网站原创摘 要:随着国内高等教育改革不断深入,高校学籍学历管理日益信息化,由教育部统一实行的学籍学历电子注册制度的发展也越来越引人关注.本文按新生入学电子注册、学年电子注册和学历注册的顺序,详细介绍了电子注册制度的工作流程,并从管理层面提出完善电子注册制度的几点建议,以期对高校教学管理改革起到促进作用.
关 键 词:学籍学历电子注册工作流程
中图分类号:G64文献标识码:A文章编号:1007-3973(2010)01-173-02
学籍学历管理是高校教学管理的重要部分,是维护学校稳定大局和正常教育教学秩序的重要保障,而电子注册制度则是适应当前社会发展形势和高等教育改革需求而推出的合理有效的新型学籍学历管理制度.电子注册制度的出现,对促进高等教学事业的健康发展,保证高等教育的质量,维护国家学历制度和书的严肃性起到了不可低估的作用.
1电子注册制度简介
学籍学历电子注册,是指运用现代信息技术,利用计算机网络进行高校学籍信息统一注册的管理办法.目前,电子注册采用的是国家、省(自治区、直辖市)、学校管理模式,即高等学校将学生基本信息以计算机数据表的形式上报省(自治区、直辖市)教育行政部门,省(自治区、直辖市)教育行政部门审核通过后,再上报国家教育部审核备案.
电子注册制度的确立是一个不断发展和完善的过程.自2001年起,教育部开始在全国范围内实行各类普通高校书电子注册制度,之后几年又逐步加入了新生学籍电子注册和学年电子注册等制度,电子注册制度得到了充实和完善.这些举措,对促进全国大学生学籍学历管理的科学化、规范化和信息的网络化起到了积极的作用,电子注册成为了确保高校学籍管理工作正常运转和保证高校教育教学质量的有效手段.
目前,学籍学历电子注册工作主要包括新生入学电子注册、学年电子注册、学历注册三大部分.这三个部分既有各自的独立性,又有密切的相关性,三者在内容上相互衔接,在操作上具有互通性,共同构成了一个有机的整体.
2学籍学历电子注册的基本工作流程
2.1新生学籍电子注册工作流程
新生学籍电子注册分为三类:统一录取新生学籍注册、特殊类别学生学籍电子注册,以及预科新生资格核对及一年后预科生转正.
下面以统一录取新生学籍注册为例,介绍其流程:
(1)数据下载.登录学籍学历管理平台(xjxl.省略)
→新生注册→数据下载,下载本校当年录取新生数据(dbf文件).数据中包含考生号、姓名、性别、出生日期、号、民族、专业名称、学制等信息.
(2)学生本人对其学籍信息进行校对.一些省招生办在采集和录入高考考生报名信息时可能会出现信息与本人不符的情况,如学生姓名中的同音别字、出生日期与不符等.因此,必须由学生本人将学籍信息与本校招生录取数据及新生报到注册信息校对.为了确保每位同学在新生电子注册前都进行信息核对,可依据招生录取数据制作“新生学籍信息校对表”,以班级为单位打印并下发到各院系,以便每位新生进行校对.如经核对无误,由本人签字确认,如有错误则令其与学校的学籍管理部门联系并提供相关证明材料.各班校对完毕后,将“新生学籍信息校对表”反馈给学籍管理部门,学籍管理部门就校对结果进行整理.对错误信息,将证明材料提交省教育厅审核后予以更正,对未报道学生信息则予以删除.之后依据校对后的学籍信息制作新生学籍电子注册数据.
(3)上传新生电子注册数据.登录学籍学历管理平台(xjxl.省略)→新生注册→数据上传,以教育部提供的新生数据库中高考考号为索引,将其他信息如姓名、性别、出生日期、号、民族、专业名称、学制等进行比对,其中一致的信息予以注册,不一致的信息处于待审查状态,待学校将证明材料提交给省教育厅审核通过方可予以注册.这样便完成了新生电子注册工作.新生可通过中国高等学校学生信息网(.省略)进行新生学籍电子注册查询.
预科生的资格核对和一年后预科转正的流程与统一录取新生学籍注册过程相同.特殊类别学生的学籍电子注册,则需各高校依据规定编制考生号,其他字段与统一录取新生学籍注册相同,数据整理好后提交河北省教育厅,由河北省教育厅审核后上传至中国高等学校学生信息网(.省略)以供查询.
待上述三类学生的电子注册均完成后,新生学籍电子注册工作结束便告结束.学籍学历管理平台会自动将新生数据转入到有籍在校生库中.
2.2学年电子注册工作流程
学年电子注册的内容包括各年级在校生新学年学籍注册,以及上一学年学籍变动及奖惩等情况的电子标注.下面具体介绍在校生新学年学籍注册流程.
(1)每学年第一学期开学时,系统会自动将所有需要学年注册的学生置为“待注册”状态.此时,登录学籍学历管理平台(xjxl.省略)→在校生→学年注册,将所有“待注册”状态的学生置为注册学籍.
(2)整理注销学生数据.状态变动批量上传数据库中需包括考生号、姓名、异动类型(包括退学、死亡、取消学籍、开除学籍、已毕业)、异动日期、异动原因,所有的学籍注销都需要向省教育厅提交大学红头文件审批通过方可生效.学籍注销的学生数据按照规定的数据库结构进行整理后批量上传.其中,“已毕业”的操作会直接生效,且难以恢复,应慎重操作.
(3)整理暂缓注册学生数据.暂缓注册是指由于欠缴学费等原因,暂不予以学年注册.进行暂缓注册的操作,要根据学校计财处提供的学生名单,按照状态变动批量上传数据库结构整理数据并上传.
(4)转学需在“学籍变动”中在线操作.
(5)整理学籍变动数据.数据库中需包括考生号、姓名、异动类型、异动日期、异动原因、异动前内容、异动后内容.学籍变动的操作可分为两类情况:(1)跳级、降级、重修、休学、复学数据这几种异动类型中,只有休学需同时注明异动原因,其他几种异动类型只需给出异动前后当前所在年级即可.(2)转专业异动中,需给出原专业名称和新专业名称.除转专业需要向省教育厅提交大学红头文件审批通过方可生效外,其余异动均实时生效.
(6)“保留学籍”的操作.保留学籍是指因入伍等原因保留学籍.该学籍状态因涉及人数极少,可直接进行在线操作.
经过以上操作后,将在校生库中需注销学籍的学生删除掉.此时,在校生总数等于注册学生人数+暂缓注册学生人数+保留学籍人数+休学人数.学年电子注册完成.
2.3学历电子注册工作流程
为了确保上报毕业生的学籍信息准确无误,学校同样需要进行同新生电子注册前一样的毕业生信息核对工作,并根据核对结果整理毕业生数据.毕业生电子注册数据库包含考生号、姓名、性别、专业、书编号、毕结业结论等字段.学校根据编号规则为毕业生编制学历注册编号,根据毕业审核结果给定毕结业结论.同时,借助平台上的学历图像信息校对系统,整理以学生号命名的毕业生学历图像信息(电子照片)一并上报省教育厅进行毕业生学历电子注册.毕业生学历电子注册的过程,是以考生号为索引,将毕业生信息与在校生信息进行逐一核对,校对通过的信息予以注册.省教育厅于每年8月将审核通过的各高校电子注册数据汇总报教育部备案,并由教育部将此数据上传到中国高等教育学生信息网上供社会查询.
3完善电子注册制度的几点建议
3.1高校领导应高度重视学籍管理工作
学籍学历电子注册是高校教学教务管理中一项政策性强、业务素质要求高的工作,其具体工作既繁重又细致,且硬件的配置必须符合要求.因此,高校各级主管领导的高度重视和大力支持是书电子注册制度顺利实施的基础.各高校领导必须明确分工,加强专职领导,将工作落到实处.有关负责人一方面应当按照教育部的统一要求指定专门部门承担学籍学历管理任务,明确专职管理人员,并加强业务人员的岗位技能培训,另一方面应投入必要的资金,着力强化相应的硬件设施建设,为电子注册的顺利打下良好的基础.
3.2确保专职书管理人员的稳定性
学籍学历管理是一项严肃细致的工作,学籍学历电子注册的施行则对高校学籍学历管理人员提出了更高的要求.全程电子化的操作,要求相关人员不仅要有高度的责任心,保证信息采集、录入、审核、申报、证书打印与发放等各个工作环节组织都准确无误,更要熟悉电子注册的流程和内容,熟练使用计算机整理数据.学籍学历管理人员在实际工作中不断总结经验,还可以促进该项工作全过程的系统化、规范化、制度化.频繁更换学籍学历管理人员不利于电子注册工作的效率和质量,加大了出错的可能性.有些高校尚未认识到这一点,经常更换学籍管理人员,导致在学籍学历电子注册中由于业务不熟、经验不足而出现差错.实践表明,专职管理岗位的人员必须保持5～6年的稳定性,才能使专职管理人员达到较成熟或成熟的程度.因此,相对保持学籍学历电子注册工作人员的稳定,是保证学籍学历电子注册工作顺利完成的重要保障.
3.3建立高效的部门协作机制
学籍学历电子注册工作涉及到学校的方方面面,如果部门间缺乏密切配合,就很容易导致办事效率低下和责任不明.在学籍电子注册工作中,应当建立起一套高效的部门协作机制.教务处和各个系(部)是主要的学籍管理部门,档案部门、计财部门、人事部门等也与电子注册工作密切相关.高校应当确立教务处代表学校行使主要学籍管理权,各教学系(部)按照教务处的安排具体组织实施,其他部门予以积极配合的组织管理系统.在此系统下,各个部门要统一认识、相互配合,按照电子注册工作的要求,明确工作职责,照章办事,失职必纠.此外,各部门可以定期召开碰头会,交流学籍工作信息,增进了解和信任,以保障电子注册工作和谐、高效进行.
随着高校学籍学历电子注册制度的不断完善及学籍学历管理平台的不断改进.学籍学历电子注册管理工作将会更加顺畅和规范.