设计院档案管理信息化建设

【摘 要】随着科学技术的发展,我国已经进入一个信息高速发展的阶段.目前,档案工作信息化管理开始在设计院档案管理中普及,但是明显存在信息资源开发不足,共享程度低等问题,有待于进一步的普及与发展档案管理的信息化水平.本文简单分析了档案管理信息化的意义、现状,并提出了加强档案管理信息化的对策.

【关 键 词】设计院；档案管理；信息化建设

随着我国计算机与网络技术的发展和在档案设计管理中的应用,设计院的档案管理也开始进入信息化新模式.由于设计院的产品是建筑工程图纸,因此,其档案管理具有一定的特殊性,即以CAD网络作图作为档案形成的主要途径.采用电子档案,可以实现无纸化查阅、归档与验收,即提高工作效率、节省时间,又方便领导检查与怎么写作客户.

一、设计院档案管理工作的重要性

(一)档案管理工作直接影响项目的开展.

档案是一种不可忽略的资源,工作人员在档案资料的收集整理过程中可进行新项目的研发,档案管理工作人员可配合设计人员迅速的找出所需资料,保证项目的开展与完工.

(二)档案管理工作可提高企业的综合竞争力.

设计院生产经营活动的优劣可以通过档案管理工作很好的反应出来,档案管理工作不仅是整理收集本企业的有关信息,还可以通过管理工作提高自身的综合竞争力.另外,管理完善的档案资料可方便查找与归档,不会因遗失而产生不必要的档案问题.

(三)档案管理工作可减少企业不必要的损失.

设计院档案管理工作水平的提高,可为企业创造更多的经济效益,企业可从档案资料中寻找问题的解决方案或以往的工作经验,即可节约时间,又可减少不必要的损失.

二、设计院档案信息化现状

(一)档案信息化基础建设.

随着电子计算机和网络技术的发展,档案管理信息化程度逐步加深,截止目前,我设计院档案管理部门已有计算机等多台,怎么写作器等个.设计院档案信息化系统的建设已经相当完善,普及率较高,但是到目前为止,很少有档案管理网站的建设,档案管理网站系统可更好的实现档案资源的怎么写作工作.截止目前,我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准,但是这些标准过于陈旧,且标准间内容不一,加之宣传力度不够,很难实现档案信息化标准的建设执行.

(二)档案信息化建设的缺少资金投入.

档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设,目前,多数企业对档案的管理不重视,导致资金投入不到位,难以有效的实现档案管理的信息化.我院已将档案管理纳入日常工作管理中,档案管理工作得到领导的高度重视,但受到科技资金数额的限制,仍难以实现网络信息化的建设进程.

(三)档案信息化建设人才缺乏.

从信息产业部的统计数据可知,我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡的.尤其是档案管理方面,企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求,而忽略信息化人才的需求与培养,导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题.针对设计院来讲,人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一,当前档案管理人员的信息化素质过低,虽然可进行基本技能操作,但缺乏专业的技能培训与教育；第二,缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员,在软件系统的开发、使用与维护过程中,受专业信息知识的限制,一旦系统出现问题,只能寻求技术人员的帮助,不仅浪费时间,同时也制约了档案信息化建设的速度与质量.

(四)档案信息资源整合不完善.

目前,设计院档案资源的质量与数量都得到很大提高,多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点,档案资源需求也呈现出全面化与丰富化.但是,多数设计院内部部门间沟通不足,缺乏沟通与协调,无档案信息化合作意识.由于各部门间软件环境不同,导致一次输入的资源难以多次利用,或难以进行转换,这样,必然会出现多次重复性劳动,严重影响了信息资源作用的发挥.档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点.

三、加强设计院档案信息化建设的措施

(一)实行网络无纸化验收.

设计院应建立计算机档案管理网络平台,通过CAD制图,实现无纸化验收与归档等工作.对于档案的电子归档程序、交验单签署等要提前设定,由项目管理、验收、设计人员根据需要储存数据,实现一次输入,数据终身储存与共享.

(二)利用终端机进行图纸修改和其他内容的查阅.

对于提交的图纸,如出现问题,可通过网络申请,经批准后,由档案管理人员下载后,申请者修改好,审核后在网上直接提交,可利用终端机手续、查阅审核信息.由于设计院档案的主要内容是图纸资料,其具有很强的实用性,通过网络展示,可以为其他工作提供帮助.

(三)加强档案管理信息化人才的培养.

档案管理信息化对技术的要求较高,需要专业性的信息化管理人才,其管理工作人员必须可以熟练运用信心工具进行档案的存储、归档与处理工作.设计院可通过以下手段对档案管理人员进行培养,以提高管理人员的信息化水平.第一,加强档案管理信息化宣传教育,提高管理人员的信息化管理意识,这样,管理人员就可以自觉地进行计算机知识的学习,不断强化自身素质.第二,设计院应加强信息化人才的引进,尤其是对于档案知识与信息化管理知识相结合的复合型人才的招聘.第三,设计院应积极开展档案管理信息化工作的学术交流活动,为管理人员提供学习交流的平台,扩展视野、推广经验、丰富知识,提高人才队伍的信息管理素质,实现档案管理的信息化.

(四)加强档案管理信息化安全体系的建设.

由于档案信息化后,所有档案都是以电子文档的模式存在,电子文档存在较强的易破坏性和易泄露性,因此,相应的安全措施应完善.档案管理部门应构建安全保密体系,做好档案的保密与开放,以及保管与利用之间的关系,防止档案资料的泄露,针对秘密档案资料,设定查阅制度和查阅权限,对于级别较高的档案资料,科设计多级管理权限,通过层层关卡,确保档案信息的安全性.

(五)加大提供档案信息化建设的资源.

档案信息化的核心是其资源建设,资源供应是档案信息化怎么写作的前提.任何企业在档案信息化建设过程中,都需要高度重视档案资源的开发,根据设计院的实际情况,应首先设计一个资源开发的网络系统,之后就是要有效、快速、安全的开展数字化资源管理工作,不断加大档案的信息量,并使其实现网络共享,这样可有效提高档案信息化资源的收集效率,有利于档案资源的全面有效管理.最近几年,部分设计院开始加大对档案信息化建设系统软件的引进与研发,通过将历史档案扫描存档,使历史资料也可快速的满足需求者的需要.

四、结束语

总之,设计院档案管理应不断顺应发展的需求,建设信息化管理体系是目前档案管理的必然要求,随着信息技术的发展和客观实际的变化,档案管理信息化会不断补充与完善.