煤矿项目建设前期档案管理

【摘 要】项目前期档案是工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料.前期档案是工程项目档案的重要组成部分,是工程建设的凭证性和基础性文件材料,是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证.只有规范前期档案管理,明确归档范围,保证前期档案的齐全、完整,才能为主体工程档案管理打下良好的基础,才能保证企业资产的完整.

【关 键 词】煤矿；项目建设；前期；档案管理

淮北矿业集团有限责任公司坐落在安徽省淮北市,踞苏鲁豫皖四省接连之要冲,卧黄淮海之腹地,北接齐鲁,南连江淮,横跨淮北、宿州、亳州三市,是以煤炭和煤化工产品生产为主,多种经营、综合发展的特大型企业集团.近年来,随着淮北矿业集团“大投入、大开发、大建设”步伐的不断推进,项目建设得到日臻健全和完善,项目档案得到足够重视,各项目建设单位也积累了不少工程档案管理的先进经验,但对于项目前期档案管理还存在一定的问题,没有得到应有的重视.

项目前期档案也叫工程准备阶段文件,是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料.前期档案是工程项目档案的重要组成部分,是工程建设的凭证性和基础性文件材料,是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证.只有规范项目前期档案管理,明确归档范围,保证前期档案的齐全、完整,才能为主体工程档案管理打下良好的基础,才能保证企业资产的完整.笔者在淮北矿业集团公司长期从事档案管理工作,现结合实际,谈谈项目前期档案管理存在的问题以及对策.

1项目前期档案管理存在的问题

1.1收集滞后

项目前期建设具有周期长、阶段多、涉及部门广等特点,使项目前期档案具有多样性、复杂性、成套性等特点,由于经济利益或赶工期等原因,各部门只重视工程本身,轻视工程档案,项目前期档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展,造成了项目前期档案工作滞后,反而影响了工程各方面对前期项目档案资料的利用工作,工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下,严重制约了单位经济和档案管理工作的持续发展.

1.2档案管理意识不强

对项目前期档案管理重要性的认识,是做好项目前期档案工作的前提和保证.目前,各项目单位领导和档案人员对项目前期档案重要性的思想认识不够,对项目前期档案工作的学习宣传力度不强,且项目前期建设队伍流动性大,人员不稳定,各部门缺乏相互沟通交流,缺少专职档案人员,档案管理职责没有落实到具体人员,使档案管理工作严重脱节,档案资料流向不清.

笔者所在集团公司一家下属机构,在项目建设中期才配备档案人员,且这名工作人员还同时身兼秘书、文书、业务招待员,根本没有时间和精力投入到档案工作中去,项目前期文件分散、流失严重,项目验收前多次到集团公司档案馆及其它业务处室查阅、收集文件资料,经过多部门合力协作,项目档案方才顺利通过验收考核.

由于项目建设与档案管理工作的专业性都很强,工程人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏对档案管理的实践能力,也是导致项目前期档案收集、整理和归档不及时、规范的主要原因.

1.3档案管理体制不完善

由于项目建设初期机构和人员配置不健全.许多单位没有设立档案管理机构及专职档案人员,没有专门的档案工作场所,档案质量、安全得不到保障.档案管理设施设备不能满足档案管理工作的需要,如没有专门的库房,档案保管达不到“八防”要求,档案管理极不完善,档案管理现代化程度不能适应项目建设和工程建设快速发展的需要,影响了档案管理的工作效率和经济效益.

2正确认识项目前期档案工作的重要性

根据国家档案局、国家发展和改革委员会联合下发的《关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（档发[2006]2号）文件规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经项目档案验收或项目档案验收不合格的项目,不得进行或通过整个项目的竣工验收.同时还规定,检查项目档案,采用质询、现场查验、抽查案卷的方式.抽查档案的数量应不少于100卷,抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等.项目档案验收不合格的项目,由项目档案验收组提出整改意见,要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查.复查后仍不合格的,不得进行竣工验收,并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评.造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任.

由此可以看出,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权,充分体现了项目档案在项目竣工验收中的重要性.此外,项目档案对项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用,项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响项目发挥最大效益.

3如何做好项目前期档案管理工作

3.1各级领导要高度重视工程项目前期档案工作

工程建设是百年大计,项目前期档案同样是百年大计,有了工程没有档案将后患无穷.工程项目从立项开始,主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作,制定明确的岗位责任,进行考核并与奖惩挂钩.

3.2加强对项目前期档案工作的组织领导

成立档案工作领导小组,建立档案工作人员网络体系,明确每人的工作职责,加强考核,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序.

3.3定期召开档案工作会议

项目建设单位对档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行.定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议,汇报项目档案工作进度,安排部署下一步工作.

3.4加强档案管理制度建设

俗话说“没有规矩,难成方圆”.工程项目建设由于规模大、工期长、形成材料多,特别是由于其所涉及的单位和环节众多,所以要想在档案管理中做到规范化、标准化,仅靠档案管理部门或少数几个人的力量是根本办不到的.因此,加强和完善有关的制度建设,就成为做好档案管理工作的根本保障.

3.5纳入合同管理

坚持将项目档案工作纳入合同管理,严格各单位归档责任,项目建设单位在与各参建单位签订设计、监理、施工等合同或协议中,一律明确档案工作内容,提出项目档案收集、整理、归档的具体要求,理顺归档渠道和管理职责,从源头上保证项目前期档案的完整、准确、系统.

3.6建立责任处罚制度

实行档案管理风险抵押,把责任分解到监理、建设等各个层面,形成“责任追查处罚链”,推动各项工作的落实.各参建方在签订合同后即交付给建设方一定数额的档案滞纳金,如各方不按合同及时履行档案移交、归档制度,建设方有权扣除其档案滞纳金,从而保障档案工作规范有序开展.

4结束语

随着淮北矿业集团公司转型跨越发展和建设步伐的不断加快,新的条件下对工程质量提出了更高的要求,申奖报杯是许多单位的努力目标,也充分彰显出项目档案管理的重要性.档案管理人员应该解放思想,转变观念,在项目建设期间,大力提升自己的业务素质和专业技能,对档案管理工作认真负责,让档案在项目中发挥重要作用,同时适应档案信息化建设和项目建设的需求,推动项目档案管理提高到新的水平.

[责任编辑：王迎迎]