会计赁证鉴定定销毁难

众所周知,档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节,每个环节紧密相连、不可缺少.然而,实际工作中,最后一环“鉴定销毁工作”往往不受重视甚至被忽略.究其原因,主要有以下几个方面：

一是鉴定销毁工作不易体现档案工作的价值.《档案法》中规定：“档案工作”要“等便于社会各方面的利用”,这是档案工作的目的,也是档案的价值所在.而档案一旦进入“鉴定销毁”环节,便意味着档案已失去了社会利用的价值,“鉴定销毁工作”似乎意义不大甚至可有可无.

二是鉴定销毁工作目前尚无一个详尽统一的操作办法.在国家档案行政管理部门制定的各类档案管理办法中,涉及到“档案的鉴定销毁正作”这一内容时,往往只是笼统地规定“根据档案的保管期限”、“按规定的程序报批”等等,而事实上具体到每一份档案的销毁是很难根据保管期限判定的,需根据各个单位、各项工作的实际情况来决定,这就使有权决定销毁的部门难以审批.

三是鉴定销毁工作耗时费力,责任重大,使人产生畏难情绪.鉴定销毁工作关系档案的存毁,一旦出错,可能造成无法挽回的损失；有些单位的专业档案（如银行的会计凭证）数量巨大,要开展鉴定销毁工作需投入大量的人力,花费大量的精力,等等,这些都在一定程度上阻碍了鉴定销毁工作及时有效地开展.

但是,正如同生物界中食物链环环相扣一样,“鉴定销毁”也是档案管理工作中十分重要的一环,缺少它,将对档案工作的收集、整理、归档、保管等其他环节产生一连贯的不良影响,从而最终影响档案工作整体的顺利有效开展.笔者从事基层银行档案管理工作７年多来,已越来越深切地感受到这一点：如何有效开展档案（特别是会计档案）鉴定销毁工作已是一个迫在眉睫的问题.

银行会计档案是银行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业资料.其中,会计凭证是记录经济业务的执行、完成情况和明确经济责任的书面证明,是经济业务发生时取得或填制的最原始资料,是编制会计账簿和报表的原始依据,是银行会计档案中最重要、最基础的组成部分.同时,银行会计凭证又是银行会计档案中数量最多的部分.当然,也是销毁会计档案时的难点.以某地级市一个中等业务量的银行基层办事处为例,其每天生成的两种主要会计凭证―――对公会计凭证和储蓄会计凭证,每年共约１０００本,而一个地市级国有商业银行的网点数量平均可达５０个左右.可见,一个银行每年仅会计凭证一项就可产生５００００多本.这些会计凭证与当年的会计账簿、会计报表等都要按有关会计档案管理办法编号、立卷、归档、编目及入库保管.那么,数量如此之大的银行会计档案特别是会计凭证,其鉴定销毁工作又开展得如何呢?已超过保管期限的会计凭证又是如何处置呢?笔者通过实地采访和调查了解,发现主要有以下几种情况：有些银行对于年代久远的会计档案（如上个世纪五六十年代）只选择销毁了会计账簿和会计报表,而依然保留会计凭证；有些银行通过引进档案缩微复制技术,对会计凭证逐页缩微、复制,以替代原件提供利用,原件则打包存放到偏远的闲置房中；有些银行则通过不断扩建库房来存放会计档案,包括会计凭证.几乎没有哪一家银行真正销毁过已超过保管期限的会计凭证.

那么,造成银行会计凭证无人能销也无人敢销的原因究竟是什么?某银行今年初新颁布的会计档案管理办法中明确规定：“会计档案保管期满需要销毁时等对其中未了结的债权债务的原始凭证、明细账应独立抽出,另行立卷,列入‘其他会计档案’,由档案部门保管到结清债权债务为止或未了事项完结五年后,方可进行销毁.”由此可见,会计凭证的销毁与否,不能仅仅以保管期限为界,还要考虑债权债务关系是否结束等因素.何谓债权债务关系已经结束?个人在银行已经销户或企业已经还清贷款.然而,银行的会计凭证是当日装订而不是按个人或企业分类装订,当某个人已经销户或某个企业已经还清贷款,就要从历年来成千上万的凭证中一本本、一页页地抽取有关这个人或这个企业的原始记录,然后才能销毁,这是一件艰巨得难以想像的工作.更何况,凭证的证据作用、查考价值是不会随着债权债务关系结束而结束的,对欠债不还的企业,哪怕已经列入呆账核销,银行也可以保持对其无限期追索的权力；而涉及经济、民事、刑事等法律案件纠纷的时候,凭证更是随时可以作为至关重要的庭堂证物,一旦被销毁,其损失难以弥补.因此,在保管期满并已结清债权债务的情况下,会计凭证是否能够销毁,还要考虑其社会、经济、法律等各方面的作用是否已经结束,这里也蕴含着许多难以人为预料的因素,因此,这给会计凭证的鉴定销毁工作也带来了很大的难度.种种原因,使银行档案人员对会计档案的鉴定销毁工作的艰巨性和因责任重大而产生畏难情绪及无所适从,导致银行会计档案鉴定销毁工作停滞不前.

但是,银行会计档案鉴定销毁工作不能如期正常开展,带来的后果是严重的.首先,随着档案的不断增长,银行要持续不断地投入人力、物力、财力,建设档案库房、购写档案设备、加强档案管理,这对企业化经营的银行来说,无疑是一个较重的负担.其次,已过期的和未过期的会计档案混同保管,难以区分保管价值,无法对重要会计档案实行重点保管,从而影响档案整体管理工作的质量和效果.

如何解决银行会计档案鉴定销毁工作这一难题,需要银行、档案行政管理部门及社会有关部门的通力协作,才能取得“多赢”的效果.笔者通过多年的银行档案工作实践,对如何开展银行档案鉴定销毁工作有了一些粗浅的看法和建议：

首先,对银行会计档案特别是会计凭证的分类、装订进行改革,使其有利于鉴定销毁工作的开展.现行的银行会计凭证一般是分单位和个人后当日装订,每本凭证包含当日与银行发生业务往来的多个单位或个人.如果打破这种惯例,以某个单位或某个人一段时间（如一个月）与银行的业务往来为单位装订,日后该单位或个人与银行的债权债务关系一旦结束,则可以对整本凭证进行鉴定销毁而无需逐页鉴定,大大减轻鉴定销毁的难度.当然,这种做法要改变银行多年不变的业务操作流程,涉及到银行方方面面的问题,如当日凭证要送事后稽核审查,如不装订则难以保管,等等.如何处理好各个环节的矛盾,实现以某单位或某个人为基础装订凭证,还有赖于银行自上而下的协调配合.

其次,依法确立会计凭证复制件的有效性和凭据作用,为银行会计档案的鉴定销毁工作解除“后顾之忧”.随着现代科技的飞速发展,运用光盘、缩微技术复制和保管档案的方法已被越来越多地采用,这种方法可大大节省档案保管空间,提高调阅档案速度,优点显而易见.档案被缩微复制后,其原件能否销毁呢?不能.因为只有原始凭证才具有法律效力,这是社会公认的事实.因此,只有通过立法的形式,确认银行提供的缩微复制件具有与原件同等的法律效力,才能使银行档案人员大胆地对已进行缩微复制的档案及时鉴定并对已过期的进行销毁.

第三,对已结清债权债务关系的凭证,其涉及的其他未了事项主要是社会经济法律方面的问题.因此,在无法预测未了事项的情况下,通过与公、检、法等社会有关部门的协商统一后,对一些票面金额明显在司法立案界限以下或涉及经济价值不大的凭证,可予以鉴定销毁.