企业文书档案管理的信息化建设

摘 要：随着计算机网络技术的快速发展,信息化已经成为社会发展的必然趋势.企业文书档案管理必须要把握这一规律,加快信息化进程,从而实现档案管理工作更好的为企业发展而怎么写作.

关 键 词：企业管理文书档案管理信息化

随着网络信息技术的快速发展,计算机已经被广泛应用于社会生活的诸多领域,其功能的强大已经被人们所认识到,可以说现代人的生活已经无法离开计算机.在这样一个时代背景下,传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企业快速发展的需要,而出现了种种弊端.因此,企业文书档案管理人员,必须要认清这一形势,将计算机技术引入到企业文书档案管理工作中,积极推进企业文书档案管理的信息化进程,如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础.

一、企业推进文书档案管理信息化的意义

(一)可以实现信息共享

对纸质文书档案进行电子化处理之后,文书档案的储存方式发生了根本性的改变,再加上网络技术的广泛应用,我们就可以对文书档案进行随时、随地的检查,而且查准率非常高,这些优势都是传统管理方式无法企及的.传统的文书档案管理方式,大量有用信息被封存在文件柜之中,不但占用了大量资源,也使这些资料所包含的信息大量浪费.而且对于纸质文书档案的查找工作,也非常困难.实现文书档案管理信息化之后,档案管理就由原来的案卷级上升到文件级,管理途径也由原来的单途径上升为多途径,进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发.

(二)提高工作效率

企业实现文书档案管理信息化之后,计算机将被应用于文书档案管理工作的每一个环节,使文书档案管理工作者从繁重的档案管理工作中解脱出来.比如传统的文书档案管理工作,是将纸质的文书档案装订在一起,如果想要对某一份档案进行修改,必须要对整个档案进行拆卷重做,这势必会增加档案管理人员的工作量,使大量时间与精力浪费.但企业实现文书档案管理信息化之后,这种情况就不会出现.我们只需要利用计算机将需要修改的档案找到,使用键盘操作就能够完成对档案的修改,既省时,又省力.而且对于文书档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作,我们都可以借助计算机来完成,使文书档案管理工作的效率大幅度提高.

(三)加快了信息传输的速度

传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统,传送的时间也无法确定,而且传递的过程中,一旦发生了丢失的情况怀,将会为企业带来无法弥补的损失.实现文书档案信息化管理之后,文书档案就可以以电子文件的方式进行传递,不但提高信息传送的速度,同时也保证了文书档案的安全.

(四)电子档案的储存更加稳定

电子档案与纸质档案相比,不但质量轻、寿命长,而且更容易保存.比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情况下,可能产生水解或者是氧化反应,这势必会给企业带来不必要,也无可挽回的损失.但电子档案就不同了,随着计算机网络技术的快速发展,我们可以根据不同的实际需要,而选择不同的载体,比如移动硬盘、光盘以及U盘等等,及大的方便查阅与携带.

二、实现企业文书档案管理信息化的建议

(一)打造文书资料的“收集网络”

通常情况下,很多企业都有年底收集、整理文书档案的习惯,年底的时候,企业各部门都比较忙碌,这一时间进行文书档案的收集与整理工作,显然是不妥的.因此,企业需要将年度收集转变为平常收集.企业必须要建立独立的文书档案管理部门,部门工作者可以是从其他部门抽调出来的,也可以是企业招聘来的,同时在企业的每一个科室再安排一名文书档案管理人员,从而组成一个文书资料“收集网络”.文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工作,而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收集工作,将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交到文书档案管理部门进行保管.文书档案资料在收集的过程中,必须严格登记,这样才能够做到有据可查,相关责任人要检查好文件资料的完整性,并且要保证文书的字迹、纸张是符合相关规定的.文书档案管理部门收到科室上交的文书档案之后,要进行妥善管理,可以根据实际需要,预备出不同的档案盒,将上交的文书档案分类别的进行存放.

为了保证电子文书档案的安全性,有必要在信息系统的内网与外网之间,构建出一条物理隔离带,以保证内网所储存的资料的安全.第一层隔离带依靠的是路由器,我们可以对路由器进行安全设置,从而过滤掉补屏蔽的IP地址.或者是先屏蔽全部IP地址,然后有选择性的放行一些IP地址进入内部网络系统.第二层隔离带依靠的是防火墙.现阶段,大部分防火墙都具有认证机制,只要设置防火墙之后,我们就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记录；对用户的访问行为进行实时监控；对攻击网络的行为进行检测,并发出警报.

网络技术的进步对于文书档案管理的信息化建设有着重要影响,但是人员仍旧是文书档案管理的信息化建设的关键所在.因此,想要推进企业文书档案管理的信息化建设,首先要完成管理人员的“信息化”建设.企业可以采用培训的方式,培训的内容要包括计算机网络技术、档案学以及相关软件操作等等,同时还要鼓励文书档案管理人员进行自学,帮助他们树立终身学习的意识,如此才能够使档案管理人员的意识与技能共同进步,以适应计算机网络技术的快速发展.除此以外,还需要加大对档案室的硬件设施的投入,这样文书档案管理人员所学到的知识才能够有用武之地,文书档案资料的价值才能够更深入的挖掘,从而为企业发展而怎么写作.

综上所述,随着现代科学技术的快速发展,传统的文书档案管理方式已经无法适应现代企业快速发展的需求,迫切需要我们运用计算机网络技术,实现文书档案管理的信息化,从而满足人们的查询需求与借阅需求.我们可以从打造文书资料的“收集网络”；将信息系统的内、外网进行隔离；加强文书档案管理人员的素质建设等三个方面入手,推进企业文书档案管理信息化,从而使文书档案发挥出其应有的价值.