会议主持人为何“罢工”

【案例】

某市举行一个重要的经贸洽谈会开幕式.会议即将开始,诸位领导已走上主席台准备入座.会务工作人员急忙赶过去,请示主持会议的副市长,送审的主持词是否有改动,以便做好会务准备.副市长却丈二和尚摸不着头脑,说我没有见过主持词,不知道会议由谁主持.现在就要开会了,不熟悉会议程序,我不能主持会议.会务工作人员顿时傻了眼,不知道如何是好.

原来,这位副市长有两位秘书,一位秘书接到会务工作人员提前送来的主持词后,忘记了送给领导,另一位秘书随领导同志到会场接待室后,见领导同志与别人交谈,也就没有按照会务工作人员的要求及时请示主持会议一事,因而出现了主席台上这一幕僵局.幸好会务组事先打印了几份送审的主持词,摆在几个主要领导的座位上,并做好了会务准备.因此,领导们临时商议,重新确定了主持人,但已造成了一些不愉快.

【分析与对策】

以上案例告诉我们:要避免会务工作出现差错,着眼点在于准备工作要细致、周密.一是要有提前量.会议议程、程序确定后,会务组应根据会议需要,编制注有主持人、讲话(传达、报告)人、发言人或宣读文件人员姓名的日程(议程)表送审.领导审定后,将议程表提前送达有关人员,使之明确任务,早做准备.二是要有多手准备.各类会务材料,如主持词、讲话(发言、传达)稿、在会上宣读的文件等,应在会前提前送达有关人员审阅.如送审的主持词、讲话稿有所改动,则应及时修改打印后再送.同时,另准备一套材料,会前摆在有关人员的座位上,以应有人忘记带来之急,保证会议顺利进行.三是检查落实要细致.会务工作的各个环节,会前要逐一细致地检查落实,切忌粗枝大叶,凭主观臆想行事,以致由于疏忽而酿成事故.(摘自《秘书之友》)