网络档案馆:档案管理现代化的必由之路

近几年来,我国档案事业现代化建设步入了快车道,各级档案管理部门在一手抓好传统的物理档案馆建设同时,一手紧紧抓住数字档案馆建设,取得了佼人的成绩.但是,现代化是一个动态的概念,是随着经济、社会和科学技术的发展而不断发生变化的,这就要求档案事业现代化建设要与时俱进,跟上发展变化了的形势.

档案馆的建设,从收集、加工、管理与怎么写作方式来看,已经历了三个发展时期：一是纸质文件时代,这是沿袭了千百年来的传统方式；二是档案目录计算机辅助管理时代,通过计算机对档案目录的检索,加快了纸质档案调阅的速度和管理；三是档案内容扫描数字化处理储存时代,即当前以海量怎么写作器、光盘为支撑的“数字档案馆”.

根据我个人对档案事业现代化建设的理解,当前我们所热衷建设的数字档案馆,仅仅是档案事业现代化建设进程中的一个阶段、一个过程,无论从它的功能性、实用性,还是建设周期、效费比等方面,都无法满足整个社会信息化和现代化的发展、以及日益增长的人民群众对档案信息资源的需求.因此,我们在建设现代化档案馆,推进档案事业现代化的进程中,应该审时度势、超前谋划,以适国民经济与社分发展的需要.

我们应该清醒地看到,互联网诞生以来,一方面带来的信息爆炸给档案资源建设、管理和怎么写作带来了新的挑战,另一方面又为档案资源建设、管理和怎么写作带来了极大的便利和机遇.信息时代瞬息万变的特点使我们传统的优越性或优势地位甚至刚刚取得就在新形势下即刻变得不适应.如人们才刚刚面对起步没多久的海量数据存储方式的数字档案馆,却又很快不能满足于这种在一个大楼、一个大院内“点对点的数字档案馆”的模式,迅速转向要求能突破时空制约、成本费用更低、建设效率更高、社会利用率更大的“网络档案馆”――这是现代化档案馆发展的方向.

与数字档案馆相比较,网络档案馆最突出的优势是高效的档案资源共建共享.

共建共享,是网络档案馆的核心思想和优势体现.在信息爆炸的时代,仅靠档案馆来收集、整理和对外怎么写作,已远远不能适应互联网社会发展的要求.因此,档案馆要随着科技的发展,在建设和管理体制上也要与时俱进,把主要精力由档案资源建设转移到对档案资源的建设与开发利用并举上,更充分地体现档案馆的“公共”特性.具体地说,就是在一个省的范围内,把过去各个档案部门分别进行的档案收集、整理、保管职能中的相当部分转到省档案馆的总门户网站平台上,实行档案分类,制定网上档案资源建设管理标准规范,授权档案源单位自主发布档案信息,实现“点对网”的管理模式.

（１）省属各部门档案信息,可根据省档案馆的授权,一步定位自主上载,省档案馆无须再二手管理.这将省档案馆“一对多”的档案资源建设模式向“多对一”的模式转变,从而能极大地减少档案资源建设中的中间环节,档案资源建设效率大大提高.

（２）市、县级地方档案馆建立各自的网站式的档案怎么写作器,存放本地的档案信息,但也在省档案馆网站平台上,建立全省档案信息目录的自助登记、分类查询和检索中心,每条自助登记的档案信息目录都链接到地方网络档案馆的怎么写作器上.这样,可充分发挥安全、可靠、方便、经济的统分结合、高效共建的优势.

（３）全省档案在线数据采集统计系统可实时统计各级档案部门的各类数据报表,从而极大提高统计效率,使年报、半年报、季报和月报成为历史.

（４）采取网站方式管理,可以使享有合法授权的人在任何时候、任何有上网电脑的地方,甚至在家里都能建设档案资源,突破了时间和空间的制约,大大提高了档案资源建设的效率.这样的管理方式并不还处于设想阶段,目前已是绝大部分门户网站最基本的管理方式.

（５）系统应用、管理和维护全部实现视窗化,不再受技术限制,从而也大大提高了应用效率.

当然,以上这些设想必须在实现数据安全性的前提下实施操作.

与海量存储的数字档案馆相比,网络档案馆还具有超低成本的优势.

在设备投资的比较上,网络档案馆的资源建设,以现有能上网的电脑为基础,通常不需要其他录入设备.而海量存储的数字档案馆,由于是自己集中式的数字加工,数字化加工量巨大,文字档案也只能采用无需校对的扫描图片方式,使文件的数据量增加了几百倍,乃至几千倍.除去扫描设备和其他配套设备,仅用于存储的怎么写作器,就比存储文字形档案的怎么写作器增加投入几十倍到上百倍.与此相反的是,网络档案馆采用共建技术模式,大量的档案信息已由各部门在起草过程中就实现了小字节量的文档件,当然也就为档案馆节省了大量的存储怎么写作器及相关设施的成本费用了；同时还省去了共建部分的数字加工设备和设施,大大节省了共建部分的劳动力的成本和费用.

与数字档案馆相比较,网络档案馆还具有建设周期短的优势.

据分析,实现省级网络档案馆系统,一般只需要２个月的时间.实现省与１０个左右市级档案馆网络化,一般只需要４个月的时间.实现省、市、县（区）级８０个左右档案馆网络化,一般只需要１０个月的时间.

另外,从海量存储的数字档案馆的应用看,大数据量的图片文件,无论从网速、网站怎么写作器的并发用户处理,其速度都是不能适应互联网上的应用需求的,而这却是网络档案馆的优势所在.

现代化不一定是靠钱堆出来的,不是钱越多就越好.钱多能办事但不一定能办好事.建设现代化还必须有进行现代化建设的理念、现代化的精神和技能.尤其需要的是要坚持科学发展观,充分调动方方面面的积极性,保持档案事业各项工作全面协调可持续的发展.