高校档案部门导入ISO质量管理体系的实践与效应

汕头大学为了规范和提升管理工作水平,建立国际化管理体系,经过不懈努力,后勤资源管理系统及两个学院于2005年通过德国TUV莱茵技术监督公司专家组考评,在全国高校中率先通过ISO9000／14000质量／环境一体化管理体系认证.2009年3月,学校党政办公室(综合档案室隶属党政办公室)列入汕头大学第三批ISO贯标启动部门,经过1年的努力,成功通过了TUV莱茵技术监督公司ISO9001／14001质量／环境一体化管理体系认证审核,并对2003年成为“国家二级科技事业单位档案管理”的综合档案室的持续性发展产生了积极意义.

导入ISO质量管理的效应

1　引起领导对档案工作的重视

综合档案室导入ISO质量管理体系是汕头大学办学国际化的需要.因此,学校领导非常重视,在学校人员聘任的文件中,要求各职能部门要有领导兼管档案工作及配备档案员,把归档任务也列入部门有关人员的职责范围中,并对贯标所需的人、财、物和工作环境给予大力支持.(1)增加人员：原来专职档案员只有3人,2010年年初增加1名专职档案员,为综合档案室增添新生力量；(2)规划扩大场所：综合档案室过去的使用面积265平方米,2011年学校将老图书馆改造为行政中心时划给综合档案室使用面积964平方米,为档案工作的可持续发展提供了物质条件；(3)增加经费投入：2009年至2011年投入近8万元增购了计算机、条码机、扫描仪、电子干燥箱、去湿机等重要设备,并对预审、模拟审核、内审和外审过程中发现存在的细节问题逐条进行认真整改,较好地达到了防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠“八防”要求,档案硬件管理进一步升级.党政办主管领导经常深入综合档案室,讨论研究解决内审和外审过程存在问题,并鼓励培训,除组织人员参加德国莱茵TUV集团教育培训,还赴东北大学、吉林大学、哈尔滨工业大学、华南理工大学、暨南大学进行学习交流考察.

2　增强综合档案室的凝聚力

突出岗位责任制的主导作用.导入ISO质量管理体系,必须将全部档案工作确定为一个完整的目标体系,通过分解,使其具体化、明确化,并落实到人.贯标目的也是提高人的素质,通过制定标准体系规范人们的行为,以人的质量保证工作的质量.因此,根据贯标要求和综合档案室实际情况,突出岗位责任制的主导作用,制订每个人员的岗位职责、权限及流程,理顺了内部关系,完善了各个过程、环节之间的接口管理,以确保每一个工作环节的准确性和高效性.

培养团队合作精神.每一个成员虽然分工不同,但都与整体的工作质量有着密切的关系.只有每一个人都重视质量,发挥自己的主动性和积极性,从自己的工作中发现与质量有关的因素,把好质量关,并与其他同志协调工作,这样整体质量才能得到改进和提高.因此,我们努力营造的工作氛围,加强领导与部下、个人与个人的沟通,鼓励每位员工积极参与到管理工作中来,并能主动表达意见和建议,以ISO认证为契机,通过营造的工作氛围来培养档案人员的团队合作意识.

5　促使各部门的积极配合

“全员参与”和“与供方互利”是ISO9001质量管理的重要原则.对于高校档案来说,学院各部门及教职员工,他们除了是档案利用者,同时也是这些归档材料的生产者和提供者,即高校档案的最大供给方.为达到与供方互利的目标,我们一是主动向教职工提供档案信息,为他们在管理活动、科学研究、职称评定、评比先进等方面提供有价值的档案资料,让他们切身体会到“我为档案,档案为我”,最终变被动为主动,及时上交材料；二是利用机会经常与教职工进行沟通和交流,对他们提供的归档材料在齐全性、完整性、真实性、字迹材料的规范性以及上交时间等方面提出要求,从源头上控制,确保档案质量；三是每年9月对保质保量提供归档材料的部门在校内办公信息系统内给予通报表扬,及时肯定他们对档案工作作出的成绩,充分调动他们归档的积极性.通过以上3条措施,改变了只有少数人关心档案工作的局面,促使其他部门都主动关心档案工作、积极配合档案工作,档案归档率也由此大幅度提高,2010年综合档案室共接收档案超过16732件,比2009年增长了60％以上.

4　建立先进的档案管理模式

以利用者满意为导向.“以顾客为中心”是ISO9001质量管理的第一条原则.因为组织依存于顾客,因此组织应当理解顾客当前和未来的需求,满足顾客要求并争取超越顾客期望.汕头大学导入ISO9001质量管理体系,其突出的特点是确立了“以利用者为中心”的档案利用怎么写作理念.为此,综合档案室转变观念,认真研究学校各部门及师生员工利用者现实和潜在的利用需求,围绕这个核心开展档案收集、整理、组卷、鉴定、保管、统计、检索、提供利用等工作,促进了档案工作从过去以整理保管为中心向现在以提供利用为中心的转变,基本达到了“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的目的.自从导入ISO质量管理体系,档案利用大幅增加,2010年共接待479人次查阅档案,利用档案件数达10924,甚至超过了2009年全年的档案接收数量.由于建立了利用者满意度评写作度、处理利用者投诉等相关制度,档案查询速度和档案怎么写作满意率均达到了预定目标.

以过程控制为工具.在质量管理中,一个过程的完成是一个新过程的开始,每一过程的质量都会影响档案工作的整体质量,过程控制的目的就是防御错误,建立起工作质量的良性循环.因此,在贯彻ISO9001质量管理体系标准中,重新设计了档案收集、整理、归档入库、库房管理、提供利用等工作流程,并对流程的各个环节实施质量监控.档案工作各个流程之间环环相扣,一个过程出问题就会影响下一个环节,例如文书档案的接收,应从案卷标题的规范撰写、案卷内容的有序编制、案卷纸张的耐久性等方面检查和鉴定,把好质量关,把发现的问题在入库之前予以解决,否则案卷质量得不到保障,入库后不得不再投入大量的人力、物力、财力来系统整理,影响档案部门的工作水平.因此源头管理受到了极大的重视,从各部门选择工作责任心强的共计72名人员担任档案员,建立了覆盖全校所有归档部门的档案管理网络.同时注重培训,2010年至2011年每年综合档案室为档案员的业务培训达300人次.

以数据和事实为决策方法.ISO9001质量管理体系强调管理科学化,一切用数据和事实说话,重视资料和数据的收集和整理,通过精确的统计和分析不断发现问题并解决问题.因此,对档案的利用、收进、移出等登记记录,以表格的形式进行登记和统计,特别是对档案利用,重新进行了规范,坚持借阅登记、利用登记和效果登记,查到档案的要登记,查不到档案的也要登记,并跟踪收集利用者的反馈信息.通过各类登记和统计,便于了解情况,发现档案工作各个业务环节存在的问题,为决策和改进提供数据.例如关于上级秘密文书档案,通过登记和统计分析,建议应移至机要保密室管理才安全且方便利用,这一建议得到了主管校领导的肯定和采纳.

做什么事都要有记录,一开始管理人员也会觉得繁琐,但适应之后才真正体会到,只有这样做才能提高档案管理水平.

以持续改进为目标.质量管理体系强调,组织的内外部顾客对质量的要求在不断变化和提高,致使持续改进成为组织的永恒目标.对于高校档案部门而言,持续改进应该包含两层内容：一是围绕师生员工的需求,不断发现存在的问题和不足,及时加以改进；二是不断提高工作水平和效率,追求完美,不断创新.ISO9001质量管理体系运用PDCA(计划――执行――检查――总结)的循环方式实现持续改进.数据分析是持续改进的证据与趋势,纠正和预防措施能有效帮助持续改进,定期评审(内审、外审)则可以明确进一步的持续改进.现在我们遇到问题不但按程序处理,而且还要考虑今后如何预防.在近3年来的预审、内审、外审中,每次都改进几项内容,5次共改进了20项.

导入ISO质量管理应注意的几个问题

高校档案部门导入ISO质量管理体系是一个新课题,笔者根据近3年来的实践,认为在贯标过程中应注意以下几个问题：

一是不能生搬硬套ISO9001标准的所有条款,一些不适合的条款应该删除,但要在质量文件中备注.高校档案管理部门应根据本行业的特性,有针对性地连续地采取提高档案质量的措施,建立具有本单位特色、操作性强的质量管理体系.二是避免过度制造“ISO文件”,忽略高校档案部门已有的各类管理规章制度,并使文件管理“复杂化”.三是要认识到ISO质量管理体系与传统达标升级的互补关系,即在不违反法规及行业规范的基础上清理旧制度,将其与原有档案部门考评标准内容、遇到的实际问题紧密结合,简化文件及程序,增强可操作性.

(作者单位：汕头大学515065)