中外比较的视角中国秘书工作职业化

【摘 要】单位和组织要使其职能得以良好的发挥,离不开辅助机构的帮助,部门或机构的领导者要做好全局工作,也不能缺少辅助人员.秘书作为领导人工作的助手,对领导者合理有序开展各项工作具有重要作用.随着我国经济不断发展和经济全球化进程的不断加快,我国对秘书职业化的要求日益上升.本文将以中外比较的视角,探究中外秘书工作的共同属性、职业化发展的区别,从而试分析我国秘书工作职业化发展的意义.

【关 键 词】中外比较；秘书工作；职业化

关于秘书的定义有诸多观点,一般来讲,“凡是从事办公室程序性工作,协助上司处理政务以及日常事务并为决策及实施提供怎么写作的人员,都可称为秘书”[1].秘书工作是伴随着部门负责人工作范围扩大和工作量增加而产生的,我国秘书工作历史悠久,最早可追溯到远古时代.到了封建时期,各朝各代的秘书组织不断发展,逐步形成比较系统的秘书部门.然而现代意义的秘书工作,却起源于西方,一般讲到国外“秘书”概念的形成和“私人秘书”的出现,总不外乎举出华盛顿在领导美国独立战争时,身边设立了一个“秘书”和法国资产阶级革命中,雅各宾派的首脑人物罗伯斯庇尔聘用了“私人秘书”的两个例子.由于近现代社会经济等各方面的发展西方要领先于中国,从某种意义上来说我国现代的秘书工作也是西方的舶来品,随着我国社会经济的不断发展,秘书工作也逐渐受到重视,逐步成为一门独立的行业,而不仅仅只是一个锻炼能力、积累经验的“跳板”,秘书工作的职业化进程受到理论界和实务界的广泛关注.

一、中外秘书工作的共同属性

尽管各国的国情不同、社会制度不同、秘书工作水平也大不相同,但从秘书工作的本质属性和总体发展趋势上看,仍有不少相似之处.秘书工作的内涵、性质、特点、对从业人员的要求,工作的发展趋势等基本都比较相同.以下重点从工作性质、要求和内容三个方面进行分析.

1、秘书工作的性质相同.无论是哪个国家,哪种文化,秘书工作的性质都具有相似度检测性、辅助性.都是通过全面处理各种信息和事务的方式直接辅助雇主或领导实施管理的工作.秘书是处于从属地位的,以促进辅助对象工作的顺利进行为最高目标.辅助性是秘书工作天生的属性,也是领导工作对秘书工作的必然要求,同时这也是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的.

2、秘书工作的内容相同.当然,这个“内容”不是具体到哪一件事的内容,而是广义上的内容,是指中外秘书工作的首要任务都是从事事务性的工作,日常事务；其次是进行信息的收集、分析处理、传递反馈,为上级的决策做好充分准备,并且在职责范围内帮助领导或上级协调各种关系,做好上传下达；当达到一定层次后,还可以协助领导制定目标、设计方案,辅助决策.

3、秘书工作的要求相同.各国对秘书的工作能力素质的要求十分相似.都要求具有专业的能力,具有较高的素质,以此来完成秘书工作.同时也要求秘书“德、能、勤、绩、廉”各方面素质都比较高,既要有很好的品德,至少是要忠于自己的职业,也要有很强的能力,不但要辅助领导做好专业的事物,在信息交流,人与人沟通越来越充分的今天,还要有很强的人际关系协调能力,协调好上下级,同事之间,客户之间等等的人际关系,为工作的良好开展打下坚实的人脉基础.做事要勤劳,要拿得出成绩.当然还有很重要的一点就是要廉洁,辅助领导工作,总是会有各种诱惑找上门来,做到廉洁奉公,才能不受牵绊顺利开展工作.

二、中外秘书工作职业化发展的差距

“秘书职业化是现代社会职业分工的必然结果.所谓秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的管理系统,有科学的管理制度保障其运行,职业性获得了社会的广泛认可.”[2]尽管在本质属性和工作特点、发展趋势等方面,中外秘书工作都具有许多共同的属性,但由于文化传统差异,起步时间不同,社会发展水平有别等诸多因素,中外秘书工作职业化发展的道路相去甚远.改革开放后,我国秘书工作取得很大进步.“经过近些年的发展,中国秘书职业化已走上了正轨,开始了缓慢的进程.但相较于国外秘书职业化水平和社会经济发展需要来说,中国秘书职业化的水平还处于较低的水平,在发展进程中遇到了发展的瓶颈.中国秘书职业化的道路任重而道远.”[3]

1、中外秘书人员职业化素养相差较大.职业化素养是职业化的核心内容,直接影响到职业化发展的水平.而职业道德、职业意识、职业心态是职业化素养的重要内容.在我国,秘书多被看作是积累经验,向上发展的“跳板”,广大秘书工作者职业认同度低,职业意识薄弱.受我国“官本位”文化传统的影响,许多人只是把秘书工作当作通向仕途的一块“跳板”,而没有作为一个独立的职业来看待,尤其是在党政机关,秘书往往是作为后备干部存在.在工商企业,各组织的领导甚至把秘书作为自己的心腹,很少把秘书作为一种社会职业来对待,因此从事秘书工作的往往是年轻人.没有职业意识,自然也谈不上职业道德,秘书腐败现象也时有发生,秘书“人微言重、官小权大”,一些不能自律的人不是受领导指使同流合污就是“狐检测虎威”进行腐败,问题也十分严峻.

而外国则大不相同.国外很多国家都把秘书看作一门独立的职业体系,有专业的从业人员.秘书工作者角色意识强,职业素养高,很少有人仅仅把秘书工作当作“向上爬”的跳板.因此从事秘书工作的也不只是年轻人,反而是往往越年长,经验越丰富的秘书越受欢迎.比尔盖茨在创业之初就聘请了42岁的女秘书露宝.她为比尔盖茨微软帝国的创建立下了汗马功劳.在美国的大公司里,很少看到年轻的女秘书,级别越高的部门,秘书的年龄就越大,多是大年龄、有教养、有经验的职业女性.

2、中外秘书人员职业化行为差异明显.职业化行为规范更多的体现在遵守行业和公司的行为规范,包含着职业化思想、职业化语言、职业化动作等方面的内容,每个行业都会有独特的行为规范,一个职业化程度高的员工,能严格按照行为规范来要求自己,使自己的思想、语言、动作符合自己的身份.我国80年代才有部分学校开设秘书专业,秘书工作者多由行业内部其他岗位人员担任,工作方法与经验往往是一边干一边摸索出来的,专业化方面存在明显缺陷,秘书职业化行为发展程度很低.而在西方国家,早在20世纪30年代以后,秘书职业化已开始形成.当时为了适应工商社会追求高效率、快节奏的需要,秘书职业迅速兴起.发展至今,其秘书人员职业化行为已基本完善,比较成熟.