档案馆引入ISO9000质量管理体系的实践与

２００３年１１月９日熏绍兴市档案馆接受浙江质量认证有限公司评审熏一次性通过ＩＳＯ９０００质量体系认证,成为全国第一家进行ＩＳＯ９０００质量管理体系认证的国家档案馆,这是国家档案馆推行质量管理体系的有益探索.

国家综合档案馆导入质量管理体系的由来

长期以来国家综合档案馆的工作标准基本沿用了达标升级的方式,绍兴市已完成了市县两级档案馆省一级档案馆的达标升级工作,成为全省惟一的“满堂红”地区.但在达标升级以后的三五年里,也出现了工作停滞、发展起伏的现象.主要原因是由于达标升级以后,缺少新的标准化、规范化的对照条件来进一步深化档案馆工作.ＩＳＯ９０００系列标准,作为一套先进的质量管理国际标准,目前已经在世界许多国家和地区的企业、机关、军队中被广泛采用,最新版的ＩＳＯ９００１：２０００质量标准,适用性更广,而且理念也能较好地解决机关工作行为的过程、行为结果的评价及行为实施后的纠正等问题,国家综合档案馆导入ＩＳＯ９０００质量管理体系,旨在探索建立一种系统的透明的管理方式,营造一个员工能充分参与质量管理体系有效运行的环境,提高综合档案馆的标准化、规范化程度.为此绍兴市档案局２００３年５月把本级档案馆作为这项工作的研究对象.

建立质量管理体系的工作实践

１．领导重视,组织到位熏措施得力.２００３年３月自体系试运行以来,局（馆）领导多次在局（馆）务会议上、全体干部会议上宣传档案馆导入ＩＳＯ９０００质量管理体系的目的要求,确立了ＩＳＯ９０００导入绍兴市档案馆的质量方针为押“为现实怎么写作、替未来着想、对历史负责”.质量目标为押“档案查阅答复率１００％,档案查全率１００％,档案查准率９０％,档案怎么写作满意率９０％以上”.为加强贯标工作的领导,成立了以局长为组长的贯标工作领导小组和贯标办公室.同时非常重视贯标所需的人、财、物和工作环境的创造,全力保证贯标工作和怎么写作窗口所需的经费开支和设备设施.先后添置了２台怎么写作器、２台扫描仪、７台计算机,对库房温湿度系统进行维护保养,对大楼电路进行了大修.为绝对保证档案馆数据库的安全,还进行了“三网隔离”,即对数据库、局域网和因特网实行物理隔离,使贯标工作自始至终有条不紊地开展.

２．开展培训,把学习体系知识贯穿于全过程.导入ＩＳＯ９０００质量管理体系的首要原则,即以关注顾客为首要焦点,研究综合档案馆的顾客（利用者）的定位、层次、结构、趋向以及在综合档案馆管理中的地位.为此,我们专门请了绍兴市久州质量咨询中心老师讲课,开展全员培训,全面细致地讲解标准的要求,直接参与《质量手册》和１３个《程序文件》的讨论.在体系试运行阶段,各个部门都组织员工再次学习贯标业务,做各种贯标计划和积累各种记录文件,编制各个处室的“在用有效文件清单”.内审前,各个处室对照质量体系要求,再次学习《内部审核控制程序》.内审后,许多处室,特别是开具不合格报告的办公室和保管利用处专门学习《记录控制程序》、《顾客满意度调查评价控制程序》、《内部审核控制程序》、《不合格怎么写作的控制程序》和《纠正和预防措施控制程序》,改变认识误区,进一步提高贯标意识.通过学习培训,使档案馆全体工作人员确立每一个怎么写作对象都是“客户”的怎么写作意识,而怎么写作,就是在为“客户”提供“产品”,怎么写作是否到位,不是以自己的感觉为标准,而要以怎么写作对象的“评价”为尺度,以此来不断改进工作,提高怎么写作质量.２００３年７月２１日,绍兴市档案馆正式进入ＩＳＯ９０００质量管理体系管理的试运行.

３．寻找贯标切入点熏认真编写程序文件.为了确立引入ＩＳＯ９００１质量管理体系关于产品的理念,研究综合档案馆的产品（档案资料的保管、利用和怎么写作）的定位、内涵、形式、特性和内在联系以及在综合档案馆管理中的地位和作用,评价现有的省一级档案馆标准与ＩＳＯ９００１：２０００之间的差距,我们专门对各处进行严格自查,寻找怎么写作质量方面存在的问题,对所识别、收集、分析的情况进行整理,在此基础上形成初评报告,为编写程序文件打好了基础；在质量管理文件编写过程中,我们进一步对编写人员进行业务培训,坚持“应该说的要说到,说到的要做到,做到的要看到,最终要见成效”的原则,制订一套综合档案馆导入ＩＳＯ９０００质量管理体系管理的质量手册、１３件程序文件和４０件记录文件,有针对性地将档案馆工作开拓创新内容列入到设计和开发中,将档案接收作为档案馆怎么写作产品的采购形式来界定,对档案接收工作职责作了明确规定形成了《质量管理手册》、《程序文件》和《表格记录》等可操作性强的管理体系文件.

４．按照体系运行.７月中旬绍兴市档案馆质量手册和程序文件汇编编写结束熏经贯标领导小组确定,整套程序文件下发人手一册熏并立即投入运行.为充分体现文件的指导作用,贯标领导小组要求各部门严格对照体系文件运行,如遇不可行或不符合实际的情况,就按有关控制程序进行修改.为提高运行质量,我们采取集中辅导和分散自学的办法,尽可能把原有省一级档案馆考评标准内容、遇到的实际问题与质量体系一致起来,增强操作中的可行性.

５．实施管理评审.为了验证管理体系的适应性熏检验是否具备申请第三方认证的条件熏我们于２００３年１０月２１日－２２日组织了一次内审熏由管理者代表牵头熏成立内审小组熏对体系的适应性、有效性、充分性,以及质量方针、质量目标执行情况做出客观评价.根据发现的问题,开具了２个不合格报告.内审后,不合格处室立即制定纠正措施,在１０月３０日前完成了整改,经审核符合整改要求.２００３年１１月８日―１０日绍兴市档案馆一次性通过了浙江省质量认证有限公司的质量认证.

效益与问题

１．职责明确,各项工作有了明显的进展.按照ＩＳＯ９０００质量管理体系要求,明确了领导、各部门和每个人员的职责,理顺了内部关系,完善了各个过程、环节之间的接口,并严格按照质量体系文件规定和要求履行的职责,消除了过去各部门之间相互推诿、扯皮现象,解决了管理缺位、协调不畅的问题.在质量体系运行以后,我们从产品采购入手,加快了档案资料的接收步伐,市档案馆在７－１０月份接收了４２１４卷档案资料,比历史同期增长５５％.为满足广大群众查阅政府文件的需求,我们提前接收了市府办、市委办、市人大、市劳动局、市人事局等市级机关档案,并将政策性、法规性、公益性文件让市民公开阅览.接收了一大批反映绍兴地方特色和人文历史的珍贵资料.丰富的馆藏很好地满足了顾客的需求.档案数字化是提高档案查全率、查准率的必要前提,为此,在质量体系运行期间,我们在继续完善新进馆档案文件级条目输入的基础上,开始进行全文扫描和照片扫描工作.到目前为止,已建立１２０万条目的档案信息数据库,其中包括案卷级条目８．５万多条,文件级条目８１万多条熏婚姻类条目１７万多条.全部完成现行文件的全文扫描工作,并与条目挂接,其中将现行文件送到政务网和因特网上.

２．强化怎么写作,档案利用怎么写作有了历史性突破.综合档案馆导入ＩＳＯ９０００质量管理体系,突出的特点是确立了“以利用者为中心”的档案利用怎么写作理念.从试点情况看,自从导入ＩＳＯ９０００质量管理体系以来,档案利用大幅度提高.由于建立了规范化怎么写作、与利用者沟通、建立利用者满意度评定和处理利用者投诉等方面制度,使档案查阅答复率、档案查全率、档案查准率、档案怎么写作满意率都达到了所设定的技术指标.

３．持续改进,提高档案利用的质量.ＩＳＯ９０００质量管理体系运用ＰＤＣＡ循环方式,特别强调过程控制和持续改进.编制了档案保管利用怎么写作过程流程图,具体如下：

过程图特别强调过程控制和持续改进,从而使质量管理体系的水平达到螺旋式上升的效应.通过各类检查、内审、管理评审、纠正及预防措施的实施,使体系不断自我完善,使档案利用工作水平不断提高.同时,通过内外结合的监督机制,保障了持续改进理念的落实,大大强化档案馆管理水平,真正做到不断提高,与时俱进.