电力企业建设工程技术档案管理

【摘 要】随着国家电力体制的不断改革,记录电力工程建设的档案在其形成、管理、利用等方面也日趋复杂.电力工程建设中的档案牵涉面广、专业性强,其工作的质量直接影响到工程建设.而在实际工作中又有很多不合理的地方,导致电力工程档案的管理混乱,尤其是在档案收集方面,常常是缺乏完整和准确性的.为此,必须加强对电力企业建设工程档案管理进行深入的分析,把其对工程建设的影响降到最小.

【关 键 词】电力企业建设工程技术档案管理

前言

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和怎么写作性的工作,是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作.它随电力建设项目的开始而建立,又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终,与工程项目建设的进程同步.

电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映,是一份宝贵的资源.档案工作作为企业管理的重要组成部分,日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作.因此,还应该有必要重申档案工作中一项最基础的工作---档案收集.档案收集如同档案工作这座大厦的基石,要做到档案收集的全面性和完整性,应落实“五抓”：抓档案人员素质、抓档案管理制度、抓“三同步”、抓工程现场、抓规范电子文件.

1.提高档案人员的素质,保证档案资料收集的完整性

1.1提高专职档案人员的素质.知识经济的到来,企业档案工作发生了显著变化.档案工作的领域拓宽,档案怎么写作的范围扩大,档案工作的手段更加现代化,对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了挑战.为适应新的形势,档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识,一方面要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通,另一方面在做好档案室内部工作的同时,要求早期介入工程建设活动,时时了解工程建设动态,参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动,按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关,及时发现问题并及时提出整改要求,积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作.电力企业档案人员只有真正融入企业管理,主动关心企业发展,以知识与创新为导向,不断更新知识,档案工作才能与企业同步发展.

1.2完善档案人员网络体系.加大档案的宣传力度,增强员工档案意识,在员工中树立档案是企业资产的理念,培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系,档案人员深入在企业各方面工作中,能将档案收集工作更深入开展下去,从各个渠道收集全面完整的资料.档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓,档案收集自然全面到位.

2.建立档案管理制度,档案工作做到有章可循

由于电力建设项目的施工单位多,项目档案管理工作面广量大,各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致,而规范化是档案管理的本质要求.要使档案工作有序进行,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求.所以在工程建设开始,档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》,同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明.用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量.

3.抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“三同步”

随着电力事业的飞速发展,火电机组的容量也不断增加.由于参建单位多、建设工期长,形成的工程档案数量大、内容庞杂,单项工程完工时间也有早有迟,客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度.因此,要加大对工程档案的管理力度,狠抓工程档案管理“三同步”（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中,要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时,要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行）.要确保项目工程档案的完整、准确、系统,就要特别注重平时对档案的收集和积累,就必须把事后控制改为事前控制,将项目档案的管理从末端移到前沿,将后续工作变为前置条件,把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系,要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理,与项目建设的各阶段同步进行,从项目筹划、开工时就先期导入档案管理,直至竣工验收,使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系.

4.加强与施工单位沟通,力求档案收集的完整性和准确性

施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分,形成一套高质量的竣工档案,首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性,然后档案管理员负责检验档案的标准化、规范化.为了能保证施工单位工程档案的顺利移交,从工程一开始,档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位加强沟通,就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求,学习项目档案管理政策法规,统一思想、统一认识、统一做法,有效地控制档案的形成质量,减少因意见不一致而造成的返工工作量,真正做到移交精品工程的同时移交精品档案.

5.规范电子文件归档

电子文件的大量产生和应用,使得档案快速向数字化方面发展和积累.数字化技术的应用和普及,推动了档案室的数字化建设,为档案信息管理注入了新的活力,对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来,所以对电子文档的前期收集工作就显得相当重要.在工程建设过程中,各施工单位会产生大量的电子文件,为保证电子文件归档的完整率,要求施工单位在纸质文件归档的同时,相应电子文件同时归档.文字档案严格按照规定进行数字化,要求统一载体、统一格式,电子文档的规范化提高了档案信息的实效性和检索的便捷性,实现了在企业各部门之间实现资源共享,也对档案编研工作起到了一个快速整合的作用.