电网建设项目档案规范化管理

点赞:5904 浏览:21185 近期更新时间:2024-02-01 作者:网友分享原创网站原创

当前,我国正处于社会转型期,面对社会环境的变化,政策、法制的强化以及电网建设的高速发展,电网建设项目档案在竣工验收,工程结算、决算,项目审计、稽查,工程达标、创优等活动中的凭证、依据性作用和不可替代性更加凸现,对项目档案规范化管理和精细化管理的要求越来越严格.笔者通过探索和实践,对项目档案规范化和精细化管理有一些初浅的理解和认识,期待和同行们相互切磋.

一、湖南电网建设项目档案管理实践

1.规范标准.根据国家、行业和国家电网公司有关标准规范及文件要求,湖南省电力公司组织编制和印发了《湖南省电力公司输变电工程档案管理标准化指导书》,对电网建设项目归档文件材料的类目设置、文件材料内容、工作要求、保管单位、保管期限等进行了规范,并对竣工文件(含竣工图及数码照片等)的整理、目录的编制、档案的审核程序、运作方式等都进行了明确规定,使各参建单位在输变电工程档案管理上具有规范性和可操作性.

2.强化把关.①施工单位加强把关.各项目部均配有专职的档案管理人员,负责工程资料的收集、整理,专业技术人员负责对工程资料的完整、准确把关;加强了对设备开箱资料的收集和对隐蔽工程记录的规范,注意了档案整理中相关文件的衔接和参见;对档案资料的消缺整改进行了规范和验收签证.对归档文件材料按照国家电网公司分类标准进行分类组卷,做到分类准确、组卷合理、排列有序.②工程监理加强了对项目档案的审核把关.竣工档案的移交一般经过了审查,首先是承包单位对各自承包范围内的竣工档案进行自检,然后是监理单位对承包单位整理后应移交的竣工档案进行复检;监理检查通过后进行签字(含竣工图);第三是接收单位档案管理部门对竣工档案进行交接前审核.不符合要求的提出整改意见并要求补充完善,最后档案交接手续.监理工作应移交的监理文件,如监理规划、监理大纲、监理工作通知单、监理工作联系单、旁站记录等,原则上都是原件归档及时移交,做到归档文件材料与工程建设同步,监理资料与施工资料吻合一致.③设计单位加强把关.竣工图由设计单位编制,竣工图的编制要求执行《电力工程竣工图编制规定》(DL/T5229-2005)和《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》(国家电网办[2010]250号)的规定,其编制深度与施工图的编制深度一致,并编制了竣工图总说明和分册说明.竣工图的提交套数按设计合同执行,设计单位将CAD竣工图转换成PDF等版式文件,刻录光盘同步移交.

二、档案规范化管理控制措施探讨

1.以档案专业化管理为基础,强化标准、制度的执行、监督与管控.首先,我们总结了档案管理同步化、资料标准化、操作精细化的专业管理要点:管理同步化,是指与工程建设同步策划.包括同步收集资料,质量监督同步检查、督促资料,中间验收同步核查资料,竣工验收同步检查、要求资料,达标投产同步考核资料等;资料标准化,指工程资料归档范围、文件材料内容、工作表式、载体要求等严格执行国家、行业、企业对档案资料的各项标准要求;操作精细化,指按照湖南省电力公司档案管理标准化指导书以及优质工程检查标准等具体标准和要求,在档案资料收集、整理、编目、归档、移交等方面,逐条逐项地进行精细化操作.其次,规范工作流程,加强档案的专业管控能力.其重点是:工程前期、项目管理、设计、施工、监理、设备、竣工、系统调试及运行管理资料的收集和归档范围是否符合有关规定和要求;归档文件材料是否真实、清晰、易辨认,没有涂改或伪造;各类表式的编制、填写是否符合要求,并真实反映施工过程的实际情况;施工过程中的资料是否与工程进度同步形成;工程重要文件和重要节点资料之间有关联时,是否能够相互间正确衔接、印证;档案分类、组卷、装订以及移交是否满足档案管理有关规定等.

2.以工程创优、项目档案专项验收等为平台,全面提升工程档案管理水平.首先,开展了安全、质量、综合管理流动红旗竞赛活动.在工程竣工后开展了工程达标投产工作,工程经过投运一年的考验后又申请优质工程创建,所有的活动或过程管理全部包含了对工程档案的督促和检查.国家优质工程“项目合法性证明文件”中将“档案专项验收”与“消防专项验收”、“环保专项验收”均作为“主控”检查项,具有一票否决地位.一方面,工程档案文件材料为各类竞赛、评比活动提供了工程建设全过程管理的支撑、印证,另一方面,各类竞赛、评比活动又促进了工程档案归档率、文件准确率及案卷合格率的提高.其次,依法管理,狠抓重点建设项目档案专项验收.国家档案局、国家发改委以档发[2006]2号文印发了《重大建设项目档案验收办法》,《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》(国家电网办[2010]250号),对工程档案验收做出了专门规定.湖南省电力公司和各参建单位都对湖南主电网重点建设项目档案专项验收十分重视,对项目档案工作给予了始终如一的支持和关心.每年度档案专项验收均顺利通过湖南省档案局和主管部门联合验收组的检查和认可,既积累了档案管理经验,又为工程创优打下了基础.

3.加强档案现代化建设,为档案的安全保管和有效利用创造良好的条件.将电网建设项目档案管理标准化和规范化工作纳入到国家电网公司信息化工作考核的关键指标.目前,湖南省电力公司档案全文数据库建立基本完成,数字化的档案文件基本实行了数字化归档(财务档案及密级档案除外).各参建单位移交归档的所有科技档案都要进行电子文件的挂接,双轨制归档并及时向保管单位移交,这样既有利于项目档案的保管又有利于项目档案的开发与利用.档案网络查询,为领导及专业人员提供了极大的方便与快捷,在保证档案信息安全的前提下,档案部门设置查询权限,各级领导、专业人员和广大员工在办公室和工作场所,在本人权限设置范围随时查阅、利用档案信息,更加方便各项工作的开展.

电网建设项目档案规范化管理参考属性评定
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