档案与文件的历史联系与历史检索

摘 要：本文在界定档案文件历史联系与逻辑联系、历史检索与信息检索概念的基础上,论述了历史联系与档案实体整理、馆藏性检索工具、历史检索之间的相互关系；逻辑联系与档案信息整理、查检性检索工具、信息检索之间的相互关系.最后指出,电子文件的整理依然要坚持历史联系与逻辑联系并重的原则,二者决不可以相互混淆和相互替代.

关 键 词：历史联系逻辑联系档案检索

历史联系与逻辑联系

历史联系是档案学著作中出现频率较高的概念.“档案文件之间的历史联系有时又被称为‘内在联系’或‘有机联系’,是指档案文件之间在产生和处理过程中所形成的固有联系.等档案文件之间的历史联系一般具体体现在档案文件的来源、内容、时间、形式等几个方面”.①以上文字是在论述档案整理工作原则时展开的,它告诉我们,在对档案实体进行整理时,应该考虑档案文件之间的来源、内容、时间和形式等方面的关联性,从而使档案成为具有有机联系（历史联系）的文件系统.档案文件之间的来源、内容、时间、形式等方面的关联性即称为档案文件之间的历史联系.历史联系形成并完善于档案整理工作实践,已成为档案整理的基本原则.

在以往传统的纸质档案实体整理实践中,一般是按照档案文件之间的来源、内容、时间和形式等在不同层次对档案文件进行分类的,档案界习惯于将其称之为来源原则,这种命名本身虽然强调了档案文件的来源,但是淡化了它们的内容、时间和形式等方面的联系,而档案文件的内容和档案文件形成的时间,在档案的整理过程中无论如何都是不应该忽视的重要因素.档案文件的整理,在不同的整理阶段具有不同的具体内容,依据我们国家目前对现行档案整理的做法,文书或业务部门负责立卷整理,档案室进行全宗内分类,档案馆进行全宗的划分.来源原则作为比较完整的理论原则,首次出现在１８４１年法国的省档案馆基本条例中,主要是针对档案馆的第一层的分类,所以将其称为来源原则是自然的.但当我们将视角关注到档案文件不同层次的全过程整理时,则应该将它称之为历史原则.历史原则是按照档案文件之间的历史联系对档案文件实体进行整理的基本原则,它包含了档案文件的来源、内容、时间和形式各方面的关联性.

在档案文件整理中与历史联系相对应的另一个概念是逻辑联系,“所谓逻辑联系,用在文件管理中主要指依据逻辑思维规律推演形成的文件间的联系.用于文件分类,则指的是按形式逻辑进行划分.并且往往特指对文件按事由内容主题进行的分类.因为按文件事由主题进行分类时,往往首先对档案文件内容进行主题类型分析,将所有主题概括成若干足以全面反映覆盖文件内容的主题概念,然后将这些主题概念从逻辑上构成一个概念类别体系,即建立起它们相互之间的总体逻辑关系,形成分类表,然后再运用它去类分档案文件.”②从上述的理解出发,逻辑联系中所指的“事由内容主题”不同于历史联系中的内容联系（具体的问题和事务）,它所指的是一种“事由的类同性”,即按事由的类同性将档案文件组织类别.按照文件事由内容主题对档案文件进行组织,往往淡化档案文件的主体来源.它不像历史联系一样与社会实践活动过程相对应,它也不反映档案文件的自然形成规律,所以逻辑联系不能用于档案文件实体整理中的文件排序和类别的划分.目前依照《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》编制的档案分类目录和主题目录,正是按照档案文件的逻辑联系组织档案信息的结果,它不顾及档案文件具体的形成机关,从宏观上将档案文件的内容按照主题和类别建立它们的相关性.由于逻辑联系不能反映社会实践活动的原始过程,因此按逻辑联系整理档案信息,大多出于档案内容信息检索的需要.可以看出,逻辑联系并不揭示档案文件的实体整理过程,它只是档案信息整理的重要原则之一.随着计算机在档案实践中的广泛应用和电子文件时代的到来,档案信息的逻辑联系整理从理论到技术都应该得到进一步的加强.

档案文件之间的历史联系和逻辑联系是档案文件整理不同的原则和方法,历史联系与社会实践活动的原始过程相对应,它反映档案文件的自然形成规律,与档案文件实体排列顺序和结构相一致,成为“档案实体”整理的基本原则.档案文件的逻辑联系不反映社会实践活动的原始过程和档案文件的实体排列顺序和结构,只是从宏观上组织具有“事由类同性”的档案文件信息,它只是“档案信息”组织的重要原则之一.

历史检索和信息检索

如果我们对传统的档案检索工具进行分析,不难发现,有些检索工具反映档案文件实体的排列顺序和结构,另一部分不反映档案文件实体的排列顺序和结构.前者包括卷内文件目录、案卷目录、全引目录、全宗目录、全宗指南、档案馆指南等,后者包括分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、地名索引、文号索引等.档案界习惯于将它们分别称为馆藏性检索工具和查检性检索工具,并认为,“馆藏性检索工具的主要功能是,固定和反映档案整理顺序,档案管理人员可借助它了解和分析馆藏情况,便于按照档案管理顺序查找档案.”③馆藏性的检索工具的功能除以上所论述的以外,其主要目的是用于档案的历史检索.历史检索是与信息检索（情报检索）相对应的概念,历史检索不注重个别信息单元、单份文件或“事由类同性”的检索,它是与历史过程相对应的检索方式.历史过程一般不是一个知识单元或单份文件所能反映的,也不能由一组具有“事由类同性”的档案文件来反映,它需要由若干具有历史联系的档案文件的有机整体来构造.

人类社会实践活动的历史过程,是由主体、客体、时间、空间、原因、过程和结果等因素构成的,即一项社会活动谁干的?干的什么事?是在什么时间和什么地点干的?为什么要做?如何做的?结果如何?应该说,在传统的档案实体整理中,历史过程的几大要素我们已经给予了充分的尊重,在以后的档案整理（包括电子文件的整理）中它仍然起着重要作用.因为档案的功能从本质上是记录历史和再现历史,用馆藏档案重新显现历史事件的过程和场景,虚拟地实现时光倒流.再现历史所依据的正是一个历史事件全过程的档案文件的有机体,正如怀特所说,“档案的实质在于：它不仅记录了成就,而且记录了获得成就的过程.”④对历史过程的检索恰恰是历史检索的责任.档案的本质功能的实现,是依靠档案文件实体整理时构造的档案文件之间的历史联系得以保证的,正是档案文件之间的历史联系使档案的历史检索成为可能.所以,档案文件实体整理的历史原则、档案文件的历史联系、档案的馆藏性检索工具、档案的历史检索、档案的历史功能（记录历史和再现历史的功能）,它们之间具有紧密的内在联系,它们的紧密结合,使人类社会活动完整的历史过程从构建、记忆到再现得以完成.

档案的信息检索是注重于档案文件中的信息单元和“事由类同性”的检索方式熏在目前的档案计算机管理系统中都给予了充分的重视.档案信息检索的表现形式主要包括两个方面,其一是单份文件信息的检索,另一方面是具有事由类同性的档案文件信息的检索,其特点是检索出的档案信息不具有历史联系,不能反映社会实践活动的历史过程,也就是说,对特定的社会实践活动的过程,难以将其相关要素（主体、客体、时间、空间、原因、过程、结果等）一次性综合检索.档案的信息检索主要借助于不反映档案文件实体排列顺序和结构的查检性检索工具完成,如分类目录、主体目录、专题目录等.由此可见,档案的信息检索其实与一般图书、情报检索没有本质区别,它是一种信息、情报、知识的检索.它与历史检索是两种性质完全不同的检索方式,它与档案文件之间的逻辑联系相对应.所以,建立档案文件之间的逻辑联系、编制查检性检索工具、档案的信息（情报）检索、档案的情报作用,它们之间表现为紧密的关联性.

档案的信息检索是目前的档案工作实践中最为活跃的因素,是档案信息开发不可缺少的重要方式之一,尤其在文件生命周期的前期阶段,成为档案信息开发利用的主要形式.

在档案的整理工作中,历史联系和逻辑联系是同等重要的两个原则,历史联系主要用于档案的实体整理,逻辑联系主要用于档案的信息整理.与之相对应,在档案的利用中,档案的历史检索和档案的信息检索也同等重要,历史检索用于人类社会实践活动过程的检索,信息检索用于档案的一般特征的检索.历史联系与历史检索对应,逻辑联系与信息检索对应.历史检索更反映档案和档案工作的特性,档案的信息检索从一个侧面证明了档案的情报作用,因此档案工作也需要借鉴文献、情报处理的一般方法来完善.

历史检索与信息检索的检索效果,从信息结构上是有差异的.由于历史检索与历史联系相对应,在建立档案文件之间的历史联系的时候,使档案成为具有结构性质的有机体,它具有了结构也就具有了系统的特性.系统的特性之一是总体功能大于各个部分功能之和,历史检索所得到的信息也具有这种性质,其中的机理是,处理一个具体事务的所有文件具有相关性,它们可以相互说明,任意选定其中一份文件,其它文件即可以成为该份文件的说明、印证和背景材料.谢伦伯格认为,“档案工作者并不是在单份的基础上对待自己的工作,他不会拿起个别的一份信件、报告或其它某种材料单件,就说它有价值.他要联系其它材料单件,也就是说,要联系到产生该单件的那种活动的全部文献证据,才能对该单件的价值做出判断.”⑤同理,在同类档案或一个全宗内,档案文件也可以相互说明和印证,从而实现信息增殖,即产生档案文件内容以外的新的信息,这种新的信息源于档案文件的结构关系,而并非它的内容.例如,当一份伪造的文件单独出现时,很难判断其真伪,但是将它放入与之具有历史联系的一组文件中的时候,就很容易判断出它的真伪性,这是档案文件的逻辑联系和一般的信息检索不能实现的.正如詹金逊所说,“从一个档案组合中抽出来的单独的一份文件本身所能告诉我们的,并不会比脱离了某种已经绝迹的不知名的古动物的一块骨头所能告诉我们的更多一些,档案只有在这种自然形成的形态和联系保持不变的条件下,才能使它的性质不受到损害地保持下去.”⑥

电子文件的历史联系与历史检索

在传统的纸质档案的实体整理过程中,档案文件之间的历史联系是手工整理建立起来的,而电子文件的整理我们无法用手工进行文件之间的结构排列,只能以著录为手段建立档案文件之间的历史联系,但是,根据我们对全国部分省和直辖市的调研结果表明,在目前我们已知的和正在实践中的电子文件的著录标引工作中,偏重于信息检索的著录标引的必要性得到了人们的充分重视,但用于历史检索的著录标引,目前档案工作者还没有真正认识到它本身所应该具有的意义.究其原因,一是在目前的档案学研究中,对电子档案整理过程中历史联系构建的必要性认识不足,因此,在不自觉中将档案管理系统推向情报检索系统.更深一层的原因,是对档案记录历史和再现历史这一最根本的功能认识不足,将档案的作用与一般文献相混淆,在强调档案信息交流作用的同时,淡化了档案记录历史和再现历史的功能,在大力开发档案信息资源口号的感召下,忘记了属于档案作用中最为本质的东西.其实人类最初形成档案的动因是为了记录历史和再现历史,而图书则是为了知识和信息的交流,至于档案信息交流的作用是在再现历史的过程中表现出来的操作层面上的作用.其二,在开发电子文件、档案一体化管理系统时,大多由（室）牵头,在设计思想上（室）站在自己对文件利用需求的基点上,难以顾及档案馆中档案的利用需求.如前所述,在文件生命周期的前期阶段,尤其是在进入档案室以前,文件主要用于行政管理,单份文件的情报交流和信息检索居主导地位,它记录历史和再现历史的功能并未显现,所以在系统设计时很少考虑档案文件之间的历史联系,甚至认为,依照目前已经颁布的档案著录规则编制而成的检索系统,可以完成电子档案文件整理的全部内容.我们认为,这是目前档案实践中应该引起我们高度警惕的思想错误.

目前颁布的档案著录规则中的著录项目,主要用于信息检索的需要,基本没有考虑档案文件的历史联系.因此按照这种规则著录,其结果无法反映档案实体管理的级别层次,也无法建立起档案文件之间的历史联系,只能在某种程度上建立档案文件之间的逻辑联系.在传统的纸质档案实体整理中,历史联系首先是靠手工排列使档案文件具有了顺序和结构,然后由馆藏性的检索工具使档案文件的顺序和结构固定下来,最后完成历史检索,它本身与著录项目关系不大,所以目前的著录规则制定时并没有从历史联系方面给予充分的关注.电子文件失去了手工排列的可能性,只能依靠电子文件运行过程中的著录才能建立起文件之间的历史联系.由电子文件、档案的特性所决定,这将是一项非常复杂的工作,也是目前电子档案实践中急需解决的重大研究课题.“随着电子文件应用日趋广泛,著录的内容、形式和技术也发生了革命性的变化.著录从仅仅为编制检索工具而直观地描述档案信息自身,转变为对文件整个形成、运转、积累、组织、储存过程及特征地准确表述.著录结果将作用于识别、确认、管理文件和说明文件形成背景、文件之间历史联系以及原始性、真实性、可靠性的有力证明和文件信息不可或缺的组成部分,随之一起在文件整个生命周期全过程运转等”.⑦可见电子文件和电子档案的著录,以我们目前的著录规则来进行是远远不够的,相对于纸质档案,电子文件和电子档案的著录还有非常艰巨的任务在等待着我们.

其实电子文件和电子档案就其基本功能而言,与纸质的文件、档案没有本质的区别,它是用另一种载体进行行政管理、记录历史和再现历史,因此它的整理必须依然坚持历史联系和逻辑联系并重的原则,二者绝不可以相互混淆或相互替代,甚至发生在二者之间的任何偏移的做法都是不可取的.在进行电子文件和电子档案整理时,依然需要建立它们之间的历史联系以满足档案利用者的历史检索.

注释：

①③冯惠玲主编：档案管理学,中国人民大学出版社,１９９９年熏第７２页,第１７８页.

②⑦何嘉荪、傅荣校：文件运动规律研究,中国档案出版社,１９９９年,第１５７页,第２０７页.

④⑤⑥谢伦伯格（黄坤坊等译）：现代档案―――原则与技术档案出版社,１９８３年,第２页,第２７页,第２５页.