建设项目档案信息管理系统的设计

建设项目档案信息管理涉及建设方、设计方、施工方、监理方等参建各方,项目在建过程信息管理的水平高低,直接决定了项目运行管理水平.建设项目信息化管理的本质是在项目建设管理中,通过充分利用包括计算机技术、网络技术等在内的信息技术来改进信息管理.对于建设项目档案信息管理而言,信息技术的实现要考虑到信息技术水平和信息安全.

一、建设项目档案信息管理系统设计的基本原则

建设项目档案信息来源广,种类多,形式多样,建设单位是全套项目档案信息的接收、使用者.建设项目档案信息的流向也具有多样性.所以,做法上也有所不同.

（一）各参建方在一个网络环境下使用同一软件系统.作为一个多单位共用的系统,必须在项目各参与方之间约定规则.建立各方共同遵守的规则,规则主要应从以下几方面加以考虑.

１．各参建各方之间的信息交流必须利用该系统来进行,利用该系统进行的交流视同为正式的书面交流；

２．各参建方必须每天进入该系统,以便及时发现与己有关的信息,并迅速做出反应；

３．在使用该系统进行信息交流时,信息提交必须使用系统中现存的信息模板进行信息的提交,审核或审批也在系统功能中进行信息回应；

４．一项信息交流完成时,信息提交方负责利用系统的功能,及时打印出相应的纸质文件,然后定期请相关各方在文件上完成签署.在签署完成之前,以系统中的信息为准,有关各方必须按照系统中的信息完成签署；

５．系统将每天对信息备份一次.万一发生系统信息因故丢失,有关参与方有义务对过去一天中所做的信息处理工作在系统中进行补全；

６．在使用该系统的过程中若发现问题,有关参建方的用户必须在确认问题存在的基础上,以书面的形式报告给项目系统管理员,以便于对系统进行改进.

项目建设结束后,从该系统中导出案卷目录数据库、卷内目录数据库和卷内相对应的电子文件（导出内容的存放规则应符合下面（二）的要求）,并刻录到只读光盘,移交给参建各方的档案部门和上级主管部门.

（二）参建各方使用不同的系统软件.系统不同时必须明确数据导出功能,导出的信息要按以下规则存放：

１．文件原件的电子文件类型：一个卷内目录题名对应一个电子文件,电子文件的类型可以是Ｗｏｒｄ文件、Ｅｘｃｅｌ文件、ＣＡＤ文件、扫描的ＰＤＦ文件等各种通用的文件格式；

２．文件存放要求：一个案卷题名建立一个文件夹,文件夹内存放以卷内标题作为文件名的电子文件.如果案卷较多,可以在案卷文件夹的上一级按分类建立文件夹,便于按文件夹方式进入文件；

３．数据库类型：目前导入的数据库格式采用大众化的ＤＢＦ数据库,功能完善后可以导入各种通用的数据库；

４．数据库与文件之间的关系：案卷目录数据库中的案卷题名必须与案卷文件夹同名；卷内目录数据库中的文件标题必须与电子文件的文件名同名.

（三）参建各方中没有专用系统软件.参建单位可使用简单的档案条目管理软件或ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＡｃｃｅｓｓ软件熏建立案卷、卷内条目数据库.用文件夹的方式存放Ｅｘｃｅｌ、Ｗｏｒｄ等各种通用电子文件,并应符合上述（二）的存放规则.

对于接收单位而言,有以下两种方式：

（一）没有档案信息管理系统的档案接收单位也可直接用Ｏｆｆｉｃｅ２０００中的ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＡｃｃｅｓｓ数据库来对案卷和卷内目录数据库进行查阅利用,用ＷＩＮＤＯＷＳ２０００、ＷＩＮＤＯＷＳ９８等操作系统的文件搜索功能或通过进入案卷文件夹的方式进行文件的查阅利用.

(二)已建立档案信息管理系统的档案接收单位可通过导入功能,将案卷、卷内目录数据库和相对应的文件导入到系统中,方便查阅利用.

二、建设项目档案信息的安全管理原则

信息系统安全问题的解决依赖于管理和技术两方面,缺一不可,因此我们必须制定全面有效的各项规章制度.主要包括：⑴用户权限管理制度；⑵口令保密制度；⑶及密钥管理制度；⑷网络系统安全管理制度；⑸安全责任与监督制度；⑹系统信息备份与恢复制度；⑺系统各类管理人员、使用操作人员责任制度；⑻病毒防范制度等.

根据建设项目档案信息特点和要求,可在ＯＡ管理系统中增加档案管理子系统,由文件管理、案卷管理、档案利用等部分组成.档案管理系统不再停留于通常使用的档案条目管理（即案卷目录和卷内目录管理）.档案管理模块是在档案条目管理基础上,再将其每一案卷中所对应的卷内文件存储于指定的卷内目录下实现信息一体化,利用档案管理系统查找档案文件可以不受时间、空间、距离、查阅人数限制,只要在档案利用借阅窗口,申请说明要借阅的文件,通过审批后,直接登陆局域网就可访问到所需的档案材料.同时还具有批量文件导入功能,可以将其他数据库的案卷目录、卷内目录以及竣工图、施工文件,经过软件处理,将案卷目录、卷内目录、竣工图目录和ＣＡＤ竣工图导入档案管理系统.安全人员管理应该遵守以下原则：⑴多人负责原则：两人或多人互相配合、互相制约.从事每项安全活动,都应该有至少两人在场,做好工作情况记录.⑵任期有限原则：任何人最好不长期担任与安全有关的职务.⑶职责分离原则：不要了解职责以外的与安全相关的事情.至少下面几对信息处理工作应当分开：计算机操作与计算机编程、机密材料的接受与发送、安全管理与系统管理、密钥管理与其他工作、计算机操作与数据管理.⑷最小权限原则：只授予用户和系统管理员执行任务所需要的最基本权限.对超级用户的使用要权限分散.

三、建设项目档案信息流向的实现

(一)人工干预的建设项目档案信息流向

在建设项目档案信息中,施工过程中的档案信息占的比重最大,使用频率最高,特别是重大基础设施项目,有几十个施工单位同时进场,难度大.对于施工文件的电子化,首先,是在建设过程中同步把施工纸质文件录入制成电子文件.然后,待文件组卷完成后,对应组卷情况,把电子文件进行“组卷”,使每一文件夹内容对应一卷档案,并把文件夹名替换成案卷题名；每个ｗｏｒｄ文件内容对应一条卷内目录,并把ｗｏｒｄ文件名替换成卷内题名.最后,电子文件以文件夹名和文件名导入档案管理系统.

(二)软件系统生成建设项目档案信息流向

项目档案管理系统可由档案类目模板写作、档案信息入库、建设单位及监理单位和施工单位之间的档案信息传输、档案信息查询、用户权限维护五部分组成.

档案类目模板写作.档案模板结构是根据项目档案管理的实际情况,对归档模板进行写作,提供了极大的灵活性,使类目归档信息汇总有相对固定的相应模板.

档案信息入库.按已经写作好的档案模板进行归档管理,建设单位、设计单位、监理单位、施工单位在项目的施工过程中将形成的档案信息进行有序的归档,做到设计、施工中形成的档案信息随时归档.在档案信息入库过程中,要求输入相关的属性数据（归档的日期、类型等）,以便文件的归档和查询.例如：桥梁的档案信息入库时,要求输入中心桩号、桥梁名称等.档案信息入库可以在本系统中入库,也可以在ＨＶＭＳ公路可视化管理系统中入库,只要通过选取图形对象将相关档案信息归入即可.为了建设单位、监理单位、施工单位四者之间的数据的一致性,系统采用了相同的模板,按规定的模板进行数据的交换.项目开工后,建设单位写作出需要进行数据交换的档案信息管理模板,分发给设计单位、监理单位和各施工单位.以便同时将设计单位、监理单位、施工单位形成的档案信息直接导入系统.

档案查询.可按文件名、包含文字、文号、图号、文件范围、日期、文件来源、文件类型、工程实体等的单一查询.同时,还可按其组合等方式进行综合查询.

用户权限维护.系统针对不同的单位、不同的工作部门、不同的工作岗位、不同的工作人员分配不同的权限,使其档案信息不能被任意修改、删除和防止文件的丢失等.系统用户具有浏览文件、添加文件、修改文件、系统日志的删除与查看等权限,采用系统日志记录用户的操作.