建筑领域纠纷的查档工作

近年来,我国城市建设以前所未有的规模和速度进行着.有统计数据显示,2010年中国向新建筑项目投入逾1万亿美元,建筑业的繁荣推动中国首次超越美国,成为全球头号建筑大国.全国房地产市场呈现出一派活跃景象,房地产交易数量迅速增长,在这样的大背景下,建筑过程和房地产交易中也产生了不少的问题和纠纷.本文拟从厦门市城建档案馆近年来档案调阅情况,分析在解决建筑过程和房地产交易中出现的纠纷、矛盾中城建档案调阅工作的特点,旨在更好地怎么写作于社会大众.

查阅档案的主体

伴随着城市建设、房地产交易等经济活动的快速活跃发展,社会各界在工作、生活中需要查阅城市建设档案的情况越来越多,城建档案的重要作用日益受到社会各界的广泛认同.在诸多查档主体中,为解决建筑和房地产市场中产生的问题和纠纷而到城建档案馆查阅档案的查档主体主要有以下几种类型：

工程项目的开发建设单位,也即通常所说甲方；工程项目的施工单位,比较大的工程施工单位往往不止一个,其中又包括施工总包单位和各分包单位；建筑材料和安装设备的供应商,涉及范围较广,包括砂、石、砖、钢筋、水泥、给排水、消防、空调、电力、智能化设备、电梯等的供应商；城市管理行政执法局、信访局、检察院、法院、税务局等国家公务机关；购写房产的个人,业主委员会,住宅、写字楼以及商场的物业管理单位；受纠纷当事人各方委托的律师等.

从上述城建档案查阅主体中不难发现,到城建档案馆调阅档案的人,很多并不是从事建筑行业的专业人士.查档案者带着建设工程项目建设、管理、使用过程中产生的各种各样的纠纷、投诉和问题而来,然而对城建档案的来源和档案内容却不甚了解,加之城建档案属于专业性较强的科技档案,查看工程建设的内业资料和建筑图纸需要一定的建筑专业知识,因此查档者在调阅档案时往往不知该从何下手,或者面对专业图纸和施工文件也因专业限制而不能很好地掌握其内容.

查阅档案的原因

上述提到的查档主体,前来查档的原因各不相同,这些原因涉及的范围广情况比较复杂.笔者对厦门市城建档案馆2010年上半年的调档记录做了查档目的统计,在所有843次的档案查阅记录中,有68％是因建筑和房地产领域的纠纷引起的.具体来说,以下四种情况是最为常见的：

1.工程建设项目的工程款项支付问题

这类问题集中在工程项目的施工单位与建设单位,施工总包企业与分包企业,建筑原材料、安装设备的供应商与施工企业之间.比较突出的是工程项目已完工,甚至已投入使用了,建设单位却因种种原因拖欠支付施工单位、或总包施工单位拖欠分包施工单位工程款,或施工单位拖欠供应商货款.被拖欠款项的单位到城建档案馆调取施工过程、竣工验收等档案,用以作为追讨资金的原始证明.

2.房地产购写方面的纠纷

这是指购房者购写的房产实际面积、实际房产的质量、配套设施以及无故被延期交房等,与购房者和房地产开发企业签订的购房合同不相符合的问题.最常见的就是所购房产面积缩水、房屋质量出现问题、房地产开发单位承诺的配套设施没有或不符合原承诺.在如今居高不下的房价以及消费者维权意识逐渐增强的情况下,房产业主个人到城建档案馆查阅工程项目竣工档案,取得准确的第一手资料用以维护自身合法权益.

3.国家公务机关执行公务

这类问题主要是指城市管理行政执法局、信访局、检察院、法院、税务局等国家公务机关因处理与城市建设与管理、与房地产有关的、投诉、案件等,需要查阅城建档案以调查取证.常见的有如下三种情况：(1)城市管理行政执法局、信访局接到群众的有关、投诉后,到城建档案馆调取城建档案作为依法行政的依据；(2)检察院、法院对已进入司法程序的建筑、房地产市场案件调取原始档案作为审理证据；(3)少数不良房地产企业存在偷税漏税的情况,税务部门从城建档案中查出其实际真实的建筑成本,从而对其谎报瞒报提出有力的反驳证据.

4.物业管理方面产生的纠纷

这类问题主要发生在购写房产的业主个人、业主委员会和物业管理单位、工程项目的建设单位之间.如物业管理单位未经业主委员会同意,擅自变更公共房屋用途、占用绿化用地等等.

查阅档案的内容

档案的原始记录性赋予了城建档案在城市房地产管理中的历史凭证作用和解决房产纠纷的权威证据作用.因建筑市场和房地产市场纠纷而到城建档案馆调阅的档案一般都是作为原始凭证、依据而出具使用的,城建档案的馆藏中,作为原件接收并保存的主要有建设用地规划、建设用地审批、工程规划审批,以及施工过程和竣工验收产生的资料、图纸,但在以工程项目为单位接收进馆的项目竣工档案中,也有部分资料是复印件.《中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供利用的档案,应当逐步实现以缩微品代替原件.档案缩微品和其他复制形式的档案,载有档案单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力.”

因为建筑和房地产市场中产生问题和纠纷所涉及的情况复杂多样,相应的查档范围也比较广：常见查档情况有,查阅建设管理类档案能够取证某建筑工程在开工建设之前的政府审批过程和结果,如建设用地规划、建设用地审批、建设工程设计方案批复,工程规划许可证及其附件等档案.调阅工程项目竣工档案能够得到某建筑工程施工过程和竣工验收阶段的证据材料,其中关键性的档案材料主要有勘察设计、监理和施工合同,建设、施工、监理机构及其负责人名单,工程进度控制、图纸会审、工程设计变更记录、施工材料质量证明及试验报告、隐蔽工程检查记录、工程质量检验记录、竣工验收文件、竣工图等档案.

如何做好调档怎么写作

1.熟悉馆藏,提高专业素质

这是做好调档怎么写作的前提.首先,工作人员应该对馆藏档案有一个清晰明了的掌握.根据建设部制定印发的城市建设档案分类大纲,城建档案馆馆藏档案可以分为18个大类102个属类,这些档案如按照接收来源渠道的不同,又可分为城市建设管理档案和工程项目竣工档案.城市建设管理类在馆藏档案中主要是指建设用地审批,即红线审批档案、建设工程规划许可证及其附件,和建筑方案审批类的档案,这部分档案由市土地房产管理局和市规划局定期移交给城建档案馆.工程项目竣工类档案由各工程建设单位工程验收完毕后将按规定归档的工程档案报送至城建档案馆.其次,要熟悉各类档案的形成时间、规律、移交情况.最后,应该对每一类档案的具体内容有全面、深入的掌握,能够帮助非建筑专业的查档者提供专业的建设性意见,这需要工作人员除了掌握必要的档案专业知识,还要不断学习和掌握建筑方面的基本专业知识.只有做到将馆藏档案熟稔于心,如数家珍,才有可能为查档者调取准确、完整的档案.

2.耐心细致倾听,帮助分析

从上述对查档主体的分析中可以知道,前来查阅档案人员的非建筑专业特点影响了其查档的针对性,也即查档者自己也不清楚具体该查什么档案.面对带着上述各类纠纷和问题而来的查档者,工作人员首先应该做到的就是耐心细致地倾听查档者描述其问题纠纷以及查档目的是什么,从中帮助分析通过查阅哪类档案、哪一案卷,具体哪一份档案才是解决问题的关键所在.这一环节在整个调档怎么写作工作中最为重要,因为工作人员的耐心倾听和准确分析与否直接影响到所调取的档案是否准确、完整,是否能够作为解决纠纷和问题的可靠凭证.

3.把握原件的概念

城建档案馆根据查档者的需要复印其所需档案,如果档案本身是原件,就加盖“原件存我馆,与原件相符”的档案原件证明章,根据《档案法实施办法》第二十一条的规定,此份档案就具有了与原件等同的法律效力.但工程项目竣工档案里,因部分政府审批文件原件数量有限等客观原因,档案是复印件,如果调阅的档案本身就是复印件,就不能加盖档案原件证明章,否则可定性为伪造档案原件.另外,档案中的诸如施工合同、地质勘察报告等档案,一份档案是由若干页文字或图纸组成的,除在档案首页盖原件证明章外,还应该在所有页的边缘均匀加盖骑缝章,骑缝章必须涵盖在所有的页面边缘,这样做是保证所出具的档案凭证,均是由馆藏档案复印出去的,杜绝了某些页面被有目的的偷梁换柱的可能.出具档案证明是一件非常严肃的、讲究原则性的工作,把握好档案原件的概念非常重要.

4.跟踪反馈、形成事例,加强宣传

城建档案馆在调阅工作中,应当建立一套制度,让查档者能够配合工作人员形成档案调阅的反馈意见.在这类档案调阅完毕后,工作人员能够及时了解事件的进展,掌握档案在解决纠纷中所起到的作用,最终形成一些典型事例,便于向上级主管部门汇报,同时在不侵犯当事各方隐私的前提下,在有关媒体上报道城建档案在解决纠纷中发挥的作用,以宣传城建档案显著的社会效益和巨大的经济效益.

(作者单位：厦门城市建设档案馆361002)