企业文书档案综合管理探究

【摘 要】本文首先介绍了文书档案科学化管理的准则,分析了档案管理中存在的问题,提出了科学管理档案的手段,仅供业界人士参考.

【关 键 词】企业文书；综合管理；档案

一、综合文书档案科学化管理的准则

文书档案管理是档案工作的重点,是档案工作的一个重要组成部分.文书档案,是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案.它记录了机关、团体、企业、事业单位从事的各种管理性活动,如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等.因此,文书档案通常也被称作管理性档案.档案工作法制化、制度化、规范化是实现档案工作科学化的重要保障和必要条件.《档案法》、《档案法实施办法》《机关档案工作条例》等法律法规,以及相关的政策规定、档案业务建设标准等,是文书档案工作必须遵循的规范准则.在文书档案档案制作产生、收集整理、建档保存、日常管理、合理利用等整个过程中,必须严格执行相关的法律法规和规章制度.机关无论大小,都会产生文件等各种信息载体,产生时往往是随机的、渐进的,甚至是芜杂的,必须经过一个日积月累的收集过程、一个科学研判的取舍过程、一个规范有序的管理过程,使鲜活的原始记录固化为纸质或电子形式的文书档案,为今后的利用打下坚实的基础.其中,文书整理是形成文书档案的起始环节,对各种门类和载体的档案要严格按照国家规范和标准进行整理,文字档案要符合《归档文件整理规则》,照片档案要符合《照片档案管理规范》,音像档案整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》,各就各位,对号入座,从细节入手,真正确保档案资料的完整性、安全性、规范性.

二、文书档案管理中存在的问题

1.文书工作与档案工作衔接方面存在问题

文书档案工作是将两个不同的职业综合成一个独特的门类,文书工作与档案管理工作之间既有相互交叉的通性又有各自独特的工作部分.理论的工作当中,应该将两种工作有机结合起来,形成一整套完整的分体式的档案管理系统.但在实际的企业之中,文书管理和档案管理是两个相互独立的系统,实行的是分块管理,这是一种科学有效的管理模式,但是,这种模式在很大程度上拉长了文书工作与档案工作之间的工作长度,常常会导致两种工作在实际应用中无法正常衔接,出现短节的现象.长此以往就会导致文书人员对档案管理意识淡薄,档案人员也很少会考虑到相关的文书工作,致使二者之间在衔接上出现较大的难度.

2.人员偏少,并兼顾其他工作

在一些企业尤其是在农场这种自我经营的环境里,办公室的办公人员一般只配备最多3名专职人员,而档案管理人员是更加的缺乏.于是一些文书档案管理人员一般都由办公室的职员承担,这些工作人员除了要完成自己的本职工作之外,还需要负责办公室的各种文件的收发、电子文件的综合处理、后勤保障、信息传达、各种文书档案的收集等方方面面的工作,工作人员真正投入到档案管理上的时间是十分有限的.这种状况往往就会导致文书档案和资料的收集范围不集中、不明确、收集工作不及时、材料的准确性辨别困难、收集合力不强劲等方面的问题.

3.档案员的培训工作仍需加强

在一些工作单位常常会出现这样的情况一些从事文书档案管理的工作人员不是相关专业毕业的人员,也没有经过专业的培训,关于档案的管理、分类汇总、立卷等知识是一知半解,不得要领,这些工作人员的素质与新时期对档案管理人员的要求相差甚远.一些企业的档案管理人员虽然取得了一定的职业资格证书,但缺少对新型档案管理知识的学习,相关档案管理培训和继续教育学习较为缺乏,对档案工作有一定的概念和了解后,又没能及时更新知识,进一步提高档案管理水平.

三、文书档案科学管理的手段

1.文档一体化

所谓的文档一体化就是要把当前在管理工作中的各单位相对分散并独立的文件管理和档案管理统一成为一个完整的整体来进行有效的管理.随着科技的不断进步,文档一体的管理方式已经成为了一种新颖模式,这一新的文档管理模式的主要内容是彻底改变过去文件管理和档案管理相对独立而分散的状态,把它们统一成为一个更容易实施管理的有机整体去进行有效的管理.这种新颖的管理模式真正地体现了文书档案管理有了科学、合理、有效的管理模式.

2.计算机及其网络技术的普及

随着现代信息化技术的不断发展,计算机已经融入到各个行业.以往的工作经验表明,计算机操作管理能够提高文书档案管理工作的质量,同时也能够提高工作效率.企业文书档案的计算机化管理越来越普及,文书从形成、运行,到积累、转换等各个环节,基本上实现了全程计算机化,文件的起草、修改、删减、检索、登记、流转、汇集、统计等进入了无纸化流程.

首先是电子文件的归档与接收,电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息动态、数据信息.静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录,以加强档案原始性的认定,确保电子文件的有效利用.

另一方面是电子档案的存储与备份,如文本文件、图形文件等,应采用通用的主流存储格式,对非通用格式的电子文件,应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性,尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键,应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统.

3.建立必要的激励体制

文书档案管理工作要提高质量就必须从市场发展的实际出发,适当引进激励机制,以提高工作人员的工作积极性.对于业绩能力突出、工作态度端正、并能为文书档案管理工作提供必要的发展计划的优秀工作人员可以适当给予奖金和职称等奖励,而对业绩能力比较差的工作人员进行必要的处罚.

4.加强文书档案的法制建设

任何一个企业和工作部门没有相应的规章制度,工作措施就难以落实和执行,因此,文书档案管理工作也必须进行法制化建设.必须保障该项工作有法可依,在工作中遇到的困难和难题能够找到法律的参考标准,便于落实责任,追究事故责任和管理漏洞等.现有的文书档案管理工作的法律规范不健全,有明显的漏洞,需要得到有关部门的重视,并进行改革.

四、结束语

综上所述；随着社会经济的快速发展,对于文书档案管理的工作也随之加大了难度.因此,作为文书档案的管理人员就必须打破传统的管理模式,向现代化的管理模式慢慢地转变,在实际的工作中断创新、不懈努力.提高单位档案管理工作的地位,切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接,强化各部门之间的合作,做好文书档案资料的收集工作,建立完善和管理机制和工作程序,树立文书档案管理的规范化和标准化,从根本上切实提高文书档案资料的利用率,保证单位的建设和发展.