加强声像档案的管理

声像档案能将鲜活的现实场景原生原貌地保存下来,传诸后世,再现于后人的视、听觉感官,因此,较之其他载体材料的档案,就显现出自己的优势.

声像档案的作用和价值,虽然众所周知,有目共睹,但在实际生活中人们重视程度还不够、意识薄弱,尤其在欠发达地区较为突出,其表现如下：

１．管理分散.声像档案材料大多数保存在形成部门和个人手中,谁制作谁保管,只拍、录,事后不按档案的规范标准去进行整理,更不向档案部门移交.致使大多数有价值的生产实践、科学实践或有纪念意义的社会活动,往往不能留下完整、系统的声像档案资料.

２．损失严重.有的单位对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带,私自冲洗掉改录其他内容的现象较多.如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录,这种离奇“制造”的资料,说它是赝品未免有些过分,但总会给人一种掺检测的感觉,因为它已经失去了原汁原味的真实美和凝重的历史感.此外,在保管条件上,有部分单位或部门因不具备保管声像档案的特殊条件,而严重影响了声像档案的寿命.

３．遗留问题多.①有的虽有声像资料,但也只是集体合影、会议场景、人物发言一套程式化的、新闻导语式的内容,缺少有意义的特写镜头,人物专访和事件细节,没有内涵和深度.②有的声像资料摄录后,没有及时辅以必要的文字说明（包括内容、时间、地点、任务和制作者等）,相隔时间一长,时过境迁,人事更动,也就无法记忆和认知了.这种声像资料的作用和价值必然受损,大打折扣.凡此种种,都是声像档案意识不强造成的后果.

如何将这些活生生的真实写照,永久地保存下来,更好地开发利用,是我们广大档案工作者的重要职责.要想做好这项工作,笔者认为必须注意以下几个方面：

一、加强领导,强化声像档案意识.要积极争取领导的重视和支持,将声像档案工作纳入各单位工作计划、规划,列入领导议事日程,加大经费投入,确保足够的人力、物力、资源的配备.通过媒体或举办声像档案展览,向社会大力宣传档案工作的重要性,以提高全民的档案意识,还要认真贯彻落实好《档案法》,按照法律和政策规定,以对党负责、对历史负责、对人民负责的高度历史责任感,切实做好这项工作.

二、完善制度建设,确保声像档案的齐全、完整、系统.结合本单位工作实际,制定出声像档案的收集制度、归档制度.以及声像档案的管理标准和有关人员岗位职责,档案人员要直接参与声像档案内容的拍摄和制作,将这项工作也要纳入档案工作人员职责范围,使声像档案管理工作更加制度化、标准化.

三、加强现代化的管理,实现声像档案信息资源共享.随着信息技术的不断发展,各级各类档案部门都应建立独立的声像档案数据库,通过计算机网络随时检索、查阅、调用和复制,这种网上查阅的利用方式,不受时空的限制,能满足更多的利用者从不同形式、不同内容的要求,实现其档案信息的资源共享.这种快速、便捷、共享的档案利用方式,可以使声像档案的价值得到更加充分地发挥.声像档案应该在档案馆库里有重要的存放空间.对声像档案的保管要专库或专柜存放,并保持适宜的温度（即１４℃―２４℃）和相对湿度（即４０％―６０％）；存放磁带、磁盘档案必须避开３０奥斯特以上的磁场.要定期检查,对多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制,对长期保存且不常用的磁带,每年重绕一次,或刻录光盘多套保存.

此外,在声像档案的开发的利用上,还要重视信息交流、合作.信息时代的特征就在于信息交流、合作,资源共享.适合公开的声像档案完全可以拷贝、复制,提供给用户.特别是进入数字档案时代,全球可联结成一个巨大的档案信息网络,它将以光速传播,进行超越时空限制的交流需求.它是公益性和盈利性的结合,无限性和有限性的统一.资料显示,在美国复印拷贝每页０．１５美元,影像资料每盘１美元,这对公共档案事业的发展有实质性的利好,可达到社会效益和经济效益双赢.