接待活动中常见的仪式有签字仪式、学术会议开幕闭幕仪式、聘任仪式等.在安排这些仪式时,应遵守普遍的约定俗成的国际礼仪,又要根据实际需要综合考虑,注意做好场所布置、程序步骤、文本准备、座次安排等方面的工作.

(三)口译

在高校外事接待活动中,在会谈、合作谈判、宴会致辞、参观访问以及学术报告会、国际学术会议等场合需要口译.高校的外事口译具有口译的一般特点,如严谨性、即席性和灵活性等,但同时有着其自身的特点：教育专业性及学术性.因此,对高校外事口译人员的基本要求是：严格遵守外事纪律,熟悉外事礼仪,作风严谨,能将内容,尤其是有关方针、政策以及关乎国家和学校利益的内容准确翻译.口译人员不仅要具备扎实的语言基本功,还要掌握丰富的专业知识,并通过不断积累,逐步完善知识结构.要充分了解相关背景材料,尤其对学校整体情况、相关院系科研机构的设置及优势学科等情况有比较清楚的了解,还要熟练掌握相关专业术语、习惯表达法等[3].此外,口译人员还应当具备反应快、心理稳定、应变能力强等综合素质.但是,鉴于高校专业学科的复杂多样性,有经验的口译人员也不可能做到熟悉所有的专业内容.因此,在出现翻译内容学术性与专业性较强的情况时,特别是国际学术会议及学术报告会,应当邀请专业教师和科研人员担任专场口译,以保证接待任务的圆满完成.

(四)信息保存

高校的外事接待工作是拓展学校国际合作与交流渠道的重要手段.因此,在接待任务完成后,信息的整理和保存非常必要,是实现外事工作良性可持续发展的基础.应当建立接待工作的数据库,将来宾的信息分类归档,保存好、来访简讯、照片、签约文本、活动内容、交换礼品等信息,以便随时调用,同时也便于统计数据.通过信息的保存,还可以进行来访后的联络保持.在合适的时节,以贺年卡、电子邮件、等合适的方式问候对方,为今后进一步开展交流合作打下基础.